提高工作水平 助力大學(xué)全員聯(lián)動(dòng)育人新格局形成

張帆

【摘要】在高校諸多教學(xué)、科研和職能部門中，行政辦公室是管理體系中的有機(jī)組成部分，發(fā)揮著重要職能。本文擬從行政辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)出發(fā)，探討在日常工作中如何踐行“三全育人”理念，提高工作效率，不斷提升管理育人的水平，助力全員聯(lián)動(dòng)育人新格局形成。

【關(guān)鍵詞】三全育人;行政辦公室;育人水平

2016年12月，習(xí)近平總書記在全國高校思想政治工作會(huì)議上發(fā)表了重要講話，這是指導(dǎo)新時(shí)期高校思想政治工作的綱領(lǐng)性文件，科學(xué)地回答了“高校培養(yǎng)什么樣的人、如何培養(yǎng)人以及為誰培養(yǎng)人”這個(gè)高校辦學(xué)的根本問題。習(xí)近平指出：“要把立德樹人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學(xué)全過程，實(shí)現(xiàn)全程育人，全方位育人，努力開創(chuàng)我國高等教育事業(yè)發(fā)展新局面”。在總書記重要講話的引領(lǐng)下，新時(shí)期高校的思想政治工作應(yīng)緊密圍繞立德樹人這一核心，推進(jìn)全員、全過程、全方位的“三全”育人大思政工作新格局。高校要推進(jìn)“三全育人”大思政工作格局的形成，辦公室工作在其中也具有不可忽視的作用。筆者主要從事高校行政辦公工作，現(xiàn)就如何依據(jù)行政辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，踐行管理育人工作，提升育人水平，談幾點(diǎn)粗淺的看法，以做引玉之磚。

一、高校辦公室工作特點(diǎn)及影響管理育人的問題

（一）工作特點(diǎn)。辦公室在一個(gè)單位的管理序列中往往排在首位，如高校的校長辦公室及院、系辦公室等，可見其在單位的運(yùn)行中發(fā)揮著重要的作用。辦公室工作有以下特點(diǎn)：一是辦公室是對(duì)外的“窗口”，是承上啟下的“樞紐”。高校辦公室的服務(wù)對(duì)象不僅有本校的學(xué)生、教工，還有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院校同仁等等，辦公室在其中扮演著溝通傳達(dá)、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障、分派督辦、建言獻(xiàn)策等角色，因而在學(xué)校的行政管理體系中具有十分重要的作用。各個(gè)單位的網(wǎng)頁、宣傳材料等公布的聯(lián)系方式一般都是辦公室電話、傳真、郵箱等，辦公室的位置位于單位內(nèi)比較顯眼的地方，便于各類咨詢接待，“窗口”科室的地位十分顯著。二是辦公室是協(xié)調(diào)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤滑劑”。在一個(gè)部門的日常業(yè)務(wù)中，每個(gè)業(yè)務(wù)科室都有自己分管的業(yè)務(wù)工作，彼此相對(duì)獨(dú)立而又相互聯(lián)系。辦公室雖然不屬于業(yè)務(wù)科室，但卻起著保障運(yùn)轉(zhuǎn)的潤滑劑的作用。比如，辦公室需要負(fù)責(zé)上級(jí)來文的傳閱和督辦、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的分派和匯總、負(fù)責(zé)年初工作計(jì)劃和年末工作總結(jié)的草擬、負(fù)責(zé)各類綜合信息的收集、歸納和上報(bào)等等，不可避免地要與其他業(yè)務(wù)科室發(fā)生聯(lián)系。有時(shí)一項(xiàng)重要工作需若干科室相互配合，這就要求就辦公室工作人員充分發(fā)揮好組織、溝通和協(xié)調(diào)的功能，做單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤滑劑”。三是辦公室是查漏補(bǔ)缺的“填縫劑”。曾有本單位同仁這樣形容辦公室工作：“與其他科室都沒聯(lián)系的工作是辦公室的工作，與其他科室都有那么一點(diǎn)點(diǎn)聯(lián)系的工作肯定也是辦公室的工作”，這話十分形象地說明了辦公室工作的又一個(gè)特點(diǎn)。的確，單位中許多不屬于業(yè)務(wù)科室的工作往往都要由辦公室來承擔(dān)，對(duì)上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)、對(duì)內(nèi)、對(duì)外等頭緒眾多。所以辦公室在實(shí)際工作中擔(dān)負(fù)著“查漏補(bǔ)缺”的重要作用，保證部門內(nèi)工作有條不紊地持續(xù)進(jìn)行，保證單位工作與學(xué)校整體行政工作無縫對(duì)接。

（二）主要問題。一是辦公室的“事務(wù)性”工作繁重。一般來講，辦公室要負(fù)責(zé)部門內(nèi)的公文處理、印章管理、接待咨詢、對(duì)外宣傳、資產(chǎn)管理、經(jīng)費(fèi)管理、會(huì)議組織、內(nèi)部協(xié)調(diào)等主要工作。兼管人事、工資、醫(yī)療、計(jì)生、工會(huì)工作，還要負(fù)責(zé)工作督辦、辦公采購、信息上報(bào)、信訪接待、安全檢查、后勤保障等等。日常上班要花費(fèi)很大的時(shí)間和精力處理事務(wù)性工作，穿插其中還要進(jìn)行工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)等各類涉文材料的撰寫，有時(shí)因上班時(shí)間各方面干擾較多，文字性材料要放至下班后再加班撰寫。所以，辦公室這種綜合性的科室與業(yè)務(wù)科室有所不同，它沒有明確的工作范圍和固定的工作職責(zé)，突發(fā)性的工作多，事務(wù)性的工作雜，工作成果難以凸顯，工作價(jià)值難以衡量。隨著近些年高校的發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張，辦公室的工作量也在隨之增加，有時(shí)僅接待校內(nèi)外各類咨詢這一項(xiàng)就非常耗時(shí)耗力。種種因素加在一起，使辦公室工作人員常處在工作壓力大、人際關(guān)系復(fù)雜的焦慮之中，影響辦公效率的提升和管理育人方面的思考。二是辦公室人員配備短缺。辦公室工作繁雜，但人員配備往往不足，工作量和人員配置的矛盾突顯。一方面，高校的發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張，導(dǎo)致業(yè)務(wù)量大幅增長。與此同時(shí)，時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的新形勢(shì)也會(huì)帶來全新的工作業(yè)務(wù)。另一方面，嚴(yán)格控制的管理人員的編制，致使辦公室多年來人員得不到補(bǔ)充。如筆者所在的西北大學(xué)是2017年教育部公布的雙一流學(xué)科建設(shè)高校，目前各類在校研究生人數(shù)在8000人左右。研究生院的各項(xiàng)重點(diǎn)工作如提高生源質(zhì)量，學(xué)位授權(quán)點(diǎn)合格評(píng)估和動(dòng)態(tài)調(diào)整，新形勢(shì)下的研究生思想政治教育工作，研究生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，學(xué)術(shù)學(xué)位和專業(yè)學(xué)位研究生分類培養(yǎng)模式改革，國際化水平提升等，均有任務(wù)重，時(shí)間緊的特點(diǎn)，需要辦公室大力做好服務(wù)保障和協(xié)調(diào)溝通，以配合各項(xiàng)工作的順利開展。但如何開展管理育人方面的工作，往往無暇顧及。

二、提升工作水平，助力全員聯(lián)動(dòng)育人新格局形成

辦公室作為學(xué)校管理體系中的一個(gè)部門，不像教師和輔導(dǎo)員一樣處在教育工作的一線，但各職能部門的管理人員在育人中同樣可以發(fā)揮重要作用，如辦事效率、工作作風(fēng)如何，都會(huì)對(duì)學(xué)生產(chǎn)生影響。辦公室應(yīng)立足本職工作，通過提高辦公室的辦事效率與服務(wù)水平，為“三全育人”思政教育工作提供良好的育人環(huán)境。為此，應(yīng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)是建立聯(lián)動(dòng)育人機(jī)制的前提。“三全”育人中的“全員育人”，指的是參與育人過程人員的廣泛性。就高校而言，強(qiáng)調(diào)的是高校所有教學(xué)、科研、管理、后勤等單位及其教職員工均要參與育人過程，涵蓋了教書育人、服務(wù)育人、管理育人等多方面的系統(tǒng)工作，形成全員聯(lián)動(dòng)育人的新格局。而不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識(shí)是做好全員育人工作的前提。早在1987年5月2日中國教育工會(huì)第三次全國代表大會(huì)的閉幕會(huì)上，李鵬同志代表黨中央、國務(wù)院發(fā)表了重要講話，他提出：“培養(yǎng)社會(huì)主義新人，包括加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校思想政治工作，主要的途徑就是依靠教師教書育人。管理干部和后勤職工要搞好管理育人。”后來進(jìn)一步發(fā)展成為教書育人、管理育人、服務(wù)育人的“三育人”理念。近年來，習(xí)近平總書記提出的“三全育人”理念是對(duì)“三育人”的延伸和擴(kuò)展，這說明全員聯(lián)動(dòng)、合力育人的思想對(duì)于今后高校的思想政治工作具有十分重要的指導(dǎo)意義。因此，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，時(shí)刻了解黨和國家有關(guān)高等教育發(fā)展的指導(dǎo)思想和政策方針，認(rèn)識(shí)“三全育人”理念在人才培養(yǎng)過程中的重要指導(dǎo)意義，積極主動(dòng)地將自己部門的工作和個(gè)人行為納入學(xué)校全員聯(lián)動(dòng)育人體系中，努力營造良好的育人條件與環(huán)境。

（二）建章立制，是建立聯(lián)動(dòng)育人機(jī)制的基礎(chǔ)。辦公室要做好全員育人工作，就必須通過建立規(guī)章制度，為師生提供更加高效、公平、公正的服務(wù)。為此，需要做好以下工作：首先，建章立制是保證工作順利開展的基礎(chǔ)，它可以使辦公室中大量重復(fù)的、常規(guī)性的工作程序化。以規(guī)章制度為基礎(chǔ)形成一套科學(xué)規(guī)范的辦事流程，把工作分解、落實(shí)到每個(gè)工作人員身上，并做好登記備案工作，使經(jīng)辦的工作有跡可查，有助于提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本。一切依據(jù)規(guī)章制度辦事，避免人情或其它因素的干擾，努力營造公平、公開、公正的辦事環(huán)境，為教學(xué)科研和人才培養(yǎng)服務(wù)。其次，盡管全員育人應(yīng)成為高校全體員工自覺的行為，但要建立有效的全員聯(lián)動(dòng)育人機(jī)制，必要的規(guī)章制度仍是維護(hù)這一機(jī)制運(yùn)行的保障。也就是說，要通過制度規(guī)范各部門在全員育人過程中的職責(zé)，規(guī)范行政管理人員在全員育人工作中的行為。使各部門之間形成更加有效的聯(lián)動(dòng)育人機(jī)制，更好地服務(wù)高校的教學(xué)科研和人才培養(yǎng)工作。

（三）提高業(yè)務(wù)能力，是實(shí)現(xiàn)全員聯(lián)動(dòng)育人的途徑。辦公室事務(wù)性工作的確紛繁復(fù)雜、頭緒眾多。要?jiǎng)偃无k公室工作需要具備“萬金油”式的工作能力，“辦文、辦事、辦會(huì)”一樣都不能落，組織、協(xié)調(diào)、溝通、參謀一樣都不能差，需要辦公室工作人員有得體的口頭表達(dá)能力和嫻熟的文字處理能力。而這些能力的獲得，無一不需要通過加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)。一是要時(shí)刻關(guān)注和了解國家高等教育發(fā)展的政策方針、熟悉高校的各類規(guī)章制度和本單位的主要業(yè)務(wù)，還需要通過廣泛的閱讀和大量的寫作來提高辦文水平。同時(shí)在日常工作中，秉承“干一行，愛一行”的職業(yè)精神，牢固樹立“辦公室業(yè)務(wù)無小事”的意識(shí)，多觀察、勤思考，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高自身工作水平。此外辦公室還是一個(gè)“窗口”型的科室，工作人員的接人待物、言行舉止都代表一個(gè)單位對(duì)外的形象，更需要很高的情商和很強(qiáng)的積極主動(dòng)性，時(shí)刻把自己的工作和行為與聯(lián)動(dòng)育人結(jié)合起來，用高水平的業(yè)務(wù)工作推進(jìn)全員聯(lián)動(dòng)育人的新格局。二是加快辦公信息化建設(shè)步伐。近些年來，高校的辦學(xué)規(guī)模和體量逐年擴(kuò)大。隨著國家 “雙一流”建設(shè)重要戰(zhàn)略決策的提出，許多新問題、新挑戰(zhàn)不斷涌現(xiàn)，高等教育將在全球范圍內(nèi)參與市場(chǎng)競(jìng)爭。辦公室工作也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的需求，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率，以提供更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)。在現(xiàn)今信息化的時(shí)代，一方面應(yīng)加強(qiáng)辦公室硬件設(shè)施建設(shè)，保證各類工作設(shè)備處在最優(yōu)的工作狀態(tài)，這是辦公信息化的基礎(chǔ);另一方面，可以引入各類管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化手段來輔助管理，節(jié)省時(shí)間、人力成本的同時(shí)提高管理精準(zhǔn)度。例如，辦公OA系統(tǒng)在全校范圍的普及應(yīng)用，就節(jié)省了以前紙質(zhì)文件下達(dá)、上報(bào)過程中的人力、時(shí)間的耗費(fèi)，使得行文流程更加順暢，辦公更加高效、便捷，部門之間的協(xié)調(diào)性更優(yōu)。進(jìn)而，還可以由學(xué)校牽頭進(jìn)行信息化平臺(tái)建設(shè)，整合各業(yè)務(wù)單位的各類管理信息系統(tǒng)，使其相互對(duì)接、資源共享，校內(nèi)師生登錄個(gè)人信息平臺(tái)后可以鏈接至各類管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)、辦理各類業(yè)務(wù)，簡化舊的業(yè)務(wù)手續(xù)流程，推進(jìn)高校內(nèi)部管理模式的深化改革。三是注重各類檔案資料的收集整理。辦公室工作人員每天收簽、歸檔大量的文件，還經(jīng)常需要草擬各類計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告等，所以在日常工作中應(yīng)注重對(duì)各類業(yè)務(wù)相關(guān)文件以及數(shù)據(jù)資料的收集和整理，不僅為本單位業(yè)務(wù)工作的變化發(fā)展留下了清晰的脈絡(luò)以供管理者參考，還提供隨時(shí)可查的歷史檔案（如各類底冊(cè)、清單等），以便工作需要時(shí)查閱。如果辦公條件允許，應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)部建立“檔案室”，盡可能詳實(shí)、分門別類歸檔各類文件資料，方便查閱，給管理工作者制定發(fā)展決策提供最有價(jià)值的參考。

（四）聘用研究生“助管”，直接參與育人過程。2014年底，教育部發(fā)布的《教育部關(guān)于做好研究生擔(dān)任助研、助教、助管和學(xué)生輔導(dǎo)員工作的意見》（教研〔2014〕6號(hào)）中指出，要進(jìn)一步做好研究生“三助一輔”工作，加強(qiáng)對(duì)研究生實(shí)際工作能力的鍛煉和培養(yǎng)。目前各高校都在開展研究生“三助一輔”工作，“三助一輔”應(yīng)不僅僅局限于簡單的勤工助學(xué)崗位，還應(yīng)與“育人”功能緊密結(jié)合起來，在實(shí)踐中鍛煉研究生“知識(shí)服務(wù)社會(huì)”的能力，幫助他們?nèi)姘l(fā)展。其中“助管”的崗位一般會(huì)安排研究生去學(xué)校各行政管理部門服務(wù)，這在高校管理人員編制相對(duì)固定的情況下對(duì)工作人員隊(duì)伍起到了很好的補(bǔ)充作用。研究生作為高層次人才，除了專業(yè)知識(shí)以外，通常都掌握了一定的現(xiàn)代化技能，可以在實(shí)踐中得到發(fā)揮和應(yīng)用。實(shí)際工作中可以將一些固定的常規(guī)性事務(wù)工作、接待咨詢工作、校內(nèi)文件遞交工作、普通的文檔處理等工作交由研究生助管來完成。由接收部門承擔(dān)起對(duì)助管的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，切實(shí)在實(shí)踐中鍛煉研究生的協(xié)調(diào)、溝通能力，培養(yǎng)他們工作中所需的認(rèn)真、耐心和責(zé)任心等職業(yè)品格，助管工作的實(shí)踐對(duì)研究生日后走向社會(huì)是一種極大的鍛煉。與此同時(shí)，研究生去到校內(nèi)各部門兼任“助管”后，學(xué)校的管理人員也就多了一個(gè)了解研究生群體所學(xué)、所想的渠道。在指導(dǎo)助管工作的過程中，通過自身的言傳身教，也可以潛移默化地發(fā)揮管理育人的作用。對(duì)于研究生群體和管理工作者來說，這確實(shí)是一種雙向互利的做法。幾年來，我們辦公室共聘用了近20名研究生助管，通過實(shí)際鍛煉，他們的協(xié)調(diào)、溝通等能力都有顯著提高，有的畢業(yè)后還在高校或行政部門做了管理工作，受到用人單位的好評(píng)。

三、結(jié)語

總之，辦公室工作的育人功能大多數(shù)情況下不像一線育人陣地那樣直接和顯著，它是間接的、隱性的、滲透性的，通過在日常工作中服務(wù)教學(xué)科研以及師生員工而實(shí)現(xiàn)。因而辦公室工作人員應(yīng)置身于學(xué)校聯(lián)動(dòng)育人體系中，以教學(xué)科研和立足師生需求為本，切實(shí)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí);創(chuàng)新工作方法，不斷提高工作水平，推進(jìn)規(guī)范、高效的管理體系的形成，為高校“全員育人”聯(lián)動(dòng)體系的建立與運(yùn)行貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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