試論如何做好秘書工作

史元賀

【摘要】伴隨著時代的進步，秘書在管理中所發揮出的作用越來越重要，對于秘書的要求也更加嚴格。也正因為如此，秘書人員所面臨的壓力以及挑戰也明顯增加。在新形勢下，想要成為一名合格的秘書人員，做好秘書工作，就必須要通過學習不斷提升綜合素質。為了能夠更好地做好秘書工作，更好地為領導服務，本文圍繞如何做好秘書工作提出了幾點建議，以期為秘書工作的有效開展提供借鑒。

【關鍵詞】秘書工作;服務;素質

秘書工作的內容雖然較為瑣碎，但是卻沒有任何一件事是小事。秘書人員開展的工作對領導的工作效率、單位工作的開展帶來直接的影響。因此，如何做好秘書工作是我們必須要經常思考的問題。從社會主義市場經濟體制建立發展到如今，變得越來越完善，政府管理、企業經營都已經發生了巨大的變化，工作模式和意識形態的變化為秘書工作提出了更高的要求，從過去的聽命辦事，到如今的輔助領導發揮參謀、協調作用，主動服務和參與策略謀劃已經成為了秘書工作發展的方向。本文主要就如何做好秘書工作提出幾點建議。

一、強化學習，提升綜合素質

需要進一步強化對專業知識的學習，不斷增強專業服務能力。如今的秘書工作已經不再是簡單的傳話員、郵遞員，因此必須要根據從嚴精細管理的要求，積極學習最新的秘書領域的專業知識，虛心向各級領導專家學習專業知識，即使不能夠成為業務上的專家，也必須要做到初步精通，不斷完善專業知識體系，要確保在平時的工程之中不會出現原則上的錯誤。還需要積極地通過專業知識為領導排憂解難，發揮出參謀助手的作用，讓領導能夠從繁忙的工作之中抽出更多的時間進行謀劃。

增加知識學習的寬度，不斷增強綜合素質。在全球經濟復蘇、快速發展的今天，國內經濟發展進入了新常態，面對這些情況，秘書必須要積極拓展自身的學習寬度，主動多角度、多層次學習各種知識，特別是需要注重經濟管理、心理學、IT技術等領域的學習，增強自身綜合能力，以期在快速發展的信息時代更好地為領導提供服務。

不斷提升溝通協調能力。溝通協調能力是秘書的一種重要能力。秘書就是領導和各個部門、基層單位溝通聯系的一座橋梁，領導的很多意圖都需要通過秘書來進行傳達，同樣，基層的很多信息也需要通過秘書來進行反饋。因此，在開展溝通的過程之中需要注意以下幾點：溝通中要不卑不亢，嚴格根據規矩辦事;要冷靜謙和，溝通中注重耐心細致;溝通過程之中要注意方法，要有效地發揮出人緣與情感的作用，注意說話的技巧。而要做好溝通協調的工作，在平時就必須要多和其他部門和單位進行溝通，并且還必須要和領導形成密切的聯系。

二、吸收傳統文化，促秘書工作和諧化

我國傳統文化中重和諧是十分重要的內容之一，主要是指人與人之間的和諧，秘書工作中則主要是指秘書與領導間關系的和諧。要做好秘書工作，首先秘書應對自己的位置有一個正確認識，擺正自己的位置。秘書在領導直接授權下行使辦公權限，出入核心部門，鑒于這種特殊的密切關系，使得部分秘書得意忘形，結果引起領導反感。對此，秘書在工作時應盡可能淡化與領導間的這種親近關系，踏實謙虛謹慎對待工作，認真努力學習。其次，秘書應與領導保持一致步調。秘書通過為領導處理日常的繁雜事務，從而讓領導有精力、時間去思考重大及長遠問題，而領導豐富的工作經驗與人生閱歷，對秘書全面看待分析問題有指導作用，引導秘書不斷提升。對此，秘書應多學習領導的長處，不斷提升自身的能力水平，充分發揮自身特長，積極主動為領導分憂解難，超前做好服務。

三、建立管理制度，規范秘書工作

在約束行為、防止偏差等方面制度有長效性、根本性等特性，秘書工作管理制度的建立，能確保秘書工作進一步規范。首先，禁止任人唯親，在選拔秘書人員時，應由人事部門把關，合規合法選拔，避免領導自己挑選秘書或是領導干部說了算的情況。其次，嚴格限定秘書的權力，嚴格限定秘書的權力在法律范圍內，并制定明確的秘書責任、權力，確保秘書能夠依法行政。最后，進一步強化對秘書的監督機制。秘書作為領導工作的輔導人員，是不能行使領導權力的，但是現實工作中領導會將部分權力授予秘書行使，這種權力轉授的確為現實所需，這也無可厚非，但是不能指望秘書能夠自覺合法行使這部分權力，現實生活中也不乏秘書假借領導權威而產生的秘書腐敗事件。對此，應進一步強化監督機制，將上級監督、民主評議等監督行使納入到秘書日常工作之中，確保秘書工作權力行使受廣大監督，避免發生擅權、濫權等情況。

總的來講，秘書工作多為一些繁雜、瑣碎的事務，秘書工作做到位、做成功或許不能成就什么大事，但是一旦秘書工作做得不好，則會導致其它工作、其他人的工作受到牽連，甚至會對重大事件產生決定性影響。對此，秘書人員應化被動為主動開展工作，從按部就班到適當超前，避免各種紕漏，做到零差錯，真正將秘書工作做好、做細、做精，并始終保持良好的精神狀態、旺盛的工作熱情、奮發昂揚的斗志，確保在平凡的秘書崗位上展現自身的價值。

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