怎樣辦好接續召開的大型會議

劉希寶

近日，籌備組織了兩個大型會議，與以往不同的是由于兩個會議時間靠近、與會人員多數重疊，按照中央八項規定精神，采取接續召開的方式進行，提高了會議效率，節省了參會人員時間。從調整完善會議方案、下發會議通知，到會議順利召開，僅用了不到一天時間。期間，克服和解決了一些具體困難和問題：比如，在難以把握第一個會議結束時間的情況下，確定好第二個會議的開始時間;在兩個會議與會人員重疊，但又并非完全包含關系的情況下，編排好座次;在不到十分鐘時間內，迅速調整會場等等。總結思考起來，組織接續召開的會議，需要注意四個方面的問題：

（一）所有環節要精準。會務組織工作的基本要求就是嚴密細致，會議時間、地點、人員、議程要精準無誤，會議內容要重點突出。組織大型會議在工作細節上尤其不能有絲毫含糊。而兩個大型會議接續召開，對組織工作的精準性上要求更高。如果大而化之，不僅會影響會議效果，甚至可能造成會場秩序混亂，出現工作失誤。首先要精準測算兩個會議的用時，合理確定第二個會議開始的時間，這是確保會議效果的重要前提。如果時間定得過早可能造成僅參加第二個會議的人員在會場外長時間等候，而定得太晚則會浪費兩個會議都參加人員的時間，甚至導致第二個會議時間不夠，議程進行不完。我們通過統計兩個會議的講話稿、發言稿，根據講稿的總字數，結合常用語速測算時長，確定了兩個會議分別從8：30和10：30開始，并如期在10：18和12：10圓滿結束。再比如兩個會議之間更換會標，同樣必須快速精準。因為會場沒有電子屏幕，我們制作了兩個大小一樣的條幅會標。經過模擬演練發現，“摘”會標明顯優于“掛”會標，就是先把第二個會議的會標固定在底層，再把第一個會議的會標覆蓋在上面，分別用別針固定好，更換會標時只需快速摘下表層的第一個會標，亮出第二個會標，這樣既節省了時間，又能確保會標掛得平整牢固。精準還體現在會議內容上，所有講稿都要堅持問題導向，真正做到開短會、講短話、講有用的話，提高會議實效。

（二）搞好銜接很關鍵。兩個會議接續召開，既要保證每個會議獨立完成，又要搞好與會人員銜接、時間銜接、過程銜接。人員銜接是個大問題，以往組織獨立召開的會議，按照固定的順序編排座次，做到不重不漏即可，但這次卻不那么簡單——兩個會議的與會人員分別為182人和210人，兩個會議都參加的有153人，還有一部分人員僅參加其中一個會議。兩個會議之間僅有10分鐘時間，要想快速準確擺好席簽，調整好會場，必須搞好銜接。解決這個問題的辦法就是分區域排座次。劃定一個區域，安排兩個會議都參加的人員，另一個區域安排僅參加其中一個會議的人員。這樣就可以集中更換席簽，而且與會人員退場、入場比較方便。難點在如何劃定兩個區域的具體范圍——不能把僅參加第一個會議的人員簡單地都排在后排，需要結合行政級別和單位性質排位，而且要兼顧只參加第二個會議的人員情況，真是牽一發而動全身。這時就要發揮電腦的優勢了，我們按照會場實有座位，在電腦上建立空白座次表，經過多次模擬調整，最終把區域劃分合理。為了搞好銜接，同一個會議的主持講話和主旨講話之間要充分對接，避免內容重復，確保方向措施一致，主題任務突出。會前還請第一個會議的主持人在會議結束時，提醒繼續參加第二個會議的人員按時參會，體現了一體化會務組織的工作理念。

（三）分工合作不可少。大型會議的組織工作頭緒繁多、工作量大，包括會議通知、收集整理與會人員名單、聯系新聞媒體單位、起草印發會議材料、會場布置、會議現場保障服務，以及會議講話和文件的起草、會議決策事項的督查落實等等，往往需要多個科室甚至幾個單位參與完成。兩個大型會議接續召開，對會務組織的工作效率要求更高，這就需要細化工作分工，明晰任務職責。特別是對兩個會議之間的一系列會場調整工作，要明確時序進度，把任務落實到人、到崗。在第一個會議結束后，所有人員按照分工，立即調整主席臺座位、更換會標、更換席簽、組織簽到、發放會議資料……，齊心協力，分頭行動，在最短時間內迅速完成所有工作。

（四）風險點上有預案。古人告誡：宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井。兩個大型會議接續召開，參會人員多、會議程序多，極易發生突發情況需要應對。會前要組織對會場進行全面復查，包括會標內容、席簽、音響、燈光等等，發現問題及時排除。同時，對可能出現的各種情況還要做好應對預案，以免遇到突發情況措手不及，造成工作被動。比如，針對可能出現的第一個會議超時的情況，提前打開相鄰會議室，供只參加第二個會議的人員候會，避免會場外秩序混亂。再如，提醒文字服務人員打印好每場會議的講話稿，帶到會場備用。要注意集思廣益，對會務組織工作所有細節周密謀劃，不放過任何一個風險點，做到以萬全準備應對萬一可能，以萬全之策確保萬無一失。