淺述企業(yè)三會業(yè)務(wù)的細節(jié)管控

陳少文

【摘要】三會（指公司股東會、董事會、監(jiān)事會）業(yè)務(wù)管理是指為確保三會規(guī)范設(shè)立、有效運轉(zhuǎn)和切實履行職權(quán)，而對三會在機構(gòu)設(shè)立、權(quán)責劃分、議案確定、會議召開、議事表決、文件管理等方面所發(fā)生的業(yè)務(wù)進行管理十分重要。

【關(guān)鍵詞】三會業(yè)務(wù)管理;細節(jié)和節(jié)點

三會業(yè)務(wù)管理包括日常、會議召開前后的相關(guān)事項。每個三會業(yè)務(wù)管理人員都要關(guān)注細節(jié)和節(jié)點，確保三會業(yè)務(wù)召開順暢，企業(yè)依法履行管理決策和監(jiān)督職能。

一、日常管理

（一）實時更新。建立公司三會業(yè)務(wù)臺賬并即時更新，包括會議名稱、召開時間、會議地點、應(yīng)出席人員、參會人員、會議主要議題、形成決議名稱及決議主要內(nèi)容、截止目前決議的執(zhí)行情況導(dǎo)致決議執(zhí)行不妥的問題等九項內(nèi)容。企業(yè)基本情況表、股東名冊。建立股東名冊，內(nèi)容包括股東的姓名或者名冊及住所、股東的出資額、出資證明書編號，便于高效快捷、集團性、持續(xù)性地處理公司與股東的關(guān)系。

（二）適時溝通。企業(yè)營業(yè)執(zhí)照內(nèi)容、章程內(nèi)容變更等，與當?shù)毓ど叹譁贤?，提前填寫相關(guān)申請表并提請工商部門審核，通過后在會議召開時請相關(guān)人員簽署。

（三）實時尊重。增強與外部股東的溝通交流。尊重任一股東方的權(quán)利;督促相關(guān)部門積極、及時、優(yōu)質(zhì)地完成各股東方下達的各項工作任務(wù);日常和業(yè)務(wù)人員建立良好的關(guān)系。

（四）時時關(guān)注。在公司董事、監(jiān)事人選變更時，董事（監(jiān)事）會需要換屆時，需提前向各股東方提出申請——《關(guān)于董事人員變更的請示》《第X屆董事會、監(jiān)事會人員期滿換屆的請示》;并時時關(guān)注推薦函的出具情況。本單位職工董事（監(jiān)事）需重新選舉更換時，應(yīng)經(jīng)過公司職代會或職工代表團組長選舉——《X屆X次職工代表大會決議》《職工代表團組長會議紀要》，將決議或紀要以pdf格式作為議案的附件納入會議材料。

（五）立時行動。運用高效時間管理的方法，工作任務(wù)日清日結(jié)。凡事設(shè)定時限，能做到的事情馬上決定，待做的事情記入日志，保留的資料立即歸檔。

二、會議召開

（一）會議召開前。具體步驟如下：

1.精心部署。每年1月，將年度三會納入部門重點工作，認真研讀上級單位下發(fā)的《三會業(yè)務(wù)管理規(guī)定》和《三會業(yè)務(wù)指引》等相關(guān)文件，從計劃召開會議時間、計劃報送會議材料時間、議題的確定、議案的收集、整理等工作，都經(jīng)過周密的部署和安排，提升對制度的執(zhí)行力度和計劃實施的剛性。

2.落實節(jié)點。參考上級單位下發(fā)的三會議案模板，督促相關(guān)部門撰寫三會議案，制定編制計劃，落實編制節(jié)點，確保議案初稿提交及時，為議案終稿的審核、修改、定稿提供充足的時間。

3.三次校核。議案起草部門內(nèi)部三次文字校對，三會業(yè)務(wù)主管對議案格式統(tǒng)一整理并進行初審，B角再次審核、部門經(jīng)理三次審核，確保議案格式、文字零差錯。

4.逐層審批。在公司內(nèi)部履行議案上報審批手續(xù)（制定審批單，審批人員包括議案編寫人部門經(jīng)理，法律事務(wù)主管，主管經(jīng)營財務(wù)、法律的公司領(lǐng)導(dǎo)，公司總經(jīng)理）。

5.關(guān)注反饋。將公司內(nèi)部審批通過后的議案發(fā)送至各股東方審核;關(guān)注各股東方的意見反饋，時時與股東方業(yè)務(wù)人員溝通，詢問議案審核進度。

6.出具報告。收到股東方意見反饋后，發(fā)送至議案撰稿部門，并及時出具反饋修改報告——《關(guān)于三會材料整改情況的報告》。以公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)蓋章的傳真文本格式進行反饋，確保文件傳送的嚴謹性。

7.材料復(fù)核。在正式會議通知發(fā)出時，同步發(fā)送會議材料最終版及修訂明細——《三會材料修改（增加、刪減、變更）內(nèi)容明細》，方便股東方對其提出的修改意見進行復(fù)核，減少復(fù)核時間，提高復(fù)核效率。

（二）會議召開時。具體步驟如下：

1.資料收取。各股東方董事、監(jiān)事不能出席會議，提前聯(lián)系股東方董事會業(yè)務(wù)人員，確定授權(quán)委托人，及時收取授權(quán)委托書原件;收取新任董事、監(jiān)事的身份證正反面復(fù)印件（工商局備案）。

2.精簡高效。由于會前準備充分，溝通到位，會議召開順暢，氣氛融洽。半天時間內(nèi)完成了股東會、董事會、監(jiān)事會近20個議案的討論、審議工作。

3.決議簽署。會議宣讀三會各項決議（草稿），參會人員討論修訂，無異議后及時簽署相關(guān)決議，簽署完畢后逐項進行檢查，避免發(fā)生漏項。

4.總結(jié)經(jīng)驗。在會議中關(guān)注細節(jié)，發(fā)現(xiàn)不足及時改正。會議召開的成功取決于會前的充分準備和會議中的良好溝通。

（三）會議召開后。具體步驟如下：

1.資料歸檔。會議結(jié)束后7個工作日，赴各股東方進行股東會決議蓋章，多頁需加蓋騎縫章;將整理好的決議及會議材料分別送交各股東方及本公司檔案室歸檔;會議決議屬于永久性的存檔文件，不進行電子掃描，公司內(nèi)容相關(guān)人員查閱時，需到檔案室辦理借閱手續(xù)。

2.工商備案。完成各股東方資料歸檔后，將三會決議原件送交當?shù)毓ど叹謧浒?，如果存在工商營業(yè)執(zhí)照內(nèi)容變更事項，請工商局出具備案通知書，為公司正常運營提供保障。

三、結(jié)語

公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和上級單位的規(guī)定建立健全公司治理結(jié)構(gòu)，制定相關(guān)業(yè)務(wù)制度、標準，定期召開三會會議，確保三會決策、管理和監(jiān)督權(quán)力的正常行使，維護公司和股東的合法權(quán)益。公司要做好三會的計劃安排、文件準備、會務(wù)組織、匯報溝通和文件管理等相關(guān)工作，一套完整的制度辦法，在實際操作中關(guān)注細節(jié)、關(guān)注節(jié)點是圓滿召開三會、完成三會任務(wù)的制勝法寶。