高校辦公室檔案管理工作的優化措施研究

陳瑛

【摘要】高校都重視教學的效果，打造良好的高校口碑，殊不知在高校的學生管理之外，檔案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。本文主要對目前辦公室管理工作中存在的問題進行簡要分析，探索高校辦公室檔案管理工作的優化措施。希望提高對高校辦公室檔案管理工作的重視程度，優化高校辦公室檔案管理工作質量，推動高校教育與管理事業健康發展。

【關鍵詞】高校辦公室;檔案管理;存在問題;優化措施

隨著社會的發展和進步，辦公室管理各部門之間的職責更趨于細分化，檔案管理工作的規范化發展十分重要，辦公室的工作就是連接學校和學生的紐帶，也是高校快速發展的強大后方，新時代，高校辦公室更應該發揮帶頭作用，不斷提高辦公質量，保證學校各項工作有效運轉。

一、辦公室檔案管理常見問題

（一）高校領導對檔案管理工作重視程度不夠。對于人員檔案工作這些后方工作，雖然不出彩，卻不可或缺，但是檔案工作沒有被納入高校考核體系中，學校領導對于科研成果和學術研究十分重視，而對檔案管理工作重視程度低，導致各方面支持不夠，同時檔案管理工作者意識薄弱，沒能意識到檔案管理工作的重要性，其管理工作發展規劃缺乏規范性、全面性與深入性，甚至因為領導不重視而放松自己的工作標準，從而造成檔案管理工作的實效性缺失，影響到高校整體工作的開展。

（二）檔案管理工作人員能力不足。正因為高校領導對檔案管理不重視，所以在招聘員工的時候，并沒有嚴格的要求，另外由于高校的行政管理部門多是“認親唯賢”許多管理者工作者能力不強，水平不能滿足實際工作要求。還有的人手資金不夠，兼任檔案管理工作，他們都缺乏檔案管理的相關經驗，更不用說專門的學習和培訓，所以導致檔案管理工作混亂，工作效率低。

（三）檔案管理工作方式僵化。隨著科技的發展，我們已經進入互聯網時代，但是許多地方的管理方式還是手寫和紙質檔案的收藏，這造成了存儲工作不完善，極大地降低了辦事效率，同樣也造成了資源浪費。另外，檔案管理工作需要多個部門的協助，但是在檔案的創辦組檔中，每個步驟都需要走繁瑣的程序，這讓復雜的管理工作變得更加繁瑣，不利于實際工作的有效開展。

（四）基礎設施較差，防范意識薄弱。檔案工作沒有納入高校考核體系中，學校領導對于科研成果和學術研究十分重視，所以學校的資金也有所偏重，導致許多高校的檔案管理室沒有消防、保衛、溫濕度控制等設備，有可能造成高校檔案資料損壞，另外投入資金不足也會造成軟硬件基礎設施得不到有效的維修與養護，就會給不法分子可乘之機，技術水平不足阻擋黑客襲擊，就會導致檔案信息資料泄露。

三、新時期高校辦公室檔案管理工作的優化措施

（一）管理者需要重視辦公室檔案管理工作。檔案管理工作是高校管理工作的一部分，將檔案管理工作融入學校發展規劃中，領導需定期去視察并指導工作，加強檔案管理的監督工作，以提升檔案管理人員對于自身工作的責任感。另外要設立專門的檔案管理工作崗，具體明確每個人的工作責任，使辦公室檔案管理工作定期得到考核與督察，以促進檔案管理工作的健康開展。

（二）招聘專業檔案管理人才。檔案管理工作是一個繁瑣復雜的工作，需要有專業的人員來操作，我們應該嚴格規定招聘標準，同時也要對員工進行專業知識的培訓。組織他們定期開展會議，談論問題，解決問題，可以派骨干人員去別的高校學習檔案管理經驗，另外檔案管理人員也要切實做好機密文件的管理工作，保證檔案的安全性。

（三）檔案材料的全網信息化管理。隨著時代的發展科技的進步，我們應該與時俱進，對于常見的會議記錄與決策、人事資料、重要電話記錄、重要圖片以及帶有實用價值的文書稿件等，我們需要妥善保存，管理人員對檔案只需要檢索與查閱信息就可快捷查找資料。同樣，高校信息資源各部門人員也可以通過登錄網址的方式直接共享檔案信息，我們實現電子化管理可以替代人工避免實際工作中出現的問題。電子化管理把紙質文件、聲像文件這些傳統文件轉型為電子檔案，這樣可以減少資源浪費和不方便查找等問題。另外各個單位應該通力合作，積極協調內部關系，努力加強高校檔案管理的信息化建設。

（四）加大現代化基礎設施建設。對于檔案管理工作我們應該加大資金投入，配置現代化的檔案設施，在高校的檔案管理教室配備消防、保衛、溫濕度控制等設備，并定時檢查，同樣招聘專業的技術維修人員，定時對軟硬件基礎設施進行有效的維修與養護，加強電腦防護墻的建設，防止不法分子竊取資料。

四、結論

我們必須重視檔案管理工作，檔案管理工作需要多個部門的協助，我們要積極加強辦公室檔案管理工作的合理化利用，努力實現信息化與數字化管理，加大資金投入力度，落實基礎設施建設工作，同時加強管理工作者的相關專業的培訓，提高其專業技能和相關的知識。進一步完善檔案管理制度，確保檔案管理制度得以規范化發展。辦公室的工作是連接學校和學生的紐帶，也是高校快速發展的強大后方，新時代，高校辦公室更應該發揮帶頭作用，不斷提高辦公質量，保證學校各項工作的有效運轉。

【參考文獻】

[1]于寧寧.創新辦公室檔案管理工作提高單位內部工作效率——談如何改進辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（13）：71.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014（05）：171-172.

[3]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2012（15）：149-150.

[4]何玉紅.淺談"互聯網+"下檔案管理工作現存問題及優化措施[J].管理觀察，2015（30）：182-183+186.