淺談干部人事檔案材料分類排序的工作原則

徐垚

【摘要】干部人事檔案材料的分類排序是干部人事檔案整理工作的中心環節，對于整個整理工作的質量具有重要影響。在結合干部人事檔案工作實際的基礎之上，本文重點對干部人事檔案整理工作的分類、排序所應堅持的工作原則進行了分析，并合理地提出了類別性、邏輯性、時間性以及完整性等工作原則。

【關鍵詞】干部檔案;分類;排序;工作原則;方法

干部人事檔案材料的分類、排序工作是干部人事檔案整理工作的重要環節之一，是對經過鑒別的檔案材料依據《干部檔案工作條例》規定的分類標準以及一定的工作原則和方法進行分類、排序，使之能夠更加直觀、形象地呈現出來的工作，直接關系到后續編目、技術加工和裝訂等工作的工作質量。為此，在干部人事檔案材料的分類、排序工作中必須始終如一地堅持統一的工作原則和標準。

一、干部人事檔案材料分類排序的工作原則

（一）類別性原則。干部人事檔案的類別性原則是干部人事檔案分類整理最為重要的原則，是由人為規定的干部人事檔案分類整理工作中首要的工作原則，主要體現在《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》中關于干部人事檔案十大分類的相關內容中。干部人事檔案的分類整理正是在依據十大類分類原則的基礎上展開的，脫離了這一分類原則、標準，干部人事檔案整理工作便無從談起。為此，在干部人事檔案整理工作中，我們就必須緊緊圍繞干部人事檔案十大類分類的類別性工作原則，將其作為指導工作的首要依據來開展干部人事檔案的分類整理工作。

（二）邏輯性原則。干部人事檔案是對干部本人工作以及生活等各項信息的一個綜合的記述，是干部本人隨著時間的變遷、工作的變動所經歷的大小“事件”的一個集合。因此，在看似雜亂無章的檔案材料中存在著一條隱形的線索貫穿其中——邏輯性。所以，在干部人事檔案材料的分類、排序中邏輯性是理所應當被遵守的最為基礎的原則之一。只有堅持了檔案材料之間的邏輯性原則，才能保證每一份檔案材料的科學分類、排序，正確呈現干部的各項信息。譬如：在眾多軍隊轉業干部的檔案中常常會出現這樣幾份檔案材料：《獻身國防事業志愿書》《軍事科目考核成績登記表》《中國人民解放軍軍事院校學員參軍登記表》《報考軍隊院校士兵學員苗子登記表》《士兵考生入學批準書》。如果分開單獨去鑒別各個材料的話，很難看出幾份材料之間存在的關聯，難免為干部人事檔案的利用工作帶來諸多不便。而當幾份材料按照邏輯性的原則歸在一處時，各個材料之間的關系就顯而易見了：首先被選為學員苗子填寫《報考軍隊院校士兵學員苗子登記表》，再者填寫《獻身國防事業志愿書》表明個人志愿，其次進行軍事科目的考核（《軍事科目考核成績登記表》），最后經過考試合格后相關部門及學校簽發《士兵考生入學批準書》，形成了一套完整的軍事院校學歷材料。由于邏輯性是各個檔案材料之間關聯性的一個最為基礎的原則，因此，另一方面邏輯性也促使它成為了檢驗干部檔案材料是否完整、齊全的一個重要的標準。

（三）時間性原則。干部人事檔案是為綜合記載干部的德、能、勤、績、廉而存在的，這些信息貫穿在干部本人一生，從其入學時代，直至退休等。因此，時間性便成為干部人事檔案材料分類、排序中使用最為普遍的一個工作原則。在《干部檔案工作條例》中將干部人事檔案分為履歷、自傳等十大類，而各個類別中材料的排列順序則應嚴格按照時間順序的原則來進行排序，這不僅僅是由于干部人事檔案的本身性質所決定的，還是因為按照時間性原則進行排序可以為干部人事檔案的整理、利用工作提供方便，提高效率。時間性原則被遵循最多的莫過于第三類年度考核材料的排序了，按照我國《公務員考核規定（試行）》《事業單位工作人員考核暫行規定》等相關文件精神，公務員（含參公人員）、事業單位工作人員必須進行年度考核，并將考核材料等歸入干部人事檔案。一份合格的干部人事檔案其年度考核材料必定是按照時間的順序性依次排列的。由于時間性原則的普遍使用，在對于類似于三類年度考核、九類工資材料等時間順序性較為明顯的材料，時間順序性也是檢驗材料完整的一個重要依據。

（四）完整性原則。完整性是干部人事檔案分類、排序工作中另外一個重要原則，貫穿于干部人事檔案分類、排序的始終，和邏輯性、時間性原則相輔相成。就單份的材料來講，本就要求檔案材料的完整、齊全，只有手續完備、齊全的材料才是合格的檔案材料;就十大類每一類來講，只有材料之間的邏輯性、時間順序性完整，才能保證整類材料的整體是完整的;就整個干部人事檔案來講，整體性原則則是要求十大類材料的完整性。《山西省高中畢業生登記表》是山西籍干部人事檔案四類學歷材料最為常見的材料，但它卻又有“與眾不同”的一個特性：十余份材料的合集。主要包括《高中畢業生登記表》《學年評語表》《體質測試表》《高中畢業生家庭情況調查表》以及《中學生社會實踐活動登記表》等材料，而判定這些材料是一個整體的依據主要包括：一是頁碼，十多份材料有連續的頁碼。二是材料左上角標有“附件一”“附件二”……的字眼。如果將各個材料各自分類，很可能會造成材料的支離破碎和不知所云;其中《體質測試表》無法判斷時間，且從表頭無法判斷材料的來源，往往造成了材料歸類的混亂。軍隊轉業干部第九類的軍銜材料中最為常見的是《軍官任免、晉銜報告（登記）表》。雖為任免、晉銜的表頭但其中不乏有單獨晉銜、任免、亦或兼而有之的。如果拆開分類，難免造成軍隊轉業干部在軍隊時期的任免、晉銜材料的不完整，為后續的檔案管理工作帶來不便。所以，應對其進行集中歸類，保證干部任免、晉銜等信息的完整性，同時也兼顧到了材料之間的邏輯性和時間性。

二、遵循分類排序的原則

（一）認真、仔細研讀《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》等相關的文件、材料，明確基本的分類原則和方法。例如：在干部檔案中頻繁出現的《高等學校招生政治思想品德考核（查）表》的歸類問題。這一材料從其表頭可以明確判斷出是關于干部入學的一個政治思想審查類的材料，似乎是可以將其歸入第五類政審材料，但《干部檔案整理工作細則》中關于第四類學歷材料明確有這樣的表述：“報考高等學校學生登記表、審查表……”，第五類政審材料則表述為：“審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調查報告……”，因此，這一材料應將其歸入第四類學歷材料中。

（二）細致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息。只有熟悉掌握每一份檔案材料的詳細信息，才能將它們歸入正確的位置。

（三）打破孤立片面地審核單份材料的慣性思維，從宏觀的角度全面地看待檔案材料，正確把握看似毫無聯系的單份材料之間的關聯性。看似孤立的材料背后都存在著一定的關聯性，它們都是在特定的歷史時期形成的關于干部本人的歷史材料，在干部檔案中往往存在一些看似“莫名其妙”的考察、考核或者是鑒定材料，往往會讓人“不明所以”，這個時候就應該從宏觀的角度看待整個干部檔案，往往可以“豁然開朗”，這些考察、考核材料或者是干部任免的考察材料，或者是實習期轉正的考核材料，也可能是“以工代干”的材料，只要我們能夠提高自身看待材料的站位，就一定可以明確檔案材料的分類排序。

三、結語

總之，干部人事檔案材料的分類排序工作是干部人事檔案整理工作的一個重要環節，在認真學習相關文件、材料的基礎之上，在材料的分類排序中必須站在宏觀的角度上綜合、細致地分析干部人事檔案中各類檔案材料，嚴格依據類別性、邏輯性、時間性以及完整性等各種工作原則，才能科學、合理地完成檔案材料的分類排序工作，保證后續干部人事檔案整理工作其他環節的有序進行，提高干部人事檔案整理工作的效率和水平。