淺議公立醫院非編人員人事檔案規范化管理

丁余紅 萬敏

【摘要】公立醫院由于體制的限制，人員編制吃緊，為了正常運轉，不得不招聘非編人員。以九龍坡的公立醫院為例，在編與非編的比例為1：1.8。由于醫院沒有保管人事檔案的權限，非編人員自身也未足夠重視，很多員工的人事檔案并未規范存放當地的人才交流中心，存在一定的隱患。

【關鍵詞】公立醫院;非編人員;人事檔案管理

一、檔案管理的重要性

將非編工作人員的檔案管理工作做好，使人事檔案的信息能夠被管理者充分應用，了解人員的基本動態、德才表現?？梢赃M行合理的人力資源規劃，將工作人員的積極性充分調動起來，將一個人盡其才、以人為本的管理環境創造出來。

二、管理中存在的問題

（一）棄檔情況頻發。非編的就業形式較為靈活，實際用工中弱化了審查員工以前的資歷，導致在處理這些非編員工檔案的時候重視程度不夠，“棄檔”的情況因此時常發生。

（二）僵硬化的管理模式。按照相關的規定，非編工作人員的檔案應該由政府人事部門、人才交流服務中心或者就業服務局管理。但是有些人員到醫院應聘工作的時候，他們的檔案并未轉接，出現嚴重的混亂狀態。檔案管理部門基礎設施缺乏、管理人員的素質有待提升、管理方式不夠科學、現代化的檔案管理方式并沒有很好地應用。

三、具體的管理方法

（一）收集材料。參照醫院在編人員的檔案管理方式來確定檔案的收集范圍，主要包括能、勤、廉、德等方面的材料。以工作特點作為依據，將基本工資、績效工資、津貼補貼、社會保險、福利待遇、勞動合同、試用期考核、年度考核、聘期考核等資料加入進去。并且將索要、收集歸檔、收集登記、檢查催要等制度建立起來，對收集材料的要求和規格上要規范好，和有關部門、主管部門及其所在的科室緊密聯系，不定期或定期的收集，保證檔案內容的常新和完整性，可以將檔案收集工作通過這一環節納入人事考核項目當中，和考核緊密聯系起來，督促個人及相關部門將這項工作做好。

（二）鑒別材料。利用鑒別，覺察出哪些材料不完整、內容不真實或者存在缺陷等，及時給予清理或者補充，對一些錯誤歸檔的情況要堅決糾正。利用鑒別，使檔案材料頭尾清楚、手續完備、事實準確，具有利用和保存的價值，對歸檔要求不符合的材料，一定要返回去，進行更改，限定日期歸檔。

（三）進行立卷及其整理。首先，按人為主，每人一卷，將一個唯一、固定的號碼分配到每個人那里作為全宗號，將檢索檔案的標識利用這種方法呈現出來。可以依據具體的情況排列編排的順序。如來院的先后順序和姓氏等。將姓名和全宗號標在檔案袋外，之后依據全宗號的次序排列上架。其次，整理工作。1.每類履歷的資料，如畢業生就業資料、非編人員信息采集表、個人的求職簡歷等。2.職稱材料、學歷，比如專業技術資格、執業資格、專業技能證書復印件。3.對材料進行考核鑒定，例如考核聘用審批表，非在編人員合同期滿考核鑒定表等。4.社保薪資材料和勞動合同材料，例如勞動合同、非在編人員試用期協議、工資表單和養老保險登記表等。5.黨團資料等，例如入黨志愿書、轉正申請書等。6.獎懲材料，例如處分或者選優評優的材料等。7.別的使用參考資料，例如培訓學習、論文、身份證復印件、體檢單等材料，按照上述的情況進行整理、分類、編制、裝訂。

（四）為了提升檔案的利用率，對信息化管理方式進行使用。非編人員數量龐大，人工的方式訂閱、查找、分析、摘抄、統計、分析已經難以滿足。所以，將人力資源檔案信息化的管理方式和管理系統建立起來是非常重要的，將非編人員信息數據庫建立起來，將現階段的管理方式作為出發點，在計算機上輸入所有能夠進入的信息，將信息化的管理方式予以實現。

（五）合同解除后的傳遞檔案工作要做到位。非編的人員流動性較大，離職后將一份解除勞動合同關系證明書提供給他們，令他們自行轉接人事檔案。

（六）將檔案管理人員的素質提升上來。醫院檔案管理人員應該做好本職工作，多層次、多形式、多渠道地將自己的視野擴寬，豐富自己的知識面，將綜合能力水平和檔案業務能力提升上來。

四、結語

非編用工形式在以后很長的時間內都會出現在公立醫院當中，為了能夠對這些非在編人員的實際工作情況、個人的工作經驗及德、能、勤、績效情況等方面進行有效的掌握，將公立醫院非在編工作人員的檔案管理工作做好是非常必要的，使人事檔案信息有利于管理者充分使用，做到以人為本，對這些員工能夠運用正確的方式進行引導，促進醫院工作的順利進行。

【參考文獻】

[1]李曉玲.醫院人事檔案管理[J].人力資源管理，2011（07）.

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