探討電力企業(yè)文書檔案的保密管理

劉金婷

摘 要：在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源，進(jìn)而在全面質(zhì)量管理路徑下來加強(qiáng)文書檔案的保密管理工作。為此，加強(qiáng)保密管理的措施為：黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識、開展對相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)、制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;保密管理;措施

在電力企業(yè)內(nèi)涵式建設(shè)進(jìn)程中，需要重視企業(yè)文書檔案的保密工作。企業(yè)文書檔案承載著企業(yè)在經(jīng)營管理中的諸多文本信息，這些信息不僅能作為企業(yè)各項(xiàng)工作開展的依據(jù)，還能通過檔案資源開發(fā)來探知企業(yè)未來的經(jīng)營方向和經(jīng)營計(jì)劃。隨著電力終端市場化改革的加速，因市場競爭格局的演變將使得企業(yè)文書檔案保密管理呈現(xiàn)出更加強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。筆者所在的電力企業(yè)具備完善的文書檔案保密管理制度，而且檔案管理人員也接受過系統(tǒng)的崗位能力訓(xùn)練。因此，在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源，進(jìn)而在全面質(zhì)量管理路徑下來加強(qiáng)文書檔案的保密管理工作。

一、電力企業(yè)文書檔案在保密管理中所存在的問題

圍繞著文書檔案管理的流程，以下將從三個環(huán)節(jié)來提出其中所存在的問題：

（一）文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在的問題

企業(yè)文書檔案在形成之前首先需要對各類文書檔案信息進(jìn)行歸檔，而各類文書檔案信息的形成又在于各職能部門的事項(xiàng)記錄和會議紀(jì)要。同時，企業(yè)決策層所主持召開的各類會議，對這些會議內(nèi)容所進(jìn)行的記錄則構(gòu)成了文書檔案信息歸檔的重點(diǎn)。但在實(shí)際工作過程中筆者發(fā)現(xiàn)，部分文書檔案信息在由職能部門傳遞到檔案管理部門時已經(jīng)存在著泄密的可能。如，部門會議紀(jì)要被無關(guān)人員閱讀。再如，關(guān)于企業(yè)決策的文本信息被有關(guān)人員口述傳播。可見，在文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的行為失范現(xiàn)象，將使得企業(yè)文書檔案保密管理陷入到系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)中。同時，也使得最后的泄密追責(zé)工作陷入困境。

（二）文書檔案查閱環(huán)節(jié)所存在的問題

根據(jù)筆者所在電力企業(yè)的文書檔案管理要求，一旦文書檔案歸檔之后若需查閱則需有上級領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，或者查閱人本身具有查閱的權(quán)限。然而，隨著文書檔案電子化管理模式的建立，傳統(tǒng)線下查閱所可能檢驗(yàn)查閱人身份和權(quán)限的工作流程，在線上虛擬環(huán)境下則變得難以是從。如不具備查閱資格的人員若獲得查閱檔案的賬號，便可以完成文書檔案的查閱和收集工作。而對此，檔案管理部門并無法在第一時間內(nèi)進(jìn)行保密工作處置。同時，文書檔案電子化后便意味著可以24小時查閱檔案信息，這也為保密工作處置帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的自媒體時代，由此而導(dǎo)致的企業(yè)文書檔案失密現(xiàn)象則更顯隱蔽。

（三）文書檔案銷毀環(huán)節(jié)所存在的問題

企業(yè)文書檔案在管理過程中還存在著檔案銷毀環(huán)節(jié)，銷毀對象不僅為紙質(zhì)文本信息還為電子文本信息。目前在銷毀環(huán)節(jié)所存在的問題，主要由紙質(zhì)文書檔案的銷毀為主要矛盾。這里的問題主要表現(xiàn)在：（1）銷毀不徹底，導(dǎo)致文書檔案中的關(guān)鍵詞、關(guān)鍵句仍能完整顯現(xiàn);（2）不進(jìn)行銷毀，而是將廢棄的紙質(zhì)文書檔案用于其它用途，如給孩子作草稿紙使用;（3）不進(jìn)行銷毀，而是將廢棄的紙質(zhì)文書檔案當(dāng)做廢紙變賣。

二、加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案保密管理的著眼點(diǎn)

針對以上所暴露出的問題，在加強(qiáng)文書檔案保密管理時需要著眼于以下三個方面：

（一）著眼于落實(shí)主體責(zé)任

在文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在問題，根源于電力企業(yè)部門職能化管理所帶來的封閉性所致。這種職能壁壘所帶來的封閉性，使得檔案管理部門難以對文書檔案的“流通”環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤管理，也無法對各職能部門當(dāng)事人進(jìn)行行為監(jiān)督。這就要求，電力企業(yè)應(yīng)在制度層面落實(shí)各職能部門負(fù)責(zé)人的主體責(zé)任，有他牽頭來確保本部門文書檔案在歸檔過程中萬無一失。由于電力企業(yè)內(nèi)部仍受到人際關(guān)系影響力的作用，而且涉及到敏感利益的文書檔案信息都可能對無關(guān)人員產(chǎn)生極大的誘惑力，所以在落實(shí)主體責(zé)任的同時加強(qiáng)組織內(nèi)部的黨風(fēng)廉政建設(shè)工作。

（二）著眼于強(qiáng)化流程管理

文書檔案的保密管理制度最終需落實(shí)在具體的實(shí)施流程中，面對文書檔案電子化管理的新局面，加強(qiáng)流程管理便需要從管理力度和制度創(chuàng)新中來展開。這里的重點(diǎn)應(yīng)著眼于流程管理中的制度創(chuàng)新，即需要創(chuàng)新現(xiàn)有的查閱權(quán)限管理制度，來應(yīng)對在線虛擬環(huán)境下的保密管理困局。從前面的問題部分可知，無權(quán)限人員可以獲得有權(quán)限人員的賬號來查閱文書檔案，那么這就構(gòu)成了制度創(chuàng)新的問題導(dǎo)向。再者，文書檔案電子化管理后的查閱時間也需要根據(jù)電力企業(yè)的經(jīng)營管理需要引入新的制度設(shè)計(jì)。由于線下文書檔案查閱能夠在特定的場所對查閱人進(jìn)行身份核實(shí)，所以這里應(yīng)以加強(qiáng)制度管理力度為主線。

（三）著眼于嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)制

梳理目前所存在的相關(guān)文獻(xiàn)促使筆者感知到，諸多同行并未對文書檔案銷毀環(huán)節(jié)的保密工作引起重視。實(shí)則不然，隨著社會資本有資格進(jìn)入到電力終端銷售市場經(jīng)營，涉及到電力企業(yè)的基建規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略方向、人事變動等信息，都能為競爭對手所利用而對電力企業(yè)進(jìn)行反制。因此，當(dāng)前需要加強(qiáng)對該環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。事實(shí)表明，參與文書檔案銷毀的人員不宜成為文書檔案銷毀工作的監(jiān)督者，所以引入專門的監(jiān)督人員則成為必然。

三、加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案保密管理的措施

根據(jù)以上所述，加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案保密管理的措施可從以下四個方面來構(gòu)建：

（一）黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識

由于電力企業(yè)已經(jīng)建立起了完備的文書檔案管理體系，所以這里應(yīng)從各部門負(fù)責(zé)人和其他有關(guān)人員的主體意識入手，加強(qiáng)他們的文書檔案信息保密意識。電力企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身的政治優(yōu)勢，在黨風(fēng)廉政建設(shè)來促進(jìn)各部門主體強(qiáng)化保密意識。其中，應(yīng)重點(diǎn)發(fā)揮黨風(fēng)廉政建設(shè)中的思想作風(fēng)建設(shè)和工作作風(fēng)建設(shè)，使他們提升黨性修養(yǎng)和面臨政治高壓態(tài)勢，在文書檔案信息保密環(huán)節(jié)不敢、不愿產(chǎn)生行為失范的后果。

（二）開展對相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)

隨著主體意識的加強(qiáng)，接下來便需要對各職能部門相關(guān)人員開展文書檔案保密工作培訓(xùn)。筆者建議，對相關(guān)人員開展培訓(xùn)的人員構(gòu)成為：企業(yè)黨委書記、企業(yè)紀(jì)檢書記、檔案管理部門負(fù)責(zé)人。黨委書記主要從企業(yè)發(fā)展大局上，對各部門相關(guān)人員開展保密工作意識培訓(xùn)，使他們明確自身的保密職責(zé)。紀(jì)檢書記主要從保密紀(jì)律條例實(shí)施細(xì)則上對其進(jìn)行培訓(xùn)，使他們明確因泄密所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。檔案管理部門負(fù)責(zé)人則從技術(shù)層面，具體就如何防止泄密進(jìn)行流程管理上的講解。

（三）制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作

針對文書檔案電子化管理所帶來的新問題和新挑戰(zhàn)，則需要在制度創(chuàng)新和技術(shù)輔助等兩個方面共促在線保密工作的開展。制度創(chuàng)新的思路為，在落實(shí)主體責(zé)任的基礎(chǔ)上，對電子檔案查詢的開放時間限定在工作日內(nèi)。有權(quán)限查閱電子檔案信息的人員，由檔案管理部門定期賦予其登陸密碼。技術(shù)輔助的思路為，只允許在企業(yè)局域網(wǎng)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，這樣就能對查詢?nèi)藛T的電腦網(wǎng)址進(jìn)行鎖定，進(jìn)而可以時時監(jiān)管。最后，具有權(quán)限的人員需與檔案管理部門、企業(yè)紀(jì)檢部門簽訂保密協(xié)議。

（四）企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組

針對文書檔案的銷毀工作需要抓好兩個方面：第一，確認(rèn)符合銷毀要求的文書檔案，這不僅需從時間上來確定，還需要從檔案內(nèi)容上來確認(rèn);第二，確保銷毀的整個過程有專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并以拍照、錄視頻的方式作為監(jiān)督反饋結(jié)果。為此，企業(yè)紀(jì)檢部門應(yīng)組建專門的檔案銷毀監(jiān)督小組，小組成員可以為紀(jì)檢部門兼職人員，針對每次的銷毀工作臨時抽調(diào)工作人員前往。最后，應(yīng)雙方簽字確認(rèn)銷毀工作的完畢。

四、結(jié)語

文章認(rèn)為，在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源。通過主題討論，加強(qiáng)保密管理的措施為：黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識、開展對相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)、制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。

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