集團公司資料信息存管信箱體系研究

文/邱聳，同方股份有限公司

集團公司的出現使得企業的信息量呈現出幾何級數的增長。進而產生如資料信息量龐大，存放地域分散，信息、數據碎片化凸顯，各企業管理口徑不同步、不統一、不規范等一系列問題，集團公司與各下屬企業之間的信息不對稱，嚴重影響了總部的決策效率和決策準確性。

資料信息存管信箱體系（以下簡稱信箱體系）是一種融合了企業生命周期、鏡像檢索和網絡拓撲結構等理論創新出來的一種資料信息存管體系，該體系是通過對資料的鏡像跟蹤實現對全公司宏觀信息管理的一種方法，可成為集團總部跟蹤和管理各下屬企業資料信息的可選方式之一，同時也為對標和考評提供了客觀依據。

1 集團公司資料信息管理的難點

1.1 信息量大、難以把握

集團規模越大，涉獵行業越廣，信息量就越大，如此龐大且不斷增長的信息量，使很多集團總部往往疲于應對，進而產生信息不對稱、辦事效率地、決策風險大等一系列問題，一些公司試圖通過分權管理來化解信息淤積的難題，但分權管理又造成集團總部很難完整、直觀的看到各公司資料信息情況，很難從整體上把握發展進程，并不能從根本上解決信息淤積與宏觀管理之間的矛盾。

1.2 路徑不暢、信息孤島

作為產生資料信息的一線企業和一線工作人員，缺少必要的資料存儲機制和信息傳遞渠道，產生的一手資料信息甚至很多都保存在相關工作人員的個人電腦中，形成了“信息孤島”，使得信息在橫向企業間和縱向上下級間很難實現有效流轉，資源共享變得遙不可及。同時，企業工作人員的流動，也使資料信息不可避免的會出現外泄、丟失、損毀等現象，給集團公司帶來商業風險和利益損失。

1.3 形式各異、效率不高

集團公司各下屬企業很多都是獨立法人單位，有自己的一套管理體系和機制，對于資料信息的管理也形式各異、力度有別。集團總部在檢索和收集特定資料信息時往往會面對五個“難”，即：精準定位難、人員對接難、完整提取難、及時反應難和準確提供難。上述問題嚴重影響了集團總部信息獲取的效率。

1.4 各成體系、不易對比

集團公司各下屬企業之間相對獨立經營，不易開展橫向比較或對標管理，使得成熟的企業管理經驗很難對管理水平薄弱的企業起到借鑒作用。集團總部雖然為更高一級管理平臺，可以履行信息共享和管理指導的職能，但受限于資料信息的不完整、不統一等因素，也很難從真正意義上承擔起樹立標桿、彌補短板的任務。

2 信箱體系的介紹

信箱體系的基礎結構是通過拓撲結構連接的一套標準統一的資料目錄表格，目錄表格的橫向是企業典型的生命周期，可分為：前期、籌備/建設/投資期、生產/經營期、整合/退出期。各個時期分別以“A、B、C、D”代表。目錄表格的縱向是企業典型的資料類別，可分為：基本資料、決策資料、數據資料、管理文件、合同協議、圖紙規范、證照票據、批復核準和其他資料。各項資料分別以“1、2、3、4、5、6、7、8、9”代表，各集團公司還可以根據具體的行業類型和業務形式做相應調整或增減，本文僅以上述提到的分類進行舉例論述。橫向與縱向的交集就形成了從A1到D9的36項代碼，因為整個結構類似于“信箱”，故稱為“信箱體系”。如下圖所示：

圖1 信箱體系基礎結構

企業可以根據上述目錄表格中的代碼，運用Excel軟件進一步編制資料登記的工作子表。如下圖所示：

圖2 公司基本信息工作子表（舉例）

資料信息體系的拓撲結構：是指將各下屬企業的信箱體系通過拓撲結構與集團總部信息管理部門相連接，期間還可根據集團公司的具體組織結構進行多層整理，進而形成一套完整的資料信息跟蹤系統。如下圖所示：

圖3 資料信息體系的拓撲結構

3 信箱體系的優勢

3.1 整體把握、有效評價

信箱體系通過將企業生命周期與主要資料類別進行組合，能夠比較清晰、完整的呈現出企業從誕生到退出各個階段，各項登記資料的完整情況，避免了資料信息的遺漏。集團總部通過可視化的資料臺賬，可以很方便的通過跟蹤和觀察目標企業資料狀況和更新情況，從宏觀層面判斷該企業的工作進展情況，進而作出客觀評價。

3.2 鏡像管理、避免過載

集團總部定期收集的只是各下屬企業資料信息的統計臺賬，類似于計算機系統中的 “鏡像”，每一個鏡像的背后都是一個或一套資料信息，而這些資料信息的原件分散保存或備份在特定的存儲單元中，而鏡像本身并不占用存儲空間，鏡像與資料信息之間通過拓撲結構相連接，使得集團總部可以很容易的通過對“鏡像”的管理，實現對資料信息的間接把控，避免大量資料信息匯集到總部造成信息過載等問題。

3.3 形式統一、高效檢索

通過向全集團推廣和應用“信箱體系”，可以在整體上規范和統一資料信息管理的基本形式。優勢在于：首先，有利于集團總部按照相同路徑向各個不同的下屬企業檢索和收集資料，提高了資料信息傳遞的效率；第二，有利于在集團內部形成一致的資料信息統計和管理口徑，降低管理成本。

3.4 橫向比對，樹立標桿

集團總部根據各個下屬企業的資料信息臺賬可以很方便的進行橫向對比，尤其是對于同屬于一個行業，規模、屬性相似的企業，對比的效果更佳明顯，很容易捕捉到參與對比的企業之間各自的優點和薄弱點。在此基礎上還易于樹立標桿企業，實現正向激勵。

3.5 資源共享、揚長“補”短

集團總部對資料信息的宏觀管理，有利于實現集團內部資源共享，在特定信息分享權限機制的約束下，最大程度將各個企業的信息、資源、方法和經驗等匹配給其他有需求的企業，快速補齊企業短板，提高資源效率，促進整體發展。

3.6 用途廣泛、兼容性強

信箱體系雖然是一種統一、規范的資料信息管理方式，但其內在形式也有一定的靈活性，各個集團公司和企業可以根據各自特點調整或增減登記表的橫列和縱列內容，亦可以調整或增減各個exce l工作子表的格式或內容，只要做到形式統一，完整充分即可。同時，該信箱體系作為一套資料信息管理方法，與例如OA等辦公自動化系統并不沖突，也不重復，還可以與其他管理系統實現配合或補充，具有較強的兼容性。

4 實施的要點或難點

4.1 體系全面實施難推廣

信箱體系在集團全面推廣可能會面臨阻力，原因在于：一是登記、匯總和管理資料信息會增加一線企業的工作量，甚至還要委派專人負責該項工作；二是引入新的資料信息管理體系可能會打破企業原有的管理體系。因此，短期內全面推行該管理方式有一定困難，需要循序漸進、留出適應和調整的過程。

4.2 原始資料上傳難監管

信箱體系有效運行的基礎在于各個一線工作人員能夠自覺的、持續的、準確的、完整的將各自的一手資料及時上傳至信箱體系，但相關工作人員是否能充分履行職責，很難監控。同時，上傳資料的質量和所處階段也會有所差異，給信箱體系的整體準確性帶來影響。

4.3 資料信息質量難篩選

由于資料信息的原始存檔文件分布在各個存管單元中，通過信箱體系管理的僅僅是各個信息點的“鏡像”，屬于間接管理，所以一線企業的上級管理平臺和集團總部在不啟動具體資料檢索程序時，很難界定某些資料的真實性、完整性和可靠性，對于資料信息的質量難以批量篩選。

4.4 資源共享權限難界定

各個企業資料信息很多都涉及到商業秘密，即使是辦法流程等管理資料，也是各個企業的經驗和智慧總結，具有一定的價值，無條件的共享是不可能實現的。資源的共享需要另外建立一套約束機制和有償使用機制。但是，由于資源本身價值難于界定，同時又因為集團總部通過信箱體系僅僅管理的是資料信息的“鏡像”，資料的具體內容并不完全知曉，這就造成了作為資源共享平臺的集團總部很難界定哪些信息是可以共享的？哪些信息是有限共享的？哪些信息是公開共享的？資源的共享能夠給提供方和需求方各自帶來哪些益處、哪些效果，各方應獲得哪些回報？

5 相關建議

5.1 自上而下、循序漸進、試點測試

新式管理體系的推廣必然面臨諸多阻力，一是需要得到集團管理層的重視和支持，自上而下的進行推廣和實施方能見成效；二是各下屬企業在原有管理體系基礎上，變更新的管理方式需要有適應和調整過程，這個過程可能長、可能短，可能順利也可能阻力重重，需要循序漸進，一邊推進一邊調整、優化，不適于搞一刀切；三是向全集團推廣之前也可以選取某些有代表性的行業和企業做試點測試，通過一段時間的測試，不斷發現問題、解決問題，為全面推廣和實施總結經驗。

5.2 提高自動化水平、降低人工工作量

信箱體系可以與集團公司內部使用的各種自動化辦公系統進行技術性對接，實現資料信息自動錄入、動態調整、同步上傳、智能檢索等功能，提高信箱體系的自動化、智能化水平，提高管理效率，減少工作量和人工誤差，降低管理成本。

5.3 激勵措施、專人管理、對接終點

首先，針對原始信息錄入難監管問題，可以引入適合的激勵措施，為能夠持續、完整、及時上傳資料信息的有關人員提供一定的激勵或獎勵，促使每個一線員工能夠重視該項工作的重要意義，從按要求履行職責逐漸發展成為習慣性的工作方式。第二，各個企業亦應該設置專職的資料信息管理人員，專職負責匯總、整理和篩選本企業各項信息，按照規定期限開展資料信息盤點、對賬工作，并開展資料信息的備份等工作。第三，為保證上傳資料信息的質量，建議與各項業務流程的終點環節進行對接，保證所獲資料信息是最終版本。

5.4 理清權限、制定機制、嚴格保密

資源的共享必須要有保密權限的限制，根據資料信息的性質，科學設置不同的保密級別，各項資料信息再在上傳之初就應該標明保密類別，方便后續區分。因為各項資源都具有自身價值，所以還要設置相應的有償使用機制，使得各方均能夠因為資源共享獲得應得利益。作為資料信息的最高管理平臺，集團總部應委派專職管理部門，按照保密要求，對各個下屬企業上傳的資料信息嚴格履行保密制度。

6 結語

“信箱體系”作為一種面向大型集團公司的資料信息管理方式，可以有效的幫助集團總部豐富宏觀管理手段、提高管理效率、共享信息資源。在管理實踐中具有重要的指導意義。