提升檔案管理信息化建設的方法策略

王璦玲

摘 要：隨著現代社會的快速發展，檔案管理工作水平也逐步提高，在事業單位檔案管理中也要充分應用信息化技術，促使檔案管理業務水平與工作質量不斷提升。這需要檔案管理部門提高重視程度，不僅要轉變思想觀念與工作模式，也要完善制度，引進更多現代化人才，才能滿足新時期檔案管理工作要求，為檔案的查詢與利用創造更有利的條件。本文將簡述檔案管理信息化建設的重要性與原則，并提出了提升檔案管理信息化建設的方法策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;方法

事業單位要重視檔案管理信息化建設，檔案管理部門應認真組織，對所有紙質檔案實現數字化加工，提升檔案信息資源管理的效率。檔案管理的信息化涉及建設標準化、存儲數字化和利用網絡等內容，通過提升檔案資源的信息化水平，其應有的價值才能真正得到提升，并確保檔案資源數據更加可靠與真實，讓單位與社會獲得更好的服務，也為我國社會經濟的進一步發展創造良好條件。

一、檔案管理信息化建設的重要性

第一，通過檔案管理信息化建設，有利于更好的共享資源。隨著經濟的全球化發展，只有加快檔案管理信息化建設，才能突破信息使用者之間的壁壘，讓信息資源開發、利用、保存與傳遞的速度得以加快，真正將檔案資源的作用發揮出來。第二，檔案管理信息化有利于開創檔案事業發展新局面，對傳統檔案管理模式來說，已經難以滿足當前形勢發展要求，檔案管理人員需要在管理思維上進行創新，主動消除限制檔案管理信息化發展的不利因素，確保檔案管理工作能夠與社會整體發展保持一致[1]。第二，檔案管理信息化建設也是改革進步的新要求。以往檔案管理工作主要采取人工方式收集、整理與保存檔案，不僅投入了大量的人力、物力和財力，但檔案管理工作效率也難以提升。而在檔案管理信息化建設過程中，除了能夠提升檔案存儲數量以外，還能夠讓檔案管理人員從繁重工作中解脫出來，有更多時間與精力投入到檔案開發與利用中，能夠滿足現代社會發展的各項要求。

二、檔案管理信息化建設的原則

第一，規范性原則，這樣才能滿足檔案管理現代化要求，確保檔案工作質量與效率實現提升。通過對室藏紙質檔案的信息化管理，利用現代信息掃描、影像等技術形成計算機能夠識別與處理的數字化檔案，對室藏數字化檔案與電子文件檔案來說，均需要做到規范化，有完善的規章制度為指導。第二，安全性原則。隨著檔案管理數字化、網絡化和信息化水平的提升，也逐步出現了很多不安全因素，這需要檔案管理部門加強網絡安全防范工作，通過將安全措施做到位，提升檔案信息數據的安全性[2]。第三，效益性原則，在檔案管理信息化建設過程中，需要用到很多學科知識，要求多專業進行有效配合，并在資金投入上有較高要求。檔案管理部門應該結合室藏檔案利用與用戶的需求，將一些利用率與價值較高的紙質檔案實現數字化，讓單位各項工作的順利開展有良好的基礎。

三、提升檔案管理信息化建設的方法策略

（一）轉變思想觀念，增強信息化意識

在檔案管理信息化建設過程中，為檔案管理人員帶來了巨大的考驗，必須充分意識到這項工作的重要性，能夠主動參與其中，確保單位檔案管理信息化水平逐步實現提升。在信息化時代下檔案管理人員要樹立起新的觀念，正確理解到檔案信息化管理的意義，通過檔案管理信息化有利于資源的整合與共享。檔案管理部門也要將檔案管理信息化建設作為重要發展戰略，納入到實際日程中，這樣才能與檔案事業改革創新步伐相一致。檔案管理人員要主動適應信息化工作方式，對檔案發展趨勢有正確的認識，切實增強自身責任感，形成現代化管理理念。在單位領導和檔案管理人員的共同努力下，檔案管理信息化建設才能取得更大成效。

（二）合理選用檔案信息化軟件

當前市場上檔案管理軟件類型較多，各單位在檔案軟件系統開發上未制定合理規劃，造成檔案信息化軟件實用性與通用性不強。在事業單位的同一種軟件系統中，由于計算機型號不一樣，運行硬件環境與檔案信息化規范化分類編碼不同，因此部分單位能夠正常運行，而一些單位卻不能安裝。因為技術不先進和缺乏系統管理，為信息交流范圍與程度都帶來了不利影響，為檔案管理信息化建設造成了阻礙[3]。為加快檔案管理信息化建設步伐，應該配置專門的檔案管理軟件，提升檔案管理自動化水平，讓檔案數據在一次錄入后能夠反復使用。對檔案數據信息來說，能夠在檔案部門內部共享數據，在錄入數據以后，利用檔案管理軟件能夠打印案卷目錄、卷內目錄、自動統計檔案信息形成報表，并采取模糊查詢、組合查詢與分類查詢等方法，能夠在檔案庫內將所需檔案信息檢索出來，為檔案查借閱等工作創造便利。

（三）搭建網絡信息數字平臺

在檔案管理信息化建設中，還要重視打造完善的數字化平臺，通過形成良好的網絡化氛圍，能夠促使檔案信息化管理水平不斷提升。要想發揮出檔案信息化系統的作用，在數字化平臺建設中應該結合單位實際情況，有針對性的建設數字化平臺和檔案管理信息化軟件平臺，同時在平臺信息化建設中，也要注重形成完善的檔案資源管理數據庫，為檔案收集、歸檔和整理創造更加有利的條件。此外，在檔案信息系統建設中，要形成檔案信息查詢的相關鏈接，確保將檔案信息管理和其他信息進行有效區分，能夠實現無縫連接的目標。

（四）增加投入，完善檔案管理制度

在檔案管理信息化建設過程中，也需要在資金上有足夠的支持，事業單位要逐步加大資金投入力度，盡快配置檔案信息化管理所需設備，如計算機、打印機、復印件、掃描儀和除濕柜等。同時還要結合檔案信息化管理工作實際情況，制定完善的規章制度，確保檔案在收集、整理、分類、儲存和利用等方面都能夠有章可循。檔案管理部門要加大對工作人員的考核力度，促使其高度意識到檔案管理工作的重要性，能夠在檔案信息化工作中嚴格按照規章制度辦事，這樣才能進一步提升檔案管理的信息化和規范化水平，促使檔案的價值真正得以體現。

（五）做好人才培訓和招聘工作

檔案管理部門要注重對員工的培訓工作，聘請專門的信息化人員對其開展授課，讓他們既能夠掌握豐富的檔案管理知識，還在實踐演練中提升技能水平。事業單位要通過校園招聘、社會招聘和人才引進等方法，將更多優秀的檔案管理人才吸引進來，為檔案管理部門補充新鮮血液，確保這些專業人才能夠做好本職工作，為其他工作產生帶動作用，營造良好的檔案管理信息化工作氛圍[4]。此外，事業單位也要加大對檔案管理人才的培養力度，讓他們的檔案知識結構得以優化，能夠熟練運用各種現代設備，為檔案管理信息化水平的提升奠定良好人才基礎。

四、結語

總之，通過做好檔案管理工作，能夠為其他各項工作提供參考依據。事業單位應該提高對檔案管理信息化建設的重視程度，將檔案資源的優勢充分發揮出來，促使檔案利用價值得以提升。新形勢下也對檔案管理工作提出了嚴格的要求，需要檔案管理人員盡快轉變思想觀念，跟上時代發展的腳步，主動采取新技術，將信息技術在檔案管理中作用充分發揮出來，為我國檔案事業的進一步發展創造更有利條件。

參考文獻：

[1]于晶.淺談事業單位辦公系統與智能檔案管理[J].通訊世界，2018，25（12）：314-315.

[2]劉青松.事業單位檔案管理信息化要點研究[J].管理觀察，2018（35）：63-64.

[3]高昂.基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（23）：72.

[4]趙婧.論互聯網+背景下事業單位檔案管理[J].智庫時代，2018（48）：1-20.