如何做好檔案管理工作

田恩銘

摘 要：檔案是全面地、系統(tǒng)地反映本單位的工作面貌，完整地記錄本單位工作歷史的真實(shí)記載，因此，加強(qiáng)檔案管理工作尤為重要。本論文針對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)方面的相關(guān)問題展開研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員;自身素質(zhì);分析

在中國(guó)的各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，檔案管理工作所發(fā)揮的作用是不容忽視的。要確保檔案資料的安全使用，就要提高檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)就要相應(yīng)地提高，不僅要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定展開工作，還要不斷地完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自身的工作跟得上時(shí)代的節(jié)奏，滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

一、檔案管理人員要具備較高的管理意識(shí)

1.檔案管理人員要具備服務(wù)管理意識(shí)

檔案管理人員所承擔(dān)的工作責(zé)任不止于將所發(fā)生的檔案資料進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，而是要認(rèn)識(shí)到檔案管理的主要目的是更好地為檔案資料需求者提供服務(wù)。所以，檔案管理人員要能夠?qū)n案信息需求有所充分了解，基于此而通過向資料使用者提供相應(yīng)的服務(wù)而使檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2.檔案管理人員要具備安全管理意識(shí)

與其他的信息資料相比，檔案資料存在著特殊性，特別是一些檔案資料涉及到個(gè)人的隱私、國(guó)家和企業(yè)的機(jī)密，為了避免檔案資料的信息被存有惡意的人所利用，就需要檔案管理人員在向資料使用者提供必要的服務(wù)的同時(shí)，還要具有較高的安全意識(shí)[1]。

3.檔案管理人員要具備統(tǒng)籌管理能力

由于現(xiàn)代的檔案管理工作對(duì)檔案 管理人員的素質(zhì)具有較高的要求，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，就會(huì)導(dǎo)致管理質(zhì)量下降。這就需要檔案管理人員要具備檔案操作技能的探索精神，能夠統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案資料的立卷、整理，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定和分析，并按照規(guī)范對(duì)檔案資料進(jìn)行保存等等。只有在檔案管理中注重每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能夠提高檔案的品質(zhì)，更好地為檔案資料使用者提供服務(wù)。

4.檔案管理人員要具備學(xué)習(xí)能力

檔案管理人員要具備學(xué)習(xí)能力。檔案管理屬于是系統(tǒng)化工作，要求對(duì)每一個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)，才能夠提高檔案管理質(zhì)量。隨著科技成果逐漸地滲入到檔案管理工作中，就需要檔案管理人員不斷地完善自身的檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，以提高檔案管理職業(yè)能力。這就需要檔案管理人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷地吸收各種新的知識(shí)以革新自己的技術(shù)能力。

二、檔案管理人員要加強(qiáng)收集工作，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

檔案收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，檔案收集的是否全面、系統(tǒng)、科學(xué)，對(duì)檔案的其他環(huán)節(jié)起著決定性影響。首先要建立健全檔案工作制度，使收集工作規(guī)范化、制度化。制定有約束力的檔案管理規(guī)章制度，明確歸檔材料的范圍和歸檔期限，加大檔案收集工作宣傳力度，提升檔案收集意識(shí)，檔案管理人員也將坐等收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，同時(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門的對(duì)檔案工作的理解和支持，根據(jù)檔案管理需要主動(dòng)上交應(yīng)歸檔的文件資料，提升檔案收集的效率。其次要做好賬外文件材料的收集。在檔案管理的過程中，一些檔案人員在理解歸檔范圍時(shí)存在誤區(qū)，以為只有紅頭的正式文件才真正重要，致使歸檔文件質(zhì)量不高，大量的賬外文件散失，間接影響了歸檔工作。賬外文件是指未經(jīng)發(fā)文登記和打印的文件，包括調(diào)研報(bào)告、基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、大事記、圖片、重大活動(dòng)中形成的文件材料等。相比紅頭文件，賬外文件更充分反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)面貌、業(yè)務(wù)運(yùn)行的軌跡，更具有獨(dú)特性和不可多得性。

三、檔案管理人員要強(qiáng)化信息技術(shù)操作能力

信息時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，一些紙質(zhì)的檔案資料經(jīng)過技術(shù)處理后轉(zhuǎn)化為電子檔案。這就意味著，如果依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式是不合時(shí)宜的，就需要檔案管理人員強(qiáng)化信息技術(shù)操作能力，熟練地使用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)，做到與紙質(zhì)檔案同步管理。檔案管理人員要掌握必要的檔案管理信息技術(shù)，根據(jù)自己的工作需要補(bǔ)充學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并能夠?qū)⑺鶎W(xué)習(xí)的信息技術(shù)與檔案管理工作建立關(guān)聯(lián)性，不斷地實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要警惕檔案電子信息的被攻擊和篡改，這要求檔案管理人員一定保持高度警惕重視安全防范工作。為了加強(qiáng)電子檔案的安全性，電子檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)置防火墻等防護(hù)系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的維護(hù)，并將檔案數(shù)據(jù)信息定期備份，確保電子檔案信息的安全。隨著檔案管理人員信息技術(shù)知識(shí)面的擴(kuò)寬，并與檔案管理有效融合，會(huì)使其專業(yè)技術(shù)能力和自身的綜合素質(zhì)得到提高，這對(duì)檔案管理事業(yè)適應(yīng)時(shí)代的要求而健康穩(wěn)定地發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用。

四、結(jié)語

綜上所述，新的時(shí)期，檔案管理工作逐漸向服務(wù)化方向發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的各方面素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案資料具有政治性，且一些資料涉及到機(jī)密和隱私，檔案管理人員為資料使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，且保證檔案資料的安全，就要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定開展工作，特別要順應(yīng)信息時(shí)代的要求而不斷提高自身的信息管理能力，以確保檔案管理工作高質(zhì)量、高效率完成。

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