淺談如何做好檔案管理工作

王勇

摘 要 檔案管理工作可謂是各個事業單位里面的各種工作的基礎與前提，對于事業單位的發展與進行是非常重要的一個內容，但是由于種種原因，在很多的事業單位當中，對于檔案的管理往往是不太重視，甚至是被忽略。檔案記載了單位的發展以及內部的各種數據或者是人員的分配等等，所以在對于事業單位的管理當中對檔案的管理需要給予高度的重視，那么在這樣一個新形勢下，我們應當如何去做好檔案管理這項工作呢？以下我便提出幾點。

關鍵詞 檔案管理 如何管理 管理方法

所謂檔案是指對于過去所發生的行為、信息以及各種資源的整合，也是將這些活動進行一個良好有效的記錄的一個重要內容，。對于一個事業單位來說，檔案的管理對于其發展是有著重大的意義的，是一個事業單位的“心臟”也是其開展各種管理工作的理論依據，但是如今隨著經濟水平的不斷的發展，在各個事業單位當中的檔案管理中也出現了很多的弊端，需要進行及時的改正，以能夠順應時代的發展與時代的進步，更好的進行管理。那么以下我便提出了幾點當前檔案管理中存在的問題及對策。

1存在的問題

1.1對檔案管理工作不夠重視

檔案管理在事業單位當中可以說是一個十分重要的內容，但是在當代的很多的事業單位當中，對于檔案管理的工作都不是很重視，缺乏檔案管理意識，不能夠真正的意識到檔案管理的重要性，也不明白檔案管理是什么意思，還有很多的人認為所謂的檔案管理無非就是一些紙質材料的集合，幾乎是用不上這些材料，所以也沒有必要去對這些材料進行一定的管理。這種在意識強的偏差，就導致了一些檔案管理員也在這些工作上有所怠慢，導致很多的這樣的事業單位當中的檔案工作混亂，在真正的需要進行檔案的調查的時候根本拿不出具體的材料。甚至是有的事業單位因為對于這個檔案的管理不重視，甚至是沒有專門的設立檔案室，具體管理的人員也不是很專業與認真，造成很多的檔案混亂的現象，這對于一個事業單位來說，不論是對于其他的管理還是對于其發展來說都是非常不利的。

1.2缺乏對于檔案的規范的管理

任何的工作都需要一個規范的管理制度，無論是在人員分配上還是在管理手段上都需要一定的規范性，但是在當前的事業單位當中的檔案管理當中，存在著很多的不規范性，首先體現在檔案管理的人員素質上，目前很多的事業單位當中的管理人員在專業素養上面存在著很大的欠缺，導致在檔案的管理上面總是會出現各種各樣的偏差，導致很多的檔案歸檔不及時，所歸的檔案也不進行明確的分類，在收集的過程當中會出現很多的漏交、虛報的現象，給檔案工作的進一步工作的開展造成了很大的困難。很多檔案管理的內容不規范，沒有進行集中的統一的綜合管理，造成了檔案管理的嚴重的失誤。還有就是檔案管理的方式與技術落后，在當今這樣一個信息化的時代中，很多的檔案的本身就已經發生了變化，所以很多的檔案的收集與管理方面還是沿用傳統的技術，就會出現很多的問題與遺漏，導致檔案管理的不善，需要對技術與管理的方式進行改進。

2改進的策略

2.1加強對檔案管理工作的重視，做好對檔案的收集與整理

對于檔案管理的改進的第一步就是要首先轉換對檔案管理的重視度，意識到檔案管理是一個事業單位的重要的核心內容。對檔案管理工作做好良好的收集工作，防止檔案的缺失等問題。而一個事業單位中要想保證檔案的完整性，就不能夠僅僅去靠命令去進行制約與管理，而還應該要結合每個事業單位的內部的運行特點與實際情況去進行工作的展開。具體的來說還是要對檔案管理員著重強調檔案管理的重要性，從而不斷增強檔案管理員的對于檔案收集與管理的工作的認真態度，與提高他們在檔案管理工作中的熱情，使他們能夠在檔案的收集與管理的時候能夠重視單位的收集工作以及管理，并能夠認真的貫徹本事業單位當中設立的一些對于檔案管理所制定的制度。要知道對于對于一個管理工作來說，一定的認真的態度與重視的意識是非常重要的，影響甚至決定了這項工作的實施效果與結果。所以要主要加強對于檔案管理的重視。

2.2加強對于檔案的管理力度與檔案管理的規范性

檔案管理工作的改進還有一個方面就是要提升檔案管理的規范性，可以首先去提升檔案管理人員的素質，提升其管理的綜合水平，檔案管理這份工作看似是比較簡單，但是這份工作實際上需要管理人員具備良好的豐富的管理知識與檔案分類的專業知識，這就需要有效的提升檔案管理的工作，定期對檔案管理人員進行一定的培訓，組織檔案管理人員每天定期進行學習，進行互相的學習，交流各自之間的經驗，從而打造一支高水平的檔案管理團隊。還有就是要改進檔案管理的技術，加強檔案管理信息化管理。當前信息技術已經遍布到了各個領域當中，而在檔案管理的工作當中也應當逐漸的進行信息化的推廣，信息化的加入不僅可以為管理人員相應的減少很多的工作，簡易整理的過程，同樣也能夠有效的提升管理的正確率，在進行檔案的調查的時候也是非常的容易，從而能夠更好的提升檔案管理的規范性。

以上是我提出的檔案管理工作中的問題及改正對策。