新形勢下高校教學秘書素質和能力探討

張茹

摘要：人們對教學秘書缺乏正確的認識和評價，高校教學秘書只有根據自身所處的位置和發揮的作用，明確自身的工作定位與崗位職責，不斷提高自身素質與能力，更新工作觀念和方法，才能合理開展各項教學管理工作，為學生和教師服務。

關鍵詞：高校教學秘書；素質和能力

教學管理是高等學校教學管理的核心內容，是提高整體辦學水平的根本保證。而教學秘書是高校里最基層的教學管理人員，因此教學秘書有著政策性強、業務性強、服務性強的工作特點。

長期以來，人們對教學秘書缺乏正確的認識和評價。首先，教學秘書工作往往被誤解為只是簡單的上傳下達或是收集整理資料等重復的工作，教學秘書整日在這些繁雜具體的事務中忙碌，不但得不到認可，有時還備受怕出差錯的心理煎熬。尤其是隨著這些年來提倡的多元化辦學，運用而生的彈性學制、分流培養、貫通教學等突出以人為本的人才培養教學改革形勢下，使得原本繁重的教學秘書工作變的更加復雜。其次，教學秘書在所承擔的工作與所得到的報酬不平衡。從工資待遇來看，教學秘書的報酬普遍偏低，與教學科研人員存在一定差距。從晉升條件來看，教學秘書很難獲得進修深造的機會，教科研成果不如一線教師，因此職務升級不占優勢。總之，各個高校普遍存在教學秘書的付出與回報不成正比的問題。因此，對教學秘書工作的準確定位，有助于我們正確認識這項工作的重要性。

一、高職院校教學秘書的角色定位

1、教學秘書是教學工作的服務員

教學秘書的基本職能是服務教學、服務師生，推進教學工作的順利開展。日常工作包括準備教材、發放課表、教學檢查到組織考試、數據統計和教學計劃等，還包括對教學改革、教研項目的協助，這些教學工作都需要教學秘書提供大量的服務。

2、教學秘書是領導的參謀員

教學秘書既要跟教學主管部門接觸，又要與學院老師溝通，將意見建議及時反饋給相關領導，成為最了解教學具體情況的人。鑒于教學秘書熟悉各種教學資源的配置情況，了解教學計劃執行的進度，所以教學秘書在學院的教學改革中應當有一定的話語權，并輔助有關規章制度的貫徹執行，促進許學院計劃的可行性。

3、教學秘書是教學環節的監控員。

教學秘書對學校與學院的教學任務有落實與監督的責任，包括監督教學計劃的執行情況，協助檢查教學質量，收集總結反饋情況，并在在教學環節中提出建議，確保教學秩序的平穩運行，從而使教學質量不斷提高。

二、高職院校教學秘書的職能

在高校教學管理中，教學秘書是一個不可替代的職位，在加強教學管理、維持教學秩序、協調師生關系、提高教學質量等方面都發揮著非常重要的作用。

1、在主管院長領導下處理學生教育工作，協助學生專業建設、課程建設、實驗室建設、課堂教學管理等工作。

2、協助建立并完善專業設置、培養方案、教學計劃、學分制選課等各項規章制度，逐步實現教學工作的制度化、規范化和程序化，提高工作效率。

3、認真貫徹學校、學院教育教學方面的文件精神，加強與教務等學校有關部門的溝通，保證學院具有良好的教學環境和教學秩序，杜絕教學事故的發生。

4、協助組織教學秩序檢查、教學進度和教師教學質量評價工作，根據教學計劃和學院規定，協助主管領導定期進行教學檢查和督導，并對教師的整改情況進行跟蹤督導。

5、組織學院開展各類教學技能競賽活動，搭建教師交流學習和展示教學水平的平臺，不斷提高教師教學技能，進一步提高教學質量。

6、協調教務管理人員做好每學期學籍變動、課表安排、教材征訂、期末考試、成績管理等教學管理工作。

7、協助教學改革工作，做好教改項目申報、立項、結項、成果審定工作。

8、按時完成領導交辦的其他工作。

三、高職院校教學秘書應具備的素質

1、思想上進，加強政治覺悟

教學秘書要有較高的政治覺悟，政治信念決定政治行為，優良的思想品質、正確而堅定的政治信念是落實立德樹人根本任務的政治保證。在思想觀念日益多元多樣多變的今天，高校已經成為各種社會思潮奪取意識形態話語權的前沿地帶，政治素質不過硬，就容易在各種噪聲和雜音中迷失方向。熱愛祖國，政治立場堅定，才能夠堅定不移地貫徹執行黨的方針、路線和政策，并且時刻記住自己的角色任務，具有較強的服務意識和責任意識。

2、學習知識，提高業務水平

教學秘書的服務對象是教學主管部門、教師、學生，這三者大都是、知識分子群體，文化層次相對較高，這就要求教學秘書具備較高的文化素質和溝通能力。此外，教學秘書業務涉及廣泛、綜合性強，這就要求教學秘書充分認識到提高業務素質的緊迫感，學習運用現代化的辦公技術。在日趨龐大、精細的數據化管理面前，跟上時代的步伐，利用網絡資源和現代化辦公軟件，實現辦公自動化，以最快的方式準確的完成各種任務。

3、勤于思考，勇于工作創新

教學事務工作繁雜、瑣碎，教學秘書必須著眼全過程，把握好每個環節，強化資源保障，步步落實，做精做細管理。然而，人的精力是有限的，在有限的時間內如何高效的完成工作，是教學秘書要解決的問題。為此就要解放思想、轉變觀念、敢于創新，面對新問題、新情況，積極的提出自己的建議，優化教學管理過程，不斷探索工作的新思路、新辦法和新經驗。

4、調節情緒，鍛煉心理素質

教學秘書工作在一個有較多挫折刺激源的情境中，對教育環境、學生狀況、社會公正、自身發展等方面的問題，隨時都有承受挫折的心理準備，即使在挫折狀態下，也會采取正確的方式應付挫折，迅速擺脫挫折對心理的消極影響，并從挫折中學會堅強和奮進。

四、高職院校教學秘書應培養的能力

1、信息處理能力

教學秘書每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，并將這些信息的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給各級人員。當今時代是一個信息時代，增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。計算機作為現代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。

2、文字寫作能力

具備寫作能力是秘書工作的基本要求，而教學秘書作為秘書行業的一個分支，能力要求亦是相通的。教學秘書工作無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。如協助領導做好學校評估、擬定系部工作計劃、總結，修訂和制定教學管理文件等，這些工作需要扎實的文字寫作能力作為后盾。教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發，掌握好教學公文的格式和術語，寫出的報告要結構層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求。

3、溝通協調能力

教學秘書的工作是輔助領導處理教學事務，使工作有條不紊地展開。對領導交辦的協調事項，要多動腦筋做好溝通工作，多想辦法解決問題，多圓事、多成事。綜合各個方面的情況，有理有據地安排系里有關的教學活動。對領導交辦下級的事項，要多解釋、多引導，爭取部門的理解的支持，確保不折不扣完成到位，這需要教學秘書是有較強的溝通能力。教學秘書接觸的人員范圍廣，為達到溝通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性地傳遞信息。

五、結語

總之，高校教學秘書只有根據自身所處的位置和發揮的作用，明確自身的工作定位與崗位職責，不斷提高自身政治、業務水平、創新能力與心理素質，培養自身的信息處理、文字寫作與溝通協調能力，更新工作觀念和方法，才能跟上時代發展的步伐，合理開展各項教學管理工作，為學生和教師服務。