基建工程檔案的信息化管理實(shí)踐思考

陳曉英

摘要：隨著我國社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，關(guān)于工程檔案的信息化建設(shè)和管理已經(jīng)成為新時(shí)代基建工程的最新趨勢。檔案的管理人員要學(xué)會(huì)采用信息化技術(shù)手段，提高日常工作的效率，從而保證工程檔案完成的具體性和完整性，也能促進(jìn)檔案能夠更好的服務(wù)于工程建設(shè)。本文通過分析工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義和發(fā)展，提出一些建議，提高檔案管理效果。

關(guān)鍵詞：基建工程檔案；信息化管理；實(shí)踐與思考

加強(qiáng)基建工程檔案的信息化管理，能夠有效改善傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，建立新型的檔案管理模式，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。探討基建工程檔案信息化管理的發(fā)揮的作用，分析檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好基建工程中的歸檔管理，能夠有效促進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)，培養(yǎng)高質(zhì)量的檔案管理人才。

一、新時(shí)期工程檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）工程檔案管理信息化建設(shè)能夠提高工程檔案的管理能力

我國在工程檔案管理方面存在很大的不足，最主要的體現(xiàn)就是管理水平的欠缺，信息化建設(shè)能夠提高工程檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。檔案管理人員通過電腦、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)進(jìn)行檔案內(nèi)容的儲(chǔ)存，有利于拓寬工程檔案的管理范圍，在檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠提高檔案管理工作效率[1]。

（二）工程檔案管理信息化建設(shè)能夠做到檔案資源共享

受到管理水平的限制，我國目前工程檔案資源的建設(shè)、共享、公用的運(yùn)行體制尚未能建立，加速信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理能力，促進(jìn)資源共享有重要意義。開發(fā)全國通用的工程信息化管理軟件能夠保證工程檔案資源的共享，也是目前最有效的手段。信息化管理軟件能夠促進(jìn)工程檔案信息的開發(fā)，也能提高檔案中資料的利用能力。以全國為單位的工程檔案資料整合，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收納的局限性，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的快速查找、整理和分析，更好的利用工程檔案。

（三）工程檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)基建工程行業(yè)的發(fā)展

工程檔案匯集了全國建筑工程的資料，不僅有紙質(zhì)的文字資料，還有大量圖片、音頻、視頻等文件，如果不利用信息化管理，就會(huì)導(dǎo)致工程檔案管理受到極大的局限。只有進(jìn)行全國檔案文件的合理儲(chǔ)存，才能為我國建筑工程發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，促進(jìn)建筑行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

二、基建工程檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）工程檔案管理人員無責(zé)任心

首先，工程建設(shè)完成后，很多施工單位都會(huì)保有自認(rèn)為有用處的竣工驗(yàn)收證書、竣工圖等資料，工程檔案的儲(chǔ)存和整理只能依靠城建單位的幫助下完成。其次，工程檔案的管理人員缺乏工作責(zé)任心，在實(shí)施檔案管理工作中沒有較強(qiáng)的管理意識(shí)，缺乏利用現(xiàn)代化新技術(shù)的能力，也不會(huì)利用信息化技術(shù)系統(tǒng)輔助工作。最后，由于工程有很多數(shù)量和種類的項(xiàng)目，大部分單位卻沒有設(shè)置一個(gè)中小型工程的管理人員，很多檔案資料的管理都只是為了應(yīng)付工程質(zhì)量檢查而進(jìn)行的管理工作，這種情況最終導(dǎo)致工程資料的丟失[2]。

（二）工程檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)水平

由于高校專業(yè)課程的開設(shè)，我國專業(yè)從事工程檔案管理的人員極為匱乏。信息管理專業(yè)的人才在進(jìn)行工程檔案的初期階段，也在實(shí)踐中遇到很多難題導(dǎo)致工作效率較低。已經(jīng)在職多年的工程檔案管理人員，缺乏專業(yè)的管理水平，比如在文件資料編排上缺乏科學(xué)性，不利于資料的查找；不會(huì)應(yīng)用信息化設(shè)備進(jìn)行管理，導(dǎo)致工作效率較低。資料的編排主要以文字為主，無法將圖片、視頻、音頻等內(nèi)容一起整合。工程單位在招聘管理人才的時(shí)候，要注重管理人員的技術(shù)能力，由于檔案管理人才的缺乏，一些中小型的工程選擇兼職人員進(jìn)行管理，工程檔案管理在后期會(huì)凸顯很多問題不利于管理水平的提升。

三、提高基建工程信息化管理的思考

（一）強(qiáng)化工作人員信息化管理的意識(shí)

由于我國很多單位在檔案管理工作上缺乏正確的管理意識(shí)，認(rèn)為檔案無法在公司收益上發(fā)揮實(shí)質(zhì)效果，因此在管理模式上過于簡單，工作的目的在于避免資料的丟失和泄密，應(yīng)付工程檢查，卻忽略了檔案信息化管理的重要性。對(duì)于一些集成單位，很多檔案管理的職位都是由高層人員兼顧任職，同時(shí)管理職位人員的調(diào)動(dòng)頻繁，管理人員也缺乏專業(yè)的理論知識(shí)和操作技能培訓(xùn)。隨著我國逐漸趨于信息化社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足社會(huì)的需求，因此檔案管理必須實(shí)施信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，制定完善的檔案管理體系。

（二）建立信息化建設(shè)的保護(hù)機(jī)制

檔案管理信息化建設(shè)是目前現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，必須將檔案信息化建設(shè)水平納入年度考核中，工程檔案資料的搜索、整理、保存上要制定相應(yīng)的管理機(jī)制，采用完善的制度推動(dòng)工程檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。很多工程企業(yè)檔案管理制度非常落后，無法保證檔案管理的安全性、真實(shí)性等，因此要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，不斷完善相關(guān)制度提高檔案信息化管理水平。

（三）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理

采用新型的技術(shù)進(jìn)行檔案信息的管理和儲(chǔ)存，就必須要實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理手段。第一，完善網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的硬件設(shè)備，配備好計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等。第二，要努力開發(fā)全國上下通用的管理軟件，真正做到檔案管理和辦公室智能化的結(jié)合。第三，將檔案中的文字資料、圖片資料、音頻資料和視頻資料等匯總，建立起多媒體工程檔案數(shù)據(jù)庫。第四，采用高新的技術(shù)手段進(jìn)行檔案資料的保護(hù)，保證檔案的安全性[3]。

（四）實(shí)現(xiàn)基建工程檔案立卷歸檔管理

檔案的立卷就是在相關(guān)檔案收集完整資料后，通過文書處理部門、檔案管理部門兩方提供的資料對(duì)檔案的類型進(jìn)行分類管理，之后實(shí)施編目裝訂，成卷后形成內(nèi)容完整的基建工程檔案資料。從更加開放的角度來說，檔案立卷的流程包括三個(gè)方面：第一，進(jìn)行整理和分類。整理分類是基建工程檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是檔案管理部門將收集到的資料按照常見類型進(jìn)行區(qū)分、歸納的工作，最后制定出企業(yè)內(nèi)部需要保存的檔案。根據(jù)創(chuàng)新基建工程檔案管理的要求，采用各種不同的檢索工具，實(shí)施日常檔案資料管理的工作，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)以及利用，從而促進(jìn)檔案工作為基建工程施工建設(shè)的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第二，進(jìn)行編目裝訂工作。常規(guī)狀況下，編目裝訂工作具體包括編寫書號(hào)、編卷內(nèi)目錄、填寫卷內(nèi)備考表以及裝訂等。第三，日常歸檔工作。檔案管理部位在完成上述兩項(xiàng)工作后，如果完成了全部立卷工作就要將資料卷宗上交給檔案中心保存，進(jìn)行統(tǒng)一立卷。如果還未能完成全部工作，要繼續(xù)將不完整的資料補(bǔ)齊，補(bǔ)充好缺失的卷宗，還要檢查已經(jīng)組卷的資料，若存在誤區(qū)及時(shí)糾正。

四、結(jié)語

檔案的管理人員要學(xué)會(huì)采用信息化技術(shù)手段，提高日常工作的效率，從而保證工程檔案完成的具體性和完整性，也能促進(jìn)檔案能夠更好的服務(wù)于工程建設(shè)。本文通過探討基建工程檔案信息化管理的發(fā)揮的作用，分析檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好基建工程大難的歸檔管理，能夠促進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)，培養(yǎng)高質(zhì)量的檔案管理人才[4]。加強(qiáng)基建工程檔案的信息化觀念里，能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，企業(yè)要重視內(nèi)部文書部門與檔案管理部門的合作能力，做好對(duì)檔案的立卷歸納工作。積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，吸納優(yōu)秀的檔案管理人才，真正提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]熊叢文.淺談基建工程檔案信息資源共享實(shí)踐思考[J].智能城市，2018，4（20）：140-141.

[2]郭志綏.基建項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考[J].中國管理信息化，2018，21（2）：137-139.

[3]王秀玲.關(guān)于機(jī)場基建檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017，（27）：164.

[4]鄒斌.水文檔案信息化管理的實(shí)踐與思考[J].機(jī)電兵船檔案，2007，（5）：59-60.

（作者單位：中鐵二十五局集團(tuán)第一工程有限公司）