檔案數字化質量和安全保密控制

張濤 佟寶柱 畢春慧

摘 要：隨著科學技術的發展，信息化進程的加快，信息技術已經成為每個領域都必不可少的一項技術，各個行業將信息化技術應用于管理中，不僅能夠提高管理的質量和水平，還能夠保證信息的存留時間，在檔案管理中，信息化和數字化的推進對檔案事業管理產生了很大的影響，形成了檔案數字化。現階段，我國的檔案數字化發展還處于初級階段，有進一步提升的空間，本文就檔案數字化的質量以及安全保密控制的措施進行了闡述，旨在為檔案數字化領域提供一些意見。

關鍵詞：檔案數字化；檔案質量；檔案建設；質量控制；安全保密控制

引言：檔案數字化是檔案事業管理的基礎工作，找工作程序復雜且內容繁多，新中國建立以后對科學技術的發展，信息化進程不斷推進，我國已經在檔案數字化方面有了一定經驗，目前，檔案數字化在我國檔案管理方面已經普及，檔案數字化對我國的檔案管理事業起到了很重要的作用，特別是在資源共享方面，但是，目前，我國檔案數字化質量及安全保密控制依然處于初步階段，有一定的提升空間，在某些方面還有需要完善的地方，在操作上也會出現一些問題，尤其是檔案數字化的質量控制以及檔案數字化的安全保密控制方面的問題。檔案數字化的質量與檔案數字化的安全性緊密相連，只有提高檔案數字化的質量和檔案數字化的安全性，才能夠實現檔案管理的可持續發展。檔案數字化可以對檔案信息提供遠程網絡查詢和利用，這樣會實現檔案信息資源的交流與共享，極大程度的便利了檔案館之間的信息交流和交換，也方便了用人單位對檔案的選取，檔案數字化不僅能夠提高檔案服務的質量，而且還能夠節約社會資源。檔案數字化的質量和安全性問題不容小覷，自檔案數字化出現以來其質量問題和安全性問題都是各個國家檔案館重視的問題，一旦檔案數字化的質量下降或者檔案數字化的安全系統遭到了破壞，就會產生極其惡劣的影響，由此可見，檔案數字化的重要性不言而喻。

一、檔案數字化的概述

在20世紀80年代開始出現檔案數字化這一概念，當然，數字化成長于20世紀90年代，到了21世紀隨著科學技術的發展，檔案數字化也隨之全面快速發展，檔案數字化主要進行的工作是案卷集目錄、文件及目錄數據庫建設，檔案數字化的建設需要計算機作為輔助工具。檔案數字化的方法主要有五種，分別為紙質檔案掃描、縮微拷貝片掃描、非紙質檔案的數碼相機拍攝、激光三維立體掃描、音頻或視頻檔案數字化采集。

二、檔案數字化質量控制的內容概述

檔案的質量控制，是為了達到檔案質量要求所采取的作業技術和活動，目的是為了提升檔案管理的工作效率，監視檔案質量形成過程，消除檔案治療環節上所有引起不合格或者不滿意的因素，只有這樣才能達到檔案數字化質量的要求。

三、檔案數字化安全保密控制的內容概述

檔案安全保密控制就是有保障檔案，實體和檔案信息以及檔案數據的安全，避免檔安泄露的問題，檔案數字化過程中，安全保密控制是非常重要的內容。檔案數字化事關機密，因此安全控制是在檔案數字化過程中必不可少的。

四、檔案數字化質量控制的策略與途徑

第一要確立制度，在所有行業和企業里都是制度先行，根據國家對檔案方面的規章制度，各地的檔案單位根據中央的要求結合當地檔案的特點，制定適用于當地檔案管理單位的制度。

第二檔案質量工作要落實到個人，檔案質量是檔案的生命，因此任何一個環節都要保證其質量，這就要求每一項工作都有專門的人員負責。例如掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、執勤警衛工作員等等。假使出現了問題，就會找到具體負責的人員。

第三做好階段性評估和階段檢查工作；為了保證檔案數字化的質量，要對檔案數字化的成果進行驗收，驗收主要是對每一位工作人員在工作結束后我工作成果的檢驗，有助于工作人員總結工作方法，和改進工作方法，有益于創新工作方法，提高工作質量和效率。

第四要加強人力資源建設；人力資源建設是檔案管理工作的重要組成部分，為了提高檔案管理的質量，就要對檔案管理的人員進行培訓，檔案管理人員要熟練掌握工作技能，除此之外，還要遵守職業道德，有職業操守，檔案管理工作區別于其他工作崗位，有其特殊性，工作人員除了按照要求工作以外，還要對檔案信息保密。

五、檔案數字化安全保密控制的策略與途徑

第一建立一套符合檔案管理規章制度的建立，對檔案中涉密成都比較高的信息，要保證其安全性，就要有一套可行的規章制度，涉及到的人員也要簽署保密協議。不管是直接接觸文件或信息的檔案管理人員，還是沒有直接接觸過文件信息的人員都要按照規定，這樣才能保障檔案信息不會泄露。

第二建立科學的保密體系，通過網絡和計算機程序的設計，保證信息的安全性，計算機網絡要與所有的外網隔斷，客戶端，計算機和服務器必須要做到安全，防止由于計算機，服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故。從計算機端監控還要對計算機和網絡區域要全天監視錄像。

第三要做好備份工作，為了防止信息的丟失做好備份工作就會保護檔案數字化的成果，對檔案的整理和數據備份能夠防止數據丟失破壞產生的影響，同時，數據備份時要做好登記，此外，也要對備份的數據進行及時的保密。

第四深入開展檔案法治宣傳教育。全國各級檔案部門要深入學習宣傳貫徹全面依法治國特別是推進依法行政，進一步提高依法管檔治檔的意識和能力；及時跟進檔案法規標準立改廢工作進度，做好新頒布法規制度和標準規范的宣傳解讀與教育培訓，推動檔案法規標準的貫徹實施；廣泛宣傳各地區各部門推進檔案法治建設、加強檔案行政管理的新探索新實踐；持續推進檔案政務信息公開，扎實做好政府公開信息查閱服務。

第四要著力做好檔案安全宣傳教育。加強對檔案管理人員的全國各級檔案部門要深入學習宣傳貫徹習近平總書記總體國家安全觀，加強檔案安全警示教育，深刻剖析安全事故教訓，解讀檔案安全規章制度，普及檔案安全的工作常識，提高廣大檔案工作者的安全意識和防范化解風險隱患的能力；廣泛宣傳國內外加強檔案安全的有效措施以及相關領域的安全管理經驗，推動完善人防、物防、技防相結合的檔案安全防范體系。

結束語：檔案數字化的質量和安全控制都很重要，因此在人員的選拔上要慎重，目前，全國各級檔案館主要開展了檔案全文信息的數字化。你部分答案管已經可提供檔案信息的遠程網絡查詢和利用，實現了檔案信息資源的交流不共享，拓展了檔案利用服務的范圍，提高了檔案利用服務的質量，大量節約了社會的資源

雖然我不在檔案數據化方面已經形成了一定的基礎，但是在檔案管理過程中檔案數字化的質量和控制保密竟然存在著很多問題，。我國人口眾多，所以它管理的任務量大，在檔案數字化方面必須要好質量的問題，同時，檔案管理工作事關國家機密和個人隱私，所以安全保密控制更為重要，對于這個話管理這兩大難題和兩大正營，我國的檔案管理機構和管理人員一定要加以重視，不斷的研究出加強檔案制度化，質量及安全保衛工作的作用和發展。

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