編制《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的創新探索

郭士飛

摘 要：《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》是企業科學界定文件材料歸檔范圍，準確劃定檔案保管期限的重要依據。企業科學編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，對推動企業檔案資源建設具有重要意義。

關鍵詞：10號令；歸檔范圍；保管期限

當前，我國社會主義市場經濟體制建設進入新的歷史發展時期，在這個關鍵時期，國家檔案局頒布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令），隨后又下發了《關于貫徹實施<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>的通知》，要求各企業完成本企業《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制工作，這是貫徹實施10號令的關鍵和重要環節。在編制保管期限表的過程中我們在方法與技巧方面進行了新的嘗試與探索。

1 貫徹實施10號令，編制《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的重要意義

企業檔案是企業經營、生產、科研、技術和管理等活動的真實記錄，在規范企業管理、輔助生產經營、維護企業權益、完善法制經濟、解決企業糾紛以及追蹤產品質量等方面的作用日益增強，使企業檔案成為企業內部控制、科學管理堅實基礎，成為依法經營、開展各項業務的重要依據。10號令是一部新的形勢下企業檔案業務建設的重要規章，是企業科學界定文件材料歸檔范圍，準確劃定檔案保管期限的行動指南，對企業科學編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，推動企業檔案資源建設具有重要意義。

2 10號令的基本內容與《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制要求

10令包括兩部分，一是《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》二是《企業管理類檔案保管期限表》。與以往有關企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的文件相比，在形式和內容上都有較大的變化，完全打破了以往的0～9大類的概念，開啟了全新的企業檔案管理模式。

10號令要求結合企業生產組織方式、產品和服務特點，編制企業歸檔范圍和檔案保管期限表，歸檔范圍橫向要覆蓋企業所有機構設置或職能部門，縱向要包括從企業的設立、發展到解散的全過程文件。10令還規定《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》需報上級主管部門和檔案行政部門審批。

3 《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的內容構成和編制方法

分析10號令的第十二條可以得出，企業檔案包括兩部分，一部分是管理類檔案，另一部分是生產技術類檔案（包括生產、科研、建設項目）。按機構或職能編制管理類歸檔范圍表，按生產和服務類型編制生產技術類歸檔范圍表，最后匯總成企業的總表。

檔案員積極配合職能部門相關人員在系統分析工作流程、職能及其生產技術環節的基礎上，梳理管理過程和生產過程中形成和接收的文件材料，全面掌握各生產技術環節中產生的所有文件材料的內容與構成，特別注意業務創新和業務流程變化而產生的文件材料編入歸檔范圍；編制過程中廣泛聽取管理人員、工程技術人員的意見，確保編制效果和質量。全面分析和鑒別本企業形成文件材料的現實作用和歷史價值，兼顧國家其他有關法律、法規對檔案保管期限的要求，統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和確定檔案保管期限。

4 《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制步驟

制定歸檔范圍必須從企業實際出發，按照部門職責進行。既不能由檔案室大包大攬，也不能由職能部門各行其是，需要職能部門和檔案室互相配合。由檔案室牽頭，檔案人員吃透10令的精神，掌握編制要求，熟悉職能部門職責，與職能部門多次溝通確定歸檔范圍。在編制過程中按照以下步驟進行：

第一步：部門職責分析。依據企業標準《部門分工規定》、企業部門職能調整文件等分析職能部門的基本職責要求。

第二步：簡化10令《企業管理類檔案保管期限表》。此表為四級層壘制編號，簡化到第二級，表由342條簡化到114條，歸檔內容的表述基本相當于部門職責，比如：13.5條“財務工作文件材料”對應的職能部門就是財務部。將簡化表中的歸檔范圍與職能部門基本職責對應。

第三步：將簡化表分解發給相對應的職能部門，要求職能部門按照《部門分工規定》的職責填報履職過程中制定、接收、經辦的文件，形成管理類歸檔范圍表。

第四步：檔案室根據職能部門反饋內容做相應調整，將總表和上級主管單位制定的歸檔范圍按照職能分解發給相關的職能部門，要求各職能部門對照上級主管單位的歸檔內容檢查重要文件無遺漏。

第五步：與生產部門溝通，掌握生產部門在工作中形成的記錄及表格，形成生產技術類歸檔范圍表。

第六步：根據反饋意見和歷年歸檔文件，檔案員進行必要的修改。

第七步：檔案員將 “管理類歸檔范圍”與 “生產技術類歸檔范圍”合并。匯總成為《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》

第八步：檔案部門逐一與職能部門討論確定文件歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，形成定稿。

5 編制《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的注意事項

在制定歸檔范圍之前，檔案室認真研究了上級主管單位的歸檔范圍，即華能集團和華能山東公司制定的歸檔范圍，華能集團與山東公司主要是管理機構，歸檔內容主要屬于管理類文件。企業文件歸檔范圍除了管理類文件，大部分是生產技術類文件。如果將上級單位的歸檔范圍直接發給各職能部室，有的部室可能會照抄照搬，而生產一線部門則沒有參照。

編制歸檔范圍表要貼近工作實際，去掉那些空泛的表述，落實為部門正常履行職能過程中產生的文件。比如：為了提高可操作性，避免出現“重要”“一般”的字樣，按照行政級別區分為省級、市級；按照主管級別劃分集團級、山東公司級和廠級；按照數額分為200萬以上，20萬以下等。

對各類歸檔文件材料保管期限確定時，堅持以人為本、與時俱進、科學發展的原則，將與機構、人員、責任、 財務、制度有關的檔案的保管期限定為永久。

6 《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》的持續修訂

《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》是檔案管理的一項基礎性管理工作，只有不斷完善更新才能與企業發展同步。機構改革，職責調整以及臨時性工作都產生不同的文件，檔案員應及時關注企業的機構調整和工作安排，及時跟進了解情況，對歸檔范圍做出相應調整。

參考文獻

[1]《中國檔案》雜志2015年第3-7期 10號令解讀系列文章 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經科司