電力工程檔案數字化管理探究

鄧園園

摘 要：許多企業在檔案管理工作上都拋棄了傳統的管理方式，選擇適應時代發展的數字檔案管理方式。數字化檔案管理技術不僅能夠對信息技術進行及時處理，而且可以更好的提升企業檔案管理工作的質量。而且許多的電力公司也將數字化檔案管理技術應用在公司檔案管理工作中，因此，筆者在這里將對電力工程檔案數字化管理進行探究。

關鍵詞：現代化；數字化；電力工程檔案管理

電力行業不斷發展給電力公司檔案管理工作帶來了非常大的壓力，檔案管理工作者不僅需要對紙質檔案進行嚴格的備份和查閱，而且必須要保證檔案管理工作的質量符合公司要求。在這種情況下，傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足公司對檔案管理工作質量的要求，因此電力公司必須要將數字化檔案管理技術應用在公司的檔案管理工作中，從而更好促進公司檔案管理工作的規范化和標準化。

1 數字化檔案管理的含義

數字化檔案管理技術的出現是電子檔案管理技術的必然產物，在這個信息化快速發展的時代人們對檔案管理工作的質量和管理效率的要求也越來越高，因此，在公司檔案管理工作技術上必須要有所創新，要提高公司檔案上傳效率。由此，數字化檔案管理技術在電力行業的檔案管理工作上便得到了充分的利用，這種檔案管理方式不僅是傳統檔案管理方式的改革和創新，更是現代化檔案管理在建設上的必然產物。

2 數字化檔案管理技術的重要性

現在電力企業的紙質檔案非常多，而且檔案信息量也非常的大，因此，將數字化檔案管理技術應用在電力企業檔案管理工作上是非常重要的。數字化檔案管理技術不僅能夠幫助檔案管理工作人員提高檔案管理工作的質量，而且可以讓檔案信息得到有效的存儲和利用。數字化檔案管理技術不僅能夠有效地減少電力公司在檔案管理工作方面的成本投入，而且能夠有效地實現檔案信息的資源共享，幫助公司形成更好的檔案管理體系。

2.1 數字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的優勢

由于電力公司需要整理的資料檔案非常多，大多數的電力公司都會選擇增加更多的人力來提高檔案管理工作的效率，但是增加檔案管理工作人員不僅需要電力公司投入更多的成本，反而會降低檔案管理工作的效率。但是采用數字化檔案管理方式可以讓電力公司在不需要投入更多的檔案管理人員這一前提下，提高檔案管理人員的工作效率，另外，數字化檔案管理方式是讓機器來完成對文件的一系列操作，這一檔案管理方式能夠有效地提高檔案管理工作的質量。一些電力公司為了更好的提高公司檔案管理工作的效率還構建了新的檔案整理平臺，幫助公司能夠快速地從網上對各種檔案信息進行歸檔和整理，促進公司更好的實現檔案管理工作的數字化和網絡化。

2.2 數字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的作用

數字化檔案管理技術在電力工程檔案管理工作上，能夠有效地提高檔案管理工作在這個信息化社會的地位，數字化檔案管理不僅是公司在檔案管理工作技術上的創新，更是公司在檔案管理理論方面的創新。傳統的檔案管理方式在檔案審核和查閱過程中會讓紙質檔案受到一定程度的破損，這在很大的程度上會嚴重影響檔案的保存時間。另外，傳統的檔案管理方式不能夠實現網絡化的信息共享，公司人員在需要查閱檔案時，一般都是需要向檔案管理人員借閱檔案，在檔案借閱的過程中經常會出現篡改檔案和檔案破損的情況。但是利用數字化檔案管理方式就可以有效地解決上述問題，數字化檔案管理不僅能夠實現公司人員間的信息資源共享，而且可以更好地保證檔案信息的安全。數字化檔案管理在電子檔案管理系統的幫助下能夠對檔案查閱過程進行全程監控，這在很大的程度上提高了檔案管理工作的規范化程度。

2.3 數字化檔案管理能夠有效地提高電力公司檔案管理工作的效率

數字化檔案管理方式利用了電子檔案管理系統，這一系統是通過網絡對檔案信息進行檢索，所以說數字化檔案管理能夠在保證檔案信息準確的情況下，提高檔案管理工作的效率，促進公司檔案管理工作趨向規范化。另外，現在許多的電力公司在檔案信息共享上都需要系統管理人員設置權限，只有擁有閱讀權限人員才可以進行檔案信息的閱讀和下載，這在很大的程度上更好地保障了公司檔案信息的安全。

3 促進電力工程檔案數字化管理發展的必要條件

3.1 電力公司一定要重點培養檔案管理方面的人才

對于電力企業而言，企業的檔案管理工作是整個企業的基礎工作之一，很多時候公司檔案管理工作的質量能夠在一定程度上影響公司發展，因此，電力公司一定要重點培養檔案管理方面的人才，為企業發展提供保障。企業在平時的管理工作中，一定要充分調動檔案管理人員的工作積極性，保障檔案管理人員充分投入檔案管理工作中，并且要嚴格督促檔案管理人員將檔案管理工作落到實處。更重要的是，電力公司一定要根據公司檔案管理工作的現狀，階段性地開展檔案管理方面的知識講座，鼓勵答案管理人員積極參與，這樣有助于實現公司檔案管理工作的規范化。另外，公司在平時的運營管理過程中，一定要注重提高檔案管理人員的奉獻精神，不管是檔案管理人員的思想覺悟還是綜合素質都一定要有所提高。電力公司可以經常開展相應的檔案管理知識培訓，提高每一位檔案管理工作人員的專業技術水平，切實保證每一位檔案管理人員能夠熟練地對公司檔案進行審核和查閱。

3.2 電力公司可以建立相應的數字化檔案管理服務平臺

電力公司在檔案管理工作上可以建立相應的數字化檔案管理服務平臺，這樣有助于檔案管理工作人員發揮主觀能動性，另外，建立數字化檔案管理服務平臺還可以提高電力公司的服務質量。更重要的是，使用數字化檔案管理能夠更好的保證檔案管理人員對重要文件的處理質量，從而保證檔案處理工作完全符合公司要求。有的時候電力公司也需要對檔案進行分批處理，這個時候利用數字化檔案管理服務平臺能夠很好地實現文件的同步移交。不僅如此，構建數字化檔案管理服務平臺能夠有效地彌補公司檔案管理軟件的不足，及時的解決檔案管理人員所遇到的問題，提高檔案管理工作的效率。

3.3 能夠有效地實現集團信息和企業信息之間的聯合

數字化的檔案管理能夠有效地實現電力企業信息與集團信息的有效聯合，不管是在文件上傳還是在政策下達方面都能實現信息聯合，提高電力公司工作的及時性和有效性。另外，數字化檔案管理可以幫助企業和集團在網上實現溝通和交流，一旦企業和集團實現網上溝通交流，就可以在網上進行文件傳輸和視頻會議，這也是企業與集團實現檔案信息互聯的體現。數字化檔案管理不僅需要對現有文獻進行數字化歸檔，更需要對過去重要的文件進行入檔和數字化轉換，有些重要的文件是需要企業長期保存的，所以說在企業管理分散和檔案數據龐大的情況下，建立數字化檔案管理平臺對電力企業檔案管理工作是非常重要的，而且建立數字化的檔案管理平臺可以促進企業形成良好的信息資源體系。

4 結束語

當今電力企業快速發展，傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足企業對檔案管理工作質量和效率的要求，因此，電力企業必須要將數字化檔案管理應用在企業的檔案管理工作中，這樣可以有效地提高檔案管理工作效率，促進企業更好、更快發展。

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