關于解決人事檔案信息公開問題的幾點意見

李洪山

摘 要：隨著我國市場經是體制的確立和完善，人才流動日益頻繁，加之人事制度改革的推進和《政府信息公開條例》的出臺，對人事檔案信息公開的呼聲越來越高。筆者從檔案法律、法規與《政府信息公開條例》不一致、人事檔案管理現代化問題等方面，對實行人事檔案信息公開提出自己的看法。

關鍵詞：人事檔案信息公開問題；意見；建議

人事檔案作為組織和人事部門用人治事的工具，長期以來由組織上掌握和使用。它是組織考察、了解員工的重要手段，是組織、選拔使用干部的重要依據。雖然人事檔案記載著的信息與個人息息相關，但它一直離公眾很遠，始終在高度保密的環境中運轉，個人沒有機會和權利使用。在戰爭年代和計劃經濟時期，這種傳統的人事檔案和人事檔案管理工作曾發揮了相當重要的作用。但隨著我國市場經是體制的確立和完善，人才流動日益頻繁，加之人事制度改革的推進和《政府信息公開條例》的出臺，對人事檔案信息公開的呼聲越來越高。筆者認為，如果要實行人事檔案信息公開，就必須解決好如下問題：

1 人事檔案管理現代化問題

利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現檔案信息的網絡化管理，是當前人事檔案管理工作研究的重要課題。建立人事檔案信息數據庫是人事檔案信息化建設的基礎工作，是人事檔案提供利用與開放的基礎和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉變，人員流動日趨頻繁。因此，筆者建議，一是建立全國通用可靠的人事檔案信息網，為今后實現信息資源數字化、信息載體多樣化、信息共享整體化打下堅實的基礎。二是建立人事檔案全文數據庫。通過大型掃描儀把利用頻率高、利用價值高且易磨損的檔案材料傳輸到計算機中，檔案使用部門和個人可根據需要從全文數據庫中調出有關內容，通過屏幕查閱并根據需要進行摘錄、打印等，努力做到人事檔案信息資源的共享，既方便了使用者，又大大提高了人事檔案利用工作的效率和質量。

2 人事檔案信息的安全保障問題

一是人事檔案原本的安全。人事檔案有著自身的特殊性，原始記錄是其特有的本質屬性，如當事人的親筆手稿、審核人的簽名和公章等具有法律憑證作用，而且每本案卷具有唯一性，一旦受損就難以彌補。因此，在對人事檔案信息進行數化轉換時，必須加強原本檔案的安全保護。二是人事檔案信息在電子網絡環境中的安全要保證。人事檔案信息公開必然要借助電子網絡的快捷，但網絡環境中的人事檔案信息依然要面對多種安全隱患。對于電子文檔來說，信息與載體是可以分離的，這種分離性使電子文檔隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。此外，預防和杜絕因計算機硬件或磁盤故障、系統安全、病毒威脅、介質設備的故障、操作失誤等原因造成信息數據丟失、損壞的現象發生，以確保人事檔案信息的安全。

3 傳統人事檔案管理體制與人事檔案信息服務社會化、開放式之間的矛盾問題

針對傳統人事檔案管理體制的種種弊端，筆者認為，如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的，在模式構建時，可從以下幾方面入手：一是提高全社會的檔案意識和思想觀念是實現人事檔案信息公開制的基礎。因此，要創建人事檔案信息公開制就必須認真貫徹落實《政府信息公開條例》，確立人事檔案信息公開原則。對權利享有人—信息利用者進行宣傳教育，提高他們的民主法制意識，提升他們參與管理以及維護自身合法權益的能力。賦予民眾在檔案利用中享有更大的自由，在全國上下創造一種利用檔案的良好氛圍，激發公民利用檔案的熱情。二是根據人事工作的發展，廣泛、及時、準確、真實、完整地收集在新的人事工作中所生成的人事檔案材料，開拓檔案新形式，不斷豐富檔案信息，完整、客觀、真實地反映檔案當事人的情況，減少信息老化，避免信息失落。三是建立全國通用可靠的人事檔案信息網和人事檔案管理中心。采用各種現代的信息技術使人才信息共享，減少不必要的管理成本，讓公民通過更便捷的途徑獲得高效滿意的服務，從而提高人事檔案存在的價值。此外，要建立人事檔案信息的快速互動回應機制，提高人事檔案管理效率。

4 人事檔案信息開放過程中個人隱私權保護問題

人事檔案開放既要維護個人的知情權，又要保護個人的隱私權。通過主動接受公民的舉報、投訴，向社會公布檔案行政執法的監督電話，設立舉報箱，建立各種監督檢查組，杜絕侵犯個人隱私權保護公民知情權，提高人事檔案管理水平。同時，也要加強信息公開過程中管理人員的監督。個人隱私是指個人不愿意公開或不愿意讓他人知悉的個人秘密。個人隱私權是指公民享有的私人生活安寧與私人信息依法受到保護，不受他人非法侵擾、知悉、收集、利用和公開等的一種人格權。人事檔案信息包含著個人隱私，在進行信息公開中要做出謹慎的界定，既要讓人事檔案信息能全面地反映個人的德、能、勤、績，又不可把個人隱私披露出去，侵犯人事檔案當事人的個人隱私權，造成不必要的法律糾紛。有關部門可以結合實際情況，進一步確定開放審核程序，建立授權制，審慎鑒定開放信息。人事檔案中涉及個人隱私的部分，如涉及個人家庭出身、健康狀況、工資收入、各種評價等內容的檔案，必須經地當事人的認可才可開放利用。個人的隱私材料不可透露給無關人或機構，只能提供給需要知情的合法利用者。管理人員掌握著信息的運作、發布、安全諸多要素，一旦管理人員本身出現問題，后果不堪設想。因此，對人事檔案管理人員也要進行權限監督和控制。

5 檔案法律、法規與《政府信息公開條例》不一致問題

現行的檔案法律、法規中關于檔案公開利用的條款大多是在上個世紀制定實施的，限于當時的社會環境和檔案的社會意識，這些條款在公民的知情權保障等方面考慮不多。例如，中組部《干部檔案工作條例》的第31條規定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這樣的規定與《政府信息公開條例》及現代社會發展趨勢是相悖的。因此，必須首先解決《政府信息公開條例》與檔案法律、法規不一致問題。立足公開、規范先行，努力完善人事檔案管理制度，對缺乏和不合理的地方進行修訂；建立信用檔案的規范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業進行監督和管理；變革傳統的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對人以必要的知情權；明確規定人事檔案的相對人可以通過授權方式，查看本人的人事檔案信息內容；建立違法責任追究制，對應公開而不予公開、應當保密卻公開的有效責任人追究其相應的法律責任。