新形勢下高校檔案資源整合與共享研究

田濱海

摘 要：高校的檔案信息資源是高校信息的重要來源，如果能將分散的檔案信息資源集中起來形成整體化的檔案信息資源，就可以充分開發和利用高校檔案信息資源，從而更好地為學校服務。本文通過對高校檔案信息資源作用的簡要分析，提出了高校檔案信息資源整合與共享管理的必要性和高校檔案信息資源整合與共享管理的幾點措施。

關鍵詞：高校檔案；信息資源；共享研究

基金項目：本文系黑龍江省檔案局科技項目（項目編號：KDK2018-11）。

普通高等院校是教學和科研的基地，是培養人才的重要場所。高校檔案的內容集教育、科研、管理于一體，是社會主義現代化建設不可缺少的豐富的信息資源。在高校需要的各種信息中，檔案信息占的比例較大，是高校信息的重要來源。只有科學地對高校檔案信息資源進行管理和利用，才能及時、迅速地為利用者提供全面、準確、系統的信息，為高校的建設與發展服務。

1 高校檔案信息資源整合與共享的作用

高校檔案信息的來源主要是學校各院、系的教學部門及職能管理部門在行使職權、處理工作的管理中和教學、科研等業務活動中直接形成、積累的各種文件材料，通過對具有保存利用價值的各種載體的文件材料進行整理、組卷，形成了可供查找利用的檔案。同時，構成學校檔案全宗的內容也包括校外單位來文特別是上級有關主管部門、其他相關業務部門涉及本校的有關文件。因此，高校檔案信息是一筆極為豐富和重要的信息資源，對全面了解學校的歷史和現狀，對管理、教學和科研，對維護師生員工的利益，對促進教育事業發展，對服務經濟建設等，均起著參考、平整和借鑒的作用。

一是為社會發展服務。高校檔案信息資源是整個信息資源的組成部分之一，同眾多的信息資源一起對社會的發展起著重要作用，是保證國家在科學技術、文化等方面可持續發展的不可缺少的重要資源。二是為經濟建設服務。高校承擔著許多重大科研課題，進行著大量的科研技術的研究工作，尤其是實踐性強的基礎性研究工作，形成的科研成果檔案對服務經濟建設具有很高的開發利用價值。三是為教學工作服務。高校的中心任務是培養高素質的合格人才，需要不斷提高教學質量，進行教學改革和教學評估。檔案信息對此起著借鑒和參考的作用，是檢查教學、科研和實驗的情況、總結教學經驗教訓、提高教學質量的重要依據，也是開展教學評估的基礎。四是為管理工作服務。決策離不開對歷史和現實的掌握和分析，檔案信息是學校領導和有關職能部門進行教學決策和提供事實依據的寶貴資源，是管理高校、建設高校的參考，為制定重大決策及進行理論探討和政策調研等工作提供依據和借鑒。

五是為現實需求服務。檔案信息能提供平整的作用，為學校、教職工、學生解決一些關系切身利益的問題，能維護學校和師生的權益。如為土地使用權屬、基本建設、財務審計、職稱評定、出國留學、學歷證明等等提供原始憑證。六是為宣傳教育服務。高校檔案信息資源是進行校史和校情教育的極好教材。根據檔案信息能全面了解和掌握學校的發展歷程、歷史和現狀，對內進行教育，激勵員工士氣。利用檔案信息還可對外宣傳，樹立學校形象，提高學校知名度，加快學校發展。

2 高校檔案信息資源整合與共享的必要性

高校檔案信息資源整合與共享管理就是要打破封閉的狀態，把校內各單位分散的檔案信息資源集中起來，加工成檔案信息產品，形成綜合化、整體化的檔案信息資源，從而充分發揮高校檔案信息資源的作用。

高校檔案信息資源整合與共享管理是開發高校檔案信息資源，建立統一的檔案信息服務的需要。對高校檔案信息資源進行一體化管理是一條符合精簡、效能、統一的原則，又能達到宏觀管住、微觀放開、延伸范圍的管理新路子。檔案信息資源一體化管理可以大大加強信息的傳遞力度，從而提供高層次、深加工、綜合性決策信息。實現高校檔案信息資源的一體化管理，還可以給學校節約一些不必要的人力、物力、財力和時間，充分利用現有的現代化設備，免去重復勞動，使有限的資源最大的經濟效益和社會效益。

對高校檔案信息資源進行一體化管理可以有效地保證檔案信息資源利用的更加及時、更有深度。如科研課題檔案，有關檔案人可以改變傳統的檔案管理方式，由對檔案的終端控制轉向前端控制和過程控制，即更好地把握檔案形成過程中的每一環節，又能充分利用每一環節中的研究成果。在將科研成果系統整理、編研成冊之后，積極尋找與經濟建設的有機結合便可迅速轉化為生產力，快速地為學校和社會服務。對于教學檔案來說，如果能夠與教務處、學工部等部門合作的話，那么可以建立一個完整的畢業學生數據庫，其中涵蓋學歷要求的錄取名冊、成績單、獎懲情況、畢業證書編號等等，通過安全的計算機網路系統，將有關的信息在網上予以公開發布，這將大大方便利用者的利用。從而也達到了檔案信息資源一體化管理的目的。

3 高校檔案信息資源整合與共享的幾點措施

1）重視網絡技術的應用，架起四通八達的信息橋梁，使單位內部的檔案信息資源和外部的信息資源得到最大限度的交流和利用，實現真正的資源共享。計算機網絡技術可以改變檔案信息資源布局的分散性，方便開發和利用，進一步提高檔案服務的質量。在高校中，有些檔案信息資源布局分散，給利用者帶來很大的不便。而現在隨著網絡技術的發展，對這些問題的解決將是輕而易舉的。我們可以利用網絡技術把開發的檔案信息制作成網頁，通過網站上網傳輸，無論利用者身處在何處，都可以通過網絡方便而容易地查到檔案信息，這就在空間上大大縮短了利用者與檔案的距離。另外，我們還以建立專門的網站，引導利用者和歸檔者到特定的網址獲取或上傳檔案信息。這樣在網絡環境下對檔案信息資源作一體化的管理使全校的檔案信息資源聯系起來，形成一個內容豐富，門類繁多的信息集成系統，為利用者提供高質量的服務，這樣就從根本上解決了檔案分散性的問題。

2）重視檔案信息收集的完整性。檔案收集的完整與否會直接影響整理的質量，進而影響到檔案的利用效果。高校檔案工作要想滿足學校發展的需求，服務學校建設，檔案部門就必須逐步建立起門類齊全、數量充實、結構合理、內容豐富的檔案信息庫，并注重分析、研究及系統開發，才能發揮出檔案信息的最大效益。因此，廣泛收集優質的檔案信息資源來進一步豐富館藏，可以說是高校檔案信息資源整合與共享管理的中心工作。一要做好一個“廣”字。在現有基礎上，進一步擴大接受范圍，把一些散存在各部門的有價值的各種檔案信息收集上來，做到收全、存好、活用。二要突出一個“質”字。在收集檔案豐富館藏過程中，不能片面地追求數量，必須以質量為中心，真正把優質的檔案信息資源收集保存好。三要講求一個“特”字。有特色的東西往往才是最有價值的。因此，檔案部門要著重做好能夠反映本校特色的檔案的收集工作，逐步建立起內容豐富、特色突顯的館藏體系。

3）重視提高專兼職檔案員的素質。高校檔案信息資源整合與共享管理注重通過高校內部各部門之間的密切聯系，使檔案部門及時把握新產生的信息資源，并在最短的時間內將資源轉化為能夠為學校及社會服務的檔案信息，從而更好地發揮檔案部門的服務功能。這樣就要求全校的專兼職檔案人員具備很高的檔案素質，才能將這個事業進行到底。高校的檔案工作者們要提高對高校檔案信息在新的技術革命和未來信息社會中的地位、作用的認識。高校檔案信息在教學、科學研究、行政管理、經營決策等活動中，越來越顯示出巨大的作用和取得的顯著效益，逐漸為社會各方面所承認。所以全體檔案工作者必須按照信息社會對檔案資源的需要，做好檔案信息的收集、管理、利用工作。

參考文獻

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