對開放檔案的一點想法

趙國強

摘 要：開放檔案是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關保密的規定和其他有關規定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據不同情況，分期分批地向社會開放，各機關、團體、企業事業單位和公民，根據工作、生產、建設、科學研究等方面的需要，只要履行一定手續，即可利用業已開放的檔案。凡我國的機關、團體、企業、事業單位和其他組織以及公民，持有合法證明（如介紹信、工作證等），經檔案館同意，辦理借閱、登記手續，均可利用開放的檔案。利用者可到檔案館閱讀、摘抄和復制檔案。

關鍵詞：開放檔案；要求；措施

開放檔案是現代社會公民民主權利的具體體現。開放檔案，標志著利用檔案不再是一種特權，而是全體公民都能充分享受的權利，同時，也意味著國家承擔了向社會公眾開放檔案的義務，公民取得了查閱檔案的權利，檔案部門再不是可望不可及的禁區，檔案工作者是為公眾提供檔案利用的服務人員。開放檔案，能夠使檔案館由封閉型、半封閉型向開放型轉變，真正成為社會各方面檔案利用者開發利用檔案史料的中心。開放檔案，會給檔案館的發展帶來生機，可以使社會認識到檔案的利用價值，從而為檔案館事業的發展創造良好的外部環境條件。各級國家檔案館經過開展開放檔案工作，能夠發現自己業務工作的缺點與不足，從而按照檔案開放的要求改進和提高各項工作的質量。開放檔案，也可以改變過去不合理的館藏結構及收集工作的政策，對檔案文件的組卷方法、整理方法也提出了新的要求，改變檢索工具單一、檢索效能低下的局面，同時也促進了檔案利用工作的發展。

1 開放檔案的要求

正確處理檔案開放與控制的關系，明確開放檔案的具體范圍。各級國家檔案館必須解放思想，提高認識，樹立檔案開放和保密觀念相統一的思想。一方面應該看到，我國各級國家檔案館保存的30年以前形成的檔案，特別是歷史檔案，絕大多數已不涉及現在黨和國家機密。這批豐厚的檔案信息資源，只有及時地開放利用，才有利于發展社會主義現代化建設事業。同時也必須明確，開放檔案并非檔案館無條件地敞開門戶，不受任何限制，只有無損于黨和國家、民族、公民權利等各方面利益的檔案，才能開放。對檔案既實行開放又進行必要的限制，這是世界上任何開放檔案的國家普遍實行的做法。

根據《檔案法》及《檔案實施辦法》，中華人民共和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案，民國時期的檔案和革命歷史檔案），應當自《檔案法》實施之日起向社會開放；中華人民共和國成立以來形成的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放；經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放；如果所列檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其他到期不宜開放的檔案，其向社會開放的時間可以延長到檔案形成之日起滿五十年，滿五十年仍有可能對國家重大利益造成損害的，可以繼續延期開放。各檔案館應對館藏所有已到開放年限的檔案，及時進行審查，具體確定本館開放檔案的范圍。

2 開放檔案的措施

2.1 做好基礎工作，為開放檔案創造必要條件

首先，加強開放檔案基礎業務建設。各級國家檔案館必須根據開放檔案的客觀需要，加強基礎業務建設。對準備開放的或業已列入開放范圍的檔案，應加強整理和劃控工作，使之有目可查，有規可依。對檔案的內容應依據國家有關法規文件的規定，進行認真的鑒別核查。其次，做好檔案的解密劃控工作。根據1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍暫時規定》，1991年1月1日前形成的涉密檔案，由國家各級檔案館負責解密；對館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認為仍屬國家機密的，應當自該檔案屆滿30年之日前6個月，以文件形式通知有關的檔案行政機關或檔案館；過期未通知的，由檔案館進行處置；各級國家檔案館保存的1991年1月1日后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密；各國家檔案館保存的經濟、科學、技術、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會開放的，應向檔案形成機關發出要求提前解密的通知，有關機關在接到通知的半年內應予以答復，否則，檔案館可根據有關規定辦理；原檔案形成機關、單位已被撤并的，對其所形成的涉密檔案文件的處置工作，由承擔其原職能的單位負責；如無相關的承擔機關或單位，則由檔案館負責處理。

第三，編制利用開放檔案的檢索工具。這是實現開放檔案的必要條件，也是開放檔案工作的一項重要內容。各級國家檔案館必須為開放檔案準備較好的檢索工具體系，以便多途徑、多角度滿足檔案利用者的檢索需要。所以，檔案館必須在充分利用原有的案卷目錄的基礎上，編制開放檔案目錄、文件目錄、人名索引、地名索引、檔案館指南、全宗指南等。開放檔案目錄，不僅可以滿足利用者的直接查檢要求，而且可以使利用者在檢索過程中熟悉和了解相關檔案信息線索，擴大對檔案的開發利用范圍。

2.2 建立和健全開放檔案的利用管理制度

開放檔案是一項嚴肅而細致的工作，必須有嚴密的制度作保證。各級國家檔案館應根據檔案法及其實施辦法、檔案館開放檔案辦法的有關規定，制定本館的實施細則及其他規章制度，具體規定開放檔案的利用要求、利用方式、利用手續，以及復制、公布等事項。根據國家有關文件規定，大陸公民持有身份證明材料，可直接到國家檔案館利用開放檔案；港、澳、臺同胞及海外僑胞，如查取本人及其親屬的歷史證明，可持本人回鄉證或身份證等有效證件，直接到檔案館利用，但利用其他開放檔案，須經大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前向檔案行政機關或檔案館提出申請，說明身份、利用目的及范圍等情況。檔案利用者須服從檔案館安排，遵守利用規定，承擔保護檔案的義務，如在利用中損壞檔案，應予賠償或接受其他處理。利用者如需復制，必須填寫復制申請單，經館長批準后，由檔案館負責辦理。

2.3 通過多種形式加強開放檔案的利用服務工作

檔案館應該主動地開展檔案情報工作，匯編各種檔案史料，公布檔案，編寫與出版開放檔案參考資料等，這既可最大限度地方便利用者，充分發揮檔案的社會作用，又有利于檔案原件的保護。

2.4 做好開放檔案的公布工作

公布檔案，就是將檔案或檔案的特定內容，通過某種形式首次公之于眾。屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家的有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。

2.5 加強檔案宣傳，增強社會檔案意識

這是實現檔案開放目標的重要條件。一般而言。即便檔案館開放檔案工作準備得非常充分，但這項工作如不為社會上廣大利用者知曉，則說明工作仍沒有真正做到點子上。為此，檔案部門必須通過各種有效途徑，廣泛地向社會宣傳開放檔案的有關情況，及時公布和大力宣傳開放檔案的目錄，積極深入地報道開放檔案的具體內容，讓盡可能多的公眾知道檔案館都藏有什么檔案，都開放了什么檔案，以激發和引導檔案利用者開發利用已開放的檔案，提高整個社會的檔案意識，使檔案利用者充分認識到，利用國家的開放檔案是自己的一種民主權利。