前端控制在電子文件管理中的應用

汪莉

摘 要：信息技術為電子文件的發展插上了騰飛的翅膀，越來越便捷的模式讓人們越來越接受這種全新的模式。電子文件的前端控制更是走進人們的視線。它以自己身上的三個光環吸引著人們的目光。打破了后控制的落后性，迎來了電子文件管理的新局面。

關鍵詞：電子文件；前端控制；信息管理

文件管理一直是一項精細度很高的工作。檔案管理人員需要先對文件進行歸檔，然后在歸檔之后進行統一管理，這項工作消耗的時間很多，工作人員的工作量也很大。計算機網絡技術的發展，電子文件開始走進人們的生活。它的前端控制模式也開始和人們發生密切的聯系。

1 電子文件實施前端控制的意義

近年來電子文件的發展速度與日俱增，結合著人們對于檔案工作的提前干預和提前控制的思想，人們把對文件的統一控制提前到了前階段，這是一種符合時代要求的全新的電子文件處理的新思維。

那么什么是前端控制呢？前端控制是對于檔案工作而言的，它是一種全新的模式，是指檔案工作的提前介入，把形成文件，運行文件，歸檔管理等一系列工作系統進行，而且這些環節之間有著統一的活動標準，密切的聯系，互相支撐保證正常運行，但彼此之間相對獨立，可以有自己的獨特性。這樣一個模式能夠使文件保證完整，真實和準確。所以，文件實施前端控制也是具有重要意義的，總的來說體現在以下三個方面。

1.1 電子文件的前端控制保證電子文件的內容真實

電子文件的前端控制是通過技術支撐的，“前端”體現了它的預見性。說明這一技術是在文件未形成之前就開始進行監控了。這是保證電子文件內容真實性的一個重要體現。“前端控制”具體來說是電子文件的管理是站在俯視的角度，著眼于全局，對整個文件的整理工作實施總體的設計和調控。需要歸檔的提前進行嚴密歸檔；需要做重點標記的做重點的標記；對文件備份留余，保證重要的文件不會缺失，不會受損。這是保證電子文件在前端控制時文件真實性的另一個表現。這種模式的誕生縮短了檔案文件整理的時間，內容的真實性在一定程度上得到保證。

1.2 電子文件的前端控制保證電子文件的信息安全

電子文件確實給人們帶來了巨大的便利，但是整個過程都是在我們不能真正識別到的狀態下進行的，在這股暗流中，電子文件可能會因為小小的操作不當造成損壞、丟失，信息更改等情況。安全性不夠，這也是檔案工作人員比較頭疼的一個問題。但是前端控制模式的出現，把問題提前到了開始設計和實施的階段，每個步驟都非常清晰明確，具體的操作更讓檔案工作人員有章可循。比如，錄入一份重要工作人員的個人信息，我們需要一系列嚴密的步驟，首先進行范圍的分類，辨別這份文件的保存價值，明確這份信息采集的時間和進行采集的途徑，甚至精細到哪種文件的草稿需要保存，哪些內容需要刪除，以及這份個人信息需要存留的周期，周期結束時如何處理。如果信息的相關人員需要提取信息該如何處理等。這樣的細化和嚴密的操作系統，使文件縮小了可流失的幾率，把問題都做好，為前段的工作打下了堅實的基礎。這樣也保證了信息的安全。

1.3 電子文件的前端控制保障了用戶的使用

一切的保管工作都是為了在需要提取信息時能夠提取完整，真實的信息。電子文件是動態的和隨時更新的，它的處理方式更加積極，憑借著這些優點，電子文件一路上“披荊斬棘”，成為了現代工作中我們經常使用的文件形式。電子文件由于前端控制的嚴密性，在文件還沒有形成時就做出了技術上的控制措施。在它們設計的階段，就已經結合了提取信息的這一需求，對用戶的信息提取設計了專門的渠道，提取時間與傳統模式相比短很多，對用戶來說非常方便。

2 電子文件實施前端控制的具體方法和途徑

選擇電子文件前端控制這種模式，這就要求大膽的選擇和運用，不要小心翼翼，不敢舍棄傳統的文件管理觀念。新的模式已經非常成熟，有著傳統模式不可替代的優越性，并且把文件管理的這只調控的手，延伸到電子文件產生之前，這是一種高級的調整和控制模式，對我們現代化的電子文件運用有著不可替代的重要作用。

2.1 更新電子文件前段控制的思想

思想不只是工作人員思想的更新，更是整個文件管理系統的所有人員的思想更新。電子文件的前端控制模式要求所有的與之相關的人員都把文件的管理作為一個動態的生命過程。它不是冷冰冰的文件，而是像一個嬰兒一樣，從孕育、出生到成長再到生命的結束的整個過程。電子前端控制就是電子文件的孕育過程。

2.2 加強對電子文件的前端控制的管理

做好前端控制的管理需要做好以下幾點：第一、管好人。信息技術在中間承擔著重要的作用，但是主要的實施者依然是人，對從事此項工作的人進行管理，這是最具影響的因素之一。第二、直接控制和間接控制的相結合。電子文件的前端控制主要分為這兩種形式，他們都具有自己的特點，也存在自身的弊端。所以不要只是使用一種形式，要把他們的優點結合起來。第三、創設好環境。所有的與之相關的單位，都要從內心深處接受和理解前端控制的行為，并且把這種模式嚴格控制和執行。

2.3 提高檔案工作人員的綜合素質

電子文件的產生不是隨機或者偶然的，它是符合發展的，適合趨勢的，在這項工作中，人員的素質直接影響工作的質量和前段控制的執行。他們要非常熟悉整個流程，對每個環節可能出現的問題有所預測，不至于在問題出現時束手無措。

3 結束語

電子文件的前端控制模式是一項偉大的創舉，它的出現讓檔案管理工作迎來了春天。文件的處理速度飛速提高。電子文件在它生成之前就可以進行統一管理和分類，工作效率提高了很多。所以，電子文件的前端控制將會越來越受到人們的重視。

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