城管單位檔案管理現代化和電子化發展芻議

杜曉璇

摘 要：伴隨著我們國家科學技術水平的不斷提升，在城管單位檔案管理工作中滲透進入電子化已經成為了一個不可逆轉的趨勢。傳統的檔案管理模式具有諸多的弊端，比如，不能將各種檔案進行有針對性的整合，形成一套完整的體系。城管單位檔案現代化是對傳統檔案管理方式的革新和改進，能夠顯著的提升檔案管理的有效率和有效性，對提升檔案管理工作的效率具有十分積極的意義。并且還能夠在一定程度上實現電子檔案信息的共享，面對以上的闡述結合多年的工作實踐經驗，就上述問題進行了分析和思考，并提出了自己的看法和觀點，希望能夠給大家帶來一些指導和幫助，進而有效的提升我們國家的檔案管理水平。

關鍵詞：城管單位；管理現代化；電子化發展

先進的檔案管理模式是推動管理現代化不可或缺的方式，在目前的情況下，在對城管單位的檔案信息進行管理的時候，通過滲透進入現代化和數字化的理念，在一定程度上與時代的發展要求不謀而合，能夠使檔案的管理更具科學性。

1 城管單位檔案管理現代化和電子化的概述

所謂城管單位檔案管理現代化和電子化，顧名思義就是在城管單位檔案管理的過程之中滲透進入互聯網等技術，來創新檔案的管理模式，提升檔案管理的效率，使城管單位檔案管理更加符合人們的要求和期待。運用現代化和電子化的方式對檔案進行管理，能夠在一定程度上實現對各種檔案和材料的實時收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計等，并且還能夠運用互聯網對各種城管單位檔案進行共享，有效的減少了相關工作人員的工作量，是對傳統檔案管理模式的一次系統轉變。

2 檔案管理現代化和電子化發展的必要性

2.1 科學規范城管單位檔案管理制度建設

通過在城管單位檔案管理過程中滲透進入現代化和電子化，在一定程度上為城管單位檔案管理增添了諸多的方便條件，能夠有效的做到檔案信息的統一調度、多點利用、一點查詢、多維印證，具有十分重要的現實作用。從根本上提升了對檔案信息查閱的速度和效率，對資源配置工作起到了至關重要的積極作用。

2.2 優化人事檔案管理機制，為人事檔案數字化管理提供保障

在現如今的階段，通過在城管單位檔案的管理過程之中滲透進入數字化的模式，還能夠在某種程度上實現對城管單位檔案全方位的管理和控制，比如，來將不同層次的城管單位檔案進行合理的分級，并對其職能進行清晰的明確。與此同時，通過運用該種手段，也可以使檔案有效管理，讓相關檔案管理工作更加具備針對性和層次感，統一管理，使城管單位檔案管理機制得到根本性和徹底的優化。

通過運用各種有效的措施，來讓檔案管理自動化成為現實，在一定程度上可以對檔案信息的管控機制進行不斷的完善，以此來滿足大家工作的要求。并且運用現代化和電子化的方式對各種檔案進行處理，還能夠減少某些不必要的步驟和條件，實現上級對下級資料的即時查閱，避免了傳統城管單位檔案管理過程之中各種復雜的步驟和過程，大大的提升了檔案查閱的效率。并且對于城管單位檔案的管理水平也起到了很好的推動和保障作用。

3 我國單位檔案管理中的弊端

雖然我們國家的城管單位檔案管理的水平同以往相比較，已經實現了顯而易見的進步，但是這并不是說其發展已經十分完美，不存在任何的缺陷和不足。相反，其發展依舊存在著一些進步的空間，需要相關的人員盡可能的在工作過程之中彌補缺陷。比如，在當前的檔案管理模式之中，檔案形式的規范程度依然存在著很大的問題，許多城管單位檔案的管理人員在日常的工作過程之中，對這種全新的管理模式還不是十分的熟悉和了解，導致他們對工作的適應性存在諸多問題。正是因為他們所面臨的上述困難，導致他們的日常的工作環節，對電子檔案的投入和觀察力度明顯不足。另外，由于一些檔案管理人員在平時進行操作而對時候，由于存在著技術操作水平的不規范，在這樣的情況下，一些檔案在管理的過程之中產生和出現了一定的誤差，對城管單位檔案的真實性和準確性造成了嚴重的打擊。除此之外，檔案管理不規范的情況也給相關人員對檔案進行入侵提供了可乘之機，這樣的情況會給政府機構的自身安全帶來十分嚴重的損害。綜上所述，城管單位檔案管理工作的時效性，同檔案管理人員自身的素養保持著十分密切的關聯，面對這樣的情況，政府機構在日常的工作過程之中，應當提高對于管理人員能力的培養力度，通過這樣的方式，讓他們的專業工作能力實現一個明顯的提升。電子檔案管理工作的另一個弊端就是系統存在著落后的情況，在某種程度上同時代的發展出現了嚴重的脫節情況，這些問題也導致信息搜集存在著片面的情況，對電子檔案信息化和時代化的發展產生了十分惡劣的影響。

4 單位檔案管理現代化和電子化發展策略

4.1 健全檔案管理制度，提高工作人員的專業素養

檔案管理人員之間的工作能力和自身的業務水平存在著千差萬別的不同，面對這樣的情況，政府的相關機構在對相關工作人員進行培訓的時候，要牢牢的把握因材施教的原則，只有這樣，才能夠讓所有工作人員都學有所獲，提高自身的業務能力。政府機構在開展培養工作的時候，應當對每名員工的具體情況做到足夠的了解，在培養他們能力的時候滲透進入學以致用的觀點。對于城管單位來說，要通過采取各種有針對性的手段，最大限度的提升他們的專業基礎技能，進而讓他們的傳統觀點能夠從根本上實現扭轉。除了要強化對他們的能力訓練之外，政府部門還應當投入一定的時間去對他們的能力進行考察，形成優勝劣汰的工作機制，提高他們工作的動力。另外，政府還應將檔案管理工作的重要意義向他們講述清楚，通過這樣的方式，來提高他們工作的責任心。在目前的情況下，電子技術已經在檔案管理這個領域有了極為廣泛的使用，這就在一定程度上對他們的信息技術運用能力提出了一定的要求和挑戰，基于以上的原因，政府要有針對性的提高他們對計算機的使用頻率，讓他們能夠在工作環節靈活運用計算機，為城管單位檔案管理全過程降低不必要的阻礙。

4.2 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化

在信息化的時代，雖然檔案管理工作存在著某些問題，但是，更多的是新時代所顯現出來的全新機遇。傳統的紙質檔案已經面臨著淘汰的邊緣，因此，相關的管理人員應當當機立斷，順應時代發展的要求和趨勢，推動檔案管理朝著電子化和現代化的方向轉型。由于在傳統的檔案管理工作中，因為檔案數量的繁多，導致管理人員的工作量十分繁重，但是通過運用電子化的檔案管理措施，就能夠讓以上問題得到妥善的解決，顯著的減少了不必要的工作量，使檔案管理工作的科學性和效率型都實現了應有的提高。

參考文獻

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