論我國檔案數字化建設實踐與發展策略

朱佳宜

摘 要：檔案信息化建設是信息時代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發展的必經之路，而檔案數字化建設作為檔案信息化建設中一個重要的內容，是順應社會潮流，適應信息時代發展的新舉措、新要求。本文闡述了檔案數字化建設的基本內涵，具體分析了檔案數字化建設的必要性，并針對我國檔案數字化建設的基本現狀，提出了檔案數字化的發展方向和路徑。

關鍵詞：檔案數字化；數字化建設；外包服務

檔案以其自身世代相傳的作用與價值，在進入文明時期以來就注定成為一個亙古通今的文化事業。作為智力活動的產物，檔案承載了人類厚重的精神記憶，為很多現實的可能性提供了歷史依據，鑄造了一脈相承的存儲基因。隨著社會文明程度的提高，以及大數據、云計算、物聯網等數字媒介的發展與普及，新的載體和新的傳輸方式使人們對于檔案管理事業的理念模式也有了更為高效與科學的要求，因此檔案的數字化必然會成為不可逆的時代潮流。

1 檔案數字化對于檔案利用的重要地位

檔案數字化是滿足互聯網+時代利用需求的必經之路。當今的時代無疑是一個信息化瞬息萬變的時代，可謂是數字化的“微時代”。計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用強烈地沖擊著社會的各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式乃至生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強，利用檔案的領域越來越普遍；二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大程度的做到迅速、及時、準確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網絡快捷的方式進行自動檢索、編目、統計、立卷等一系列繁瑣的程序。

2 檔案數字化建設的必要性及意義

檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發展契機。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發展的主流，更是當下時代特征的重要表現。因此檔案數字化建設對我國檔案事業和社會實踐活動具有如下幾點意義。

2.1 檔案數字化建設是信息時代發展的迫切要求

當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化管理方向發展，才能滿足時代發展的需求。因此，檔案數字化是信息時代的必然產物，檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式存儲，以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。

2.2 檔案數字化建設是社會發展的實際需要

檔案中包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。

3 我國檔案數字化建設的發展方向

在當前社會分工日益細化、專業化程度日益增強、數字化技術更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數字化工作已愈發顯得效率低下，且力不從心。鑒于此，國內的一些檔案館開始嘗試將自身力量同社會力量相結合，實行檔案數字化業務外包，選擇有一定經驗和能力的專業公司來進行檔案的數字化建設。這樣既可以省時省力，又可以保證檔案數字化的質量與成效。雖然目前來說，檔案數字化的業務外包工作基本上還處于嘗試和探索階段，但是它已然成為我國檔案數字化建設的發展方向與趨勢。

3.1 檔案數字化業務外包的內容

業務外包是源于工業企業的一種創新經營管理方式。它是將一些傳統上由組織內部人員負責的非核心業務以外加工方式包給專業、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優秀的專業化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數字化的業務外包內容應包括檔案資源的數字化整理、檔案數據庫的建設與管理，檔案信息網絡、網站的建設與維護，檔案管理軟件的開發與設計，計算機、網絡硬件設備的管理與維護等內容。在數字化過程中，檔案館要積極做好數字化的前期準備工作，并不定期進行數字化業務的監督與驗收。

3.2 實施檔案數字化外包的策略

首先，要選擇專業、可靠的檔案數字化業務外包公司。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要根據自己的實際需求，在認真聽取內外部專家意見的基礎上，對外包商的技術能力、業務處理能力、財務狀況、對新技術的研制與開發能力等進行全面的評估與審核，選擇業務能力強、信譽好的服務商。具體來說，一是要對外包商的專業實力進行資格審查，審查其是否持有相關的資質證書或證明，如信息產業部頒發的系統集成商證書，認定的軟件廠商證書等，資質證書與證明是否與外包項目的要求一致，證書的種類、級別、允許承接的業務范圍要作為資格審查的主要內容；二是要對外包商的能力進行審查，通常判斷專業公司是否具備外包的能力，就要審查其所擁有的技術設備和所開發的軟件或其他信息技術產品能否滿足要求；三是要對外包商的經驗、品牌和信譽進行審查，通過該公司在近幾年完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質量的能力及水平，并針對其他客戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。

4 結束語

總之，檔案數字化建設是一項復雜而龐大的系統工程，也是一項長期而艱巨的戰略任務。在數字化進程中采取檔案館與檔案數字化專業外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試，不僅有利于優化社會資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業務運行成本。對于這一模式在實踐中出現的問題，我們應認真總結經驗教訓，使之不斷在推廣中走向規范與完善。

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