淺談醫(yī)院文書檔案資料的鑒定

朱鵬

摘 要：對醫(yī)院文書檔案歸檔材料進行鑒定，剔除無保存價值的檔案，挑選出有價值的檔案由醫(yī)院檔案室歸檔保管，有利于醫(yī)院文書檔案歸檔質(zhì)量的提高，確保合理歸檔。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；鑒定

醫(yī)院的文書檔案是指一個醫(yī)院在日常的診療、管理、服務(wù)等工作中形成的各種文字、圖表等資料，它是醫(yī)院工作發(fā)展的見證，是醫(yī)院的寶貴財富之一。盡管各醫(yī)院也都分別制定了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對單位檔案的歸檔范圍及保管期限進行了規(guī)定，文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選出有價值的檔案由醫(yī)院文書檔案室繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案給予銷毀的工作。但是，由于醫(yī)院的文書檔案管理者的專業(yè)水平及醫(yī)院管理者對醫(yī)院文書檔案的重視程度不夠等諸多原因，導(dǎo)致醫(yī)院“大檔案”的普遍出現(xiàn)。筆者認為醫(yī)院文書檔案資料的鑒定仍有很多需要改進的不足之處。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題。

醫(yī)院文書檔案鑒定是就文書檔案資料的保存價值進行鑒別，這是日常檔案業(yè)務(wù)中的經(jīng)常性工作。醫(yī)院每年都會產(chǎn)生大量的資料，而決定一份檔案資料是歸檔保存，還是進行銷毀處理？必須進行認真細致的鑒定工作，但在文書檔案資料的鑒定工作中仍存在諸多問題和不足。

1）文書檔案歸檔范圍界定不嚴。雖然各醫(yī)院都根據(jù)國家檔案局要求，制定了《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，但是這些歸檔范圍的界定是否適合醫(yī)院文書檔案的管理，是否存在“大檔案”或者需要歸檔的資料遺失的情況呢？很少有醫(yī)院文書檔案管理人員在實踐中對文書檔案歸檔范圍進行調(diào)整修改。

2）部分醫(yī)院文書檔案管理者專業(yè)知識匱乏。醫(yī)院的文書檔案管理者缺乏專業(yè)知識。醫(yī)院的文書檔案管理者均不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的歸檔理解不透徹。即便少數(shù)文書檔案管理者參加過檔案知識培訓(xùn)，那也就是每年半天或一天的培訓(xùn)，僅僅學(xué)習(xí)到皮毛，而沒有掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識。

3）醫(yī)院文書檔案管理崗位缺乏穩(wěn)定性。部分醫(yī)院沒有專人負責(zé)文書檔案的工作，往往是其他崗位臨時抽調(diào)幾天對上一年度的檔案進行歸檔，甚至是將在其他崗位“淘汰”的人員，安排到檔案崗位，每年參與歸檔的人員都在變化，他們不但不熟悉了解醫(yī)院《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，還經(jīng)常抱著草草了事，旨在完成工作任務(wù)的心態(tài)，應(yīng)付交差。

2 醫(yī)院文書檔案資料鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

雖然文書檔案的價值是客觀存在的，但由于價值鑒定是檔案管理人員對檔案資料的認識和評價，檔案的價值就帶有很強的主觀性，這就需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識素養(yǎng)和責(zé)任心，以保證文書檔案資料鑒定工作質(zhì)量的不斷提高。因此，醫(yī)院就必須制定檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案資料鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過多年的總結(jié)及實踐，目前，我昭通市中醫(yī)醫(yī)院文書檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及檔案的形成特征三個標(biāo)準(zhǔn)。我醫(yī)院開展醫(yī)院文書檔案的鑒定工作，成立了專門的文書檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員由有檔案專業(yè)知識的同志擔(dān)任組長，指定專人負責(zé)，以確保文書檔案鑒定工作合理開展。

2.1 檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院文書檔案的來源主要指檔案的形成者，區(qū)分不同檔案的來源是文書檔案鑒定工作的首要步驟。一般來說檔案形成者在社會上或機關(guān)單位中的地位、作用和職能直接影響到醫(yī)院文書檔案的價值大小，甚至是決定文書檔案的重要價值。醫(yī)院文書檔案分為本醫(yī)院形成的檔案和外單位的來文資料，本醫(yī)院形成的文書檔案是反映、記載本醫(yī)院在日常的診療活動中的重要資料，通常需要重點保存。而外單位的來文需要根據(jù)來文機關(guān)的地位、職能以及和醫(yī)院的關(guān)系具體判定其價值大小。一般情況下，形成者在社會活動中的地位越高，其形成的檔案價值越大，如果形成者是上級主管部門，那么其形成的社會價值就很大。比如，我們醫(yī)院的上級主管部門就是昭通市衛(wèi)生計生委員會，那么昭通市衛(wèi)生計生委員會下發(fā)的資料，我們就應(yīng)該重點保存。但是如果是每年都要求做的、常態(tài)化的工作，比如：報送工作總結(jié)及工作計劃的通知，我們醫(yī)院就沒有進行歸檔。

2.2 檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院對文書檔案資料的需求，主要是集中反映在對檔案內(nèi)容的需求上，因此，文書檔案鑒定的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是文書檔案資料鑒定的最重要依據(jù)。一般情況下，我們鑒定時主要依據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、真實性、獨特性、客觀性和時效性等因素對其進行價值判斷。一份檔案資料，它內(nèi)容所記錄事實的重要程度越高、典型性越突出，真實性與客觀性程度越高，其檔案的歸檔價值就越大。

檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院文書檔案的形成通常是指檔案的名稱、形成時間、載體方式和記錄方式等，這些形成特征在某種情況下對文書檔案資料的價值產(chǎn)生著重要的影響。

1）檔案的名稱。檔案的名稱就是我們通常所說的公文的文種，它在一定程度上反映了檔案價值的大小。例如：決定、決議、指示、條例等文種的價值較高，而通知、通報等處理一般事務(wù)的文種價值就較低。但這并非就是決定性因素，只是文書檔案鑒定的影響因素之一。

2）檔案的稿本。檔案在形成的過程中，會產(chǎn)生多種稿本，包括：草稿、定稿、正本、副本等。而在文書檔案鑒定的工作中，不同的稿本在行政效用和憑證作用上存在很大的區(qū)別。一般情況下，正本的行政價值最大，而定稿的憑證作用最強，通常被認為是純粹意義上的檔案。一般的文檔我們只對定稿進行歸檔，但是涉及到醫(yī)院規(guī)章制度的調(diào)整的，我們歸檔的有定稿和草稿，以真實記載規(guī)章調(diào)整、思路變化的全過程。

3）檔案的外形特點。文書檔案的外形特點包括檔案的載體材料、記錄方式以及檔案上的字體、筆記和圖案等標(biāo)記或印記。我們醫(yī)院檔案的外形特點主要是紙質(zhì)版本及電子U盤、光碟等版本。

3 醫(yī)院文書檔案鑒定的步驟

醫(yī)院文書檔案鑒定應(yīng)該由檔案室和行政職能科室、臨床科室共同完成，具體操作有以下三個步驟。

1）確定是否屬于歸檔范圍。歸檔的過程是對文件資料“資格審查”的過程，是對文件資料能否轉(zhuǎn)化為檔案保管的選擇過程。因此，歸檔是文書檔案鑒定工作的第一步工作。應(yīng)將沒有保存價值的檔案進行剔除，剔除的檔案資料由醫(yī)院檔案室或者業(yè)務(wù)科室集中保存1-2年后再進行銷毀，而不是立即銷毀。鑒定小組的成員，應(yīng)該熟悉醫(yī)院文書檔案的歸檔范圍，在歸檔工作中增強檔案價值意識，用檔案價值鑒定的原則和方法來指導(dǎo)歸檔文件的“資格審查”。

2）確定文件的保管期限。一般反映醫(yī)院日常的診療活動、中心工作任務(wù)和各科室發(fā)展情況的比非反映醫(yī)院診療活動、目標(biāo)任務(wù)完成的重要。反映醫(yī)院典型問題的資料比反映一般存在問題的資料重要；另一方面，檔案內(nèi)容越新穎獨特，或者越富于醫(yī)院的特色發(fā)展，其檔案的價值越大。

3）對期滿的文件資料進行資格復(fù)審。即對于定期保管的檔案在保管期滿后，需要重新審查這些檔案資料的價值，確定是否需要繼續(xù)保存，對于那些已經(jīng)失去保存價值的檔案資料，要進行剔除。并按照規(guī)定的程序編制檔案銷毀目錄，銷毀目錄由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀，銷毀目錄也是日后查考檔案銷毀情況的書面依據(jù)。銷毀目錄應(yīng)該編制一式兩份，一份用于存檔，一份放入醫(yī)院的全宗卷。

總之，醫(yī)院文書檔案資料的鑒定，對醫(yī)院文書檔案的保管具有很大的意義，作為醫(yī)院檔案管理者，我們應(yīng)該努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，熟悉掌握醫(yī)院文書檔案管理的期限以及保管范圍，努力提高醫(yī)院文書檔案保管的價值。

參考文獻

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