對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

摘 要：在單位的管理與發(fā)展之中，人力資源管理方面占有舉足輕重的地位，而人力資源管理工作的基礎(chǔ)就是對(duì)于其自身員工的人事檔案的管理工作，因此對(duì)于人事檔案的管理工作由于其自身的重要意義，在單位的管理方面也有著極為重要的作用。本文將基于人事檔案管理的價(jià)值方面對(duì)于人事檔案管理的意義，現(xiàn)有的問題以及相應(yīng)的解決辦法方面給出相應(yīng)的見解，供參考使用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；價(jià)值及意義；信息化管理

作為對(duì)于企事業(yè)人力管理工作中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于人事檔案的管理能力及管理水平，直接影響這該單位的競(jìng)爭(zhēng)力。就該方面來看，企事業(yè)對(duì)于人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)應(yīng)該給予充分的重視，同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段的發(fā)展情況及時(shí)的調(diào)整，企事業(yè)對(duì)于人力資源管理的方法與技術(shù)，使其跟得上科技的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代的潮流。

1 對(duì)于人事檔案管理的重要意義

1）提高檔案的管理水平。對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)，是指將人事檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、生成并計(jì)入歸檔，整個(gè)過程對(duì)于企事業(yè)員工的信息有一個(gè)充分的采集與存儲(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)閱挝粚?duì)于人力資源的管理提供一定程度的數(shù)據(jù)支撐，對(duì)于單位內(nèi)部的人事調(diào)動(dòng)問題以及相關(guān)的任免問題的解決提供了較為便利的條件，對(duì)于單位的更好的發(fā)展有一定的推動(dòng)作用。同時(shí)完善的人事檔案管理工作是對(duì)于單位檔案管理水平的一種提升，是單位完備的保障體系的體現(xiàn)。

2）保障人事方面的公平、公正。對(duì)于人力資源的管理多是給予對(duì)員工人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行的，在薪酬、業(yè)績(jī)以及職稱方面，都需要對(duì)人事檔案進(jìn)行參考。同時(shí)由于涉及到相關(guān)的任用信息，所以為了保障各項(xiàng)工作的合理有效的開展，以及評(píng)選程序的公平公正，企事業(yè)都需要對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理、存檔，以保證各項(xiàng)工作的效率，同時(shí)還可以通過相關(guān)數(shù)據(jù)確保企事業(yè)相關(guān)工作的公平、公開。

3）順應(yīng)信息化發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展，使得越來越多的方面都在依賴大數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。采用信息化的管理方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，是適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展之舉。同時(shí)還可以借助信息化在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面的優(yōu)勢(shì)，為人力資源管理的更好進(jìn)行提供一定的便利條件，方便企事業(yè)對(duì)于單位員工更好的管理，同時(shí)是能夠順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代信息化發(fā)展的潮流。

2 目前人事檔案管理中存在的問題

1）相關(guān)配套設(shè)施不全。在對(duì)于人事檔案的管理方面，尤其是采用信息化的管理模式上，一些地方的相關(guān)的配套設(shè)施并不能夠滿足相應(yīng)的需求，使得在對(duì)于檔案管理方面的發(fā)展速度方面就相對(duì)較慢。造成該方面原因的主要問題就是，對(duì)于采用信息化管理人事檔案的認(rèn)識(shí)還不足，對(duì)于信息化方面的技術(shù)投入較少，使得在相關(guān)的設(shè)備方面有所欠缺，最終抑制了對(duì)于人力檔案管理的發(fā)展。能否為檔案信息化的建設(shè)提供一個(gè)較為完善的平臺(tái)，是關(guān)系到人事檔案管理能否更好發(fā)展的決定性因素。

2）工作人員專業(yè)水平有限。在一些企事業(yè)單位中，對(duì)于人力檔案管理的重視程度較低，使得在相關(guān)的工作崗位人員的選擇上也缺乏相應(yīng)的重視度，這就會(huì)導(dǎo)致在人事檔案方面工作的人員其專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)于檔案管理的重視程度也較低，所以在一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)行。工作人員的專業(yè)水平有限將會(huì)直接影響到對(duì)于檔案管理工作的準(zhǔn)確性以及工作效率，會(huì)直接影響人事檔案管理的質(zhì)量。

3）對(duì)于信息化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在推進(jìn)人事檔案的信息化管理方面，需要對(duì)于相關(guān)內(nèi)容建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段不同的企事業(yè)單位或是同一單位不同的地區(qū)之間，采用不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就使得信息在交流起來就十分的困難，同時(shí)不利于人員崗位的流動(dòng)，不利于人力資源工作的更好的展開。沒有統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際上是隔離了各單位之間的聯(lián)系，使數(shù)據(jù)與信息不能夠進(jìn)行有效的傳遞，不利于對(duì)于人事檔案的更好的管理。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問題也是影響信息化人力檔案管理模式的一大重要影響因素，其嚴(yán)重危害到員工的人身信息安全以及企事業(yè)的內(nèi)部機(jī)密。

3 如何加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理工作

1）加強(qiáng)過程監(jiān)督，注重使用保密。能否準(zhǔn)確的、規(guī)范的完成對(duì)于人事檔案材料進(jìn)行整理，是評(píng)判檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員在收集相關(guān)資料時(shí)，就應(yīng)該注意保證相應(yīng)內(nèi)容的完整性；在對(duì)于檔案資料的審核方面，應(yīng)該針對(duì)不同的問題采取不同的應(yīng)對(duì)方法，對(duì)于有問題的檔案資料應(yīng)該及時(shí)的上報(bào)主管人員進(jìn)行審查。在對(duì)于檔案的整理以及傳遞方面，應(yīng)做到準(zhǔn)確分類、嚴(yán)守程序，對(duì)于檔案信息及時(shí)的登記，以確保對(duì)于人事檔案管理程序的規(guī)范化。

對(duì)于人事檔案的管理方面，應(yīng)該注重對(duì)于相關(guān)內(nèi)容以及信息的保密性。在對(duì)于人事檔案的管理方面，應(yīng)該注意對(duì)于相關(guān)內(nèi)容的保護(hù)，對(duì)于查閱檔案資料的人員，應(yīng)該嚴(yán)格把控，同時(shí)檔案人員也應(yīng)該規(guī)范自身的行為。通過完整而規(guī)范的體系，確保對(duì)于人事檔案保存工作的機(jī)密性與安全性。

2）加強(qiáng)對(duì)于資金的投入。加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理方面的資金投入，主要是側(cè)重于其在硬件設(shè)施方面的支持。通過對(duì)于計(jì)算機(jī)、掃描儀等專業(yè)設(shè)備的引進(jìn)，來提高對(duì)于人力檔案工作的效率，同時(shí)信息化的模式下，可以使信息更好的保存，與傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式相比，它具有易保存、易查找、不易損壞的特點(diǎn)，能夠更好的提升人事檔案管理的管理水平和管理能力。高科技的硬件設(shè)施是實(shí)施人事檔案信息化管理的基本條件，同時(shí)也是對(duì)于人事檔案管理的必然趨勢(shì)，由此可見加大對(duì)于人事檔案管理方面資金投入的重要意義。

3）提高從業(yè)人員的專業(yè)水平。就人事檔案的管理而言，其是一個(gè)極為復(fù)雜而繁瑣的工作，遂于相關(guān)的工作人員有著很高的要求。針對(duì)這方面的因素，相關(guān)部門在對(duì)于該職位人員的引進(jìn)方面就應(yīng)該對(duì)其相應(yīng)的能力進(jìn)行一定的考察，同時(shí)在后期還應(yīng)該不斷地對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，以確保其專業(yè)能力與職業(yè)操守。由于人事檔案管理工作的特殊性，所以需要相關(guān)的工作人員應(yīng)該擁有較高的職業(yè)道德以及敬業(yè)精神。能夠真正的完成的自己的工作，同時(shí)按照相關(guān)的規(guī)定切實(shí)的保護(hù)好相關(guān)內(nèi)容的安全與完整。

4）統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)安全防護(hù)。對(duì)于人事檔案的管理方面應(yīng)該實(shí)施統(tǒng)一的信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，使得必要的信息的交流能夠有效的進(jìn)行，同時(shí)還應(yīng)該注意健全對(duì)于相關(guān)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，利用一定的防火墻技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的保護(hù)工作。人事檔案的信息化管理模式是檔案管理模式發(fā)展的必然，因此更好的推進(jìn)對(duì)于信息化的重視以及對(duì)于數(shù)據(jù)庫的管理工作，是對(duì)于建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。

4 結(jié)束語

在加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理工作方面，應(yīng)該重視對(duì)于資金的投入、工作人員的專業(yè)素質(zhì)的重視以及信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，只有通過不斷地規(guī)范人事檔案地相關(guān)的工作流程，才能夠保障人事檔案管理工作的更好的進(jìn)行，同時(shí)確保人力資源管理工作的有效開展。通過對(duì)于人事檔案管理工作的規(guī)范，能夠在一定程度上促進(jìn)企事業(yè)單位的更好發(fā)展，提高其競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介

姚永紅（1969-），女，土家族，重慶市酉陽縣，大專，檔案系列中級(jí)館員，研究方向：檔案管理。