企業檔案管理規范化中遇到的問題與解決思路

張林

摘 要：企業檔案中采集了企業生產、運營、后勤所產生的資料，囊括了收入支出財務信息、人力資源檔案、人員流動清單、產品研發生產信息等，可為企業發展指引方向。企業檔案管理規范化，是目前這項工作的新要求，在此過程中，受到企業重視程度不足、管理人員素質偏低、管理手段落后等要素的限制，目標無法實現。為了解決上述問題，企業應建立健全企業檔案管理制度，實現檔案管理的規范化和制度化，建設專業的檔案管理隊伍，推動企業檔案管理信息化建設。

關鍵詞：企業檔案管理；規范化；遇到的問題；解決思路

企業檔案乃是企業從建立發展到如今的過程中所產生的各項資料的合集，其中采集了企業生產、運營、后勤所產生的資料，諸如收入支出財務信息、人力資源檔案、人員流動清單、產品研發生產資料等，這些資料不僅僅是企業發展的史實記錄，同時也是企業未來發展戰略制定的依據，對于企業而言有著十分重要的意義與價值[1]。企業要想持續穩定地發展，做好檔案管理工作，實現檔案管理規范化，是必不可少的。由于管理對象的復雜性，企業實現規范化檔案管理，難度是比較大的，會受到管理制度、管理人員等要素的限制，需要從各方面加以完善，從而實現這一管理目標。

1 企業檔案管理規范化中遇到的問題

1.1 重視程度不夠

企業在生產運營過程中，會產生文字、圖片、數據等資料，這些資料正是檔案采集的對象。但是，目前很多企業都存在歸檔意識不足的問題，員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關資料歸檔整理的習慣，久而久之，企業檔案管理流于形式化，內容不齊全，數據不真實，失去借鑒意義。在這種情況下，企業檔案管理工作無以為繼，在檔案整理、排序、搜索等方面做得不到位，繼而導致檔案利用率低下。其實，日常資料歸檔，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數據做虛弄假的問題，切實提升工作效率及質量，培養工作人員認真嚴謹、一絲不茍的工作態度，而且這些資料如果得以高效利用，能夠為企業發展作出有效指導。

1.2 管理人員素質有待提升

時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，檔案管理的規范化，就是當今社會形勢下企業對于檔案管理提出的新要求，但是，在這一過程中，會受到管理人員業務素質的限制。企業檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，而辦公室工作人員都沒有檔案專業基礎，而且對于企業整體運營項目不熟悉，缺乏全局意識，無法勝任檔案管理工作，再加上，辦公室工作繁重，而檔案管理又需花費較多的時間和精力，所以檔案通常成為被忽略的一項，導致檔案堆積，工作滯后。此外，隨著檔案管理信息化建設進程的推進，檔案管理人員信息素質偏低的問題逐漸顯現，很多管理人員都是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，無法熟練使用計算機進行辦公。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的效益[2]。在現代化社會，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，實現檔案管理的信息化建設，已是勢在必行。但是，由于經費有限，管理理念陳舊，相關部門并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案信息化建設受到制約，影響到企業檔案管理規范化目標的實現。

2 企業檔案管理規范化中所遇問題的解決思路

2.1 建立健全企業檔案管理制度規范

隨著計算機在企業日常工作中的普及，無紙化辦公目標逐漸實現，企業檔案管理工作難度降低，實現規范化管控的目標指日可待。在這種情況下，企業應該提升對于檔案管理的重視度，將構建規范化、制度化檔案管理體系納入企業的發展規劃中，加大資金投入，構建企業檔案管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，健全企業檔案管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，重視檔案利用，確定檔案移交、審批的工作細則，實現動態化檔案管理。

2.2 建設專業的檔案管理隊伍

根據現代化企業檔案管理需求，培養專業的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，突破企業檔案管理規范化過程中所遇到的人才瓶頸。而且，在新形勢下，企業應該充分重視檔案管理工作，設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育。現如今，倡導無紙化辦公，檔案管理人員也應該與時俱進，學習檔案管理相關的計算機技術，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕[3]。

2.3 推動企業檔案管理信息化建設

用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，企業必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建企業檔案信息化管理平臺，實現信息共享，提升檔案利用率。構建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇。

3 結語

企業檔案中，收集了企業過程中產生的人事信息、會議談話記錄、財務信息、產品開發資料等，這些資料來源于企業的日常活動中，是企業的根底，能夠為其未來的發展指引方向，為企業財務管理、人力資源管理、產品管控等方面策略的制定提供參考依據。可以說，檔案管理水平，是衡量企業整體管理水平的重要指標，能否實現檔案管理規范化，將直接影響到企業在各項日常管理工作上的效率及質量，繼而影響到企業的后續發展，所以必須予以重視。在提升檔案管理水平的過程中，難免會遇到一些問題，企業要做的，就是正視問題，解決問題，建立健全現代化企業檔案管理制度，實現檔案管理規范化。

參考文獻

[1]徐若泉，郝滌.城市社區檔案管理示范縣（市、區）創建活動的對策與做法[J].蘭臺內外，2018（10）：23.

[2]李淑蕓.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2018（21）：86.

[3]錢冰潔.新醫改前提下如何提高醫院檔案管理的規范化水平[J].辦公室業務，2018（17）：129.