試析如何做好流動(dòng)人員人事檔案管理

阿茹娜

摘 要：本文首先分析了流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題，然后就造成流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題的主要原因以及流動(dòng)人員人事檔案管理的完善對(duì)策進(jìn)行了闡述，希望能夠?yàn)榇龠M(jìn)人才的合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，優(yōu)化人才隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)提供一些參考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案管理；專業(yè)素養(yǎng)

隨著各項(xiàng)制度的建立和健全，流動(dòng)人員人事檔案管理工作取得了很大進(jìn)步。當(dāng)前其管理體系基本健全，管理內(nèi)容不斷豐富，且管理覆蓋面也日益擴(kuò)大。然而，流動(dòng)人員人事檔案管理工作依然存在一些不容忽視的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理政策落后

為了實(shí)現(xiàn)我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展目標(biāo)，國(guó)家正在不斷完善相關(guān)政策法規(guī)，以確保各項(xiàng)工作的有序開展。但是在流動(dòng)人員人事檔案管理中，由于重視度的不足，制度的不完善，使得其與現(xiàn)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在矛盾。很多企業(yè)單位掌握著人事檔案管理的權(quán)限，而企業(yè)為了自身利益，經(jīng)常以檔案為借口阻止員工跳槽，在這種環(huán)境下，一些流動(dòng)人員會(huì)主動(dòng)放棄檔案所有權(quán)，這就使其工齡無(wú)法得到準(zhǔn)確計(jì)算，并為后續(xù)工作的申報(bào)和審核帶來(lái)較大影響。

1.2 信息查找便利性較差

隨著城市人口的不斷增加，很多地區(qū)流動(dòng)人口檔案都未進(jìn)行及時(shí)的歸檔和處理，查找起來(lái)存在較大難度。再加上檔案管理制度的缺失，使得檔案移交等工作存在諸多問(wèn)題，如檔案內(nèi)容存在完整性差、丟失或者隨意涂抹等，降低了檔案的有效性。

1.3 信息化程度較低

在流動(dòng)人員人事檔案管理中，企業(yè)單位并未引入先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備來(lái)完善檔案管理，仍沿用傳統(tǒng)的管理模式。即使一些企業(yè)引入了信息設(shè)備，也因?yàn)闄n案管理人員自身計(jì)算機(jī)水平的不足，操作的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理漏洞百出，嚴(yán)重降低了管理的有效性。

2 造成流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題的主要原因

2.1 人才流動(dòng)性較大

以某城市為例，據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，該城市僅去年一年的時(shí)間，存在轉(zhuǎn)檔情況300次以上，且呈明顯上升趨勢(shì)。在轉(zhuǎn)檔過(guò)程中出現(xiàn)很多無(wú)人問(wèn)津的檔案，其中保存超過(guò)十年以上的檔案達(dá)到100份左右。人才流動(dòng)性的增加，使得人事檔案管理政策的制定無(wú)法與之相適應(yīng)，嚴(yán)重的影響了管理質(zhì)量。

2.2 管理工作規(guī)范性較差

管理規(guī)范性的缺失使得檔案調(diào)取和查找過(guò)程中存在較多困難，降低了工作效率。另外，由于人事檔案設(shè)計(jì)的內(nèi)容相對(duì)較多，來(lái)源也較為廣泛，由于職業(yè)的不同、工種的不同、工齡的不同，其內(nèi)容差異巨大，而將這些檔案統(tǒng)一放在一起進(jìn)行管理，勢(shì)必會(huì)造成諸多麻煩。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)能力不足

檔案管理人員綜合素質(zhì)能力低，使得很多信息化技術(shù)無(wú)法應(yīng)用到檔案管理中來(lái)，即使引入先進(jìn)技術(shù)，也會(huì)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)或者其他因素導(dǎo)致檔案管理存在較多問(wèn)題，進(jìn)而阻礙檔案的調(diào)取和查找。另外，在一些企業(yè)單位中，部分工作人員不熟悉檔案管理規(guī)定，管理制度落實(shí)效率較差，進(jìn)而為當(dāng)事人造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。再者，有的檔案管理人員是兼職，自身未具備人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，難以勝任此類檔案管理工作。

3 流動(dòng)人員人事檔案管理的完善對(duì)策

3.1 加大流動(dòng)人員檔案管理重要性的宣傳力度，深化人們的檔案意識(shí)

首先，拓展宣傳渠道，創(chuàng)新宣傳方式，讓人們明確檔案管理的作用。同時(shí)在宣傳過(guò)程中，還應(yīng)該加快我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理政策的傳播效率，讓人們明確國(guó)家制定的相關(guān)法律條文，深化管理意識(shí)。其次，不斷豐富檔案管理內(nèi)容，優(yōu)化企業(yè)單位檔案管理的水平，且制定明確的管理流程，改善日常檔案收集、整理、審批的效率。最后，宣傳人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的作用，提高機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量，并加大對(duì)服務(wù)人員的重視力度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，減少丟失、缺失等問(wèn)題的出現(xiàn)，維護(hù)當(dāng)事人的權(quán)益。

3.2 強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)化水平

在檔案資料收集工作上，需要建立長(zhǎng)效管理機(jī)制，提升流動(dòng)人員檔案管理效率。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在接受流動(dòng)人員檔案后，需要與檔案本人、相關(guān)企業(yè)單位等進(jìn)行及時(shí)聯(lián)系和溝通，確定檔案的真實(shí)性，避免檔案使用時(shí)問(wèn)題的產(chǎn)生。同時(shí)服務(wù)機(jī)構(gòu)人員需明確檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)，制定合理的管理流程，并做好分類歸檔和標(biāo)注工作，便于檔案查找的便利性。另外，及時(shí)收集有關(guān)材料，對(duì)缺少的材料逐一登記并向有關(guān)部門和個(gè)人征集。

在人事檔案管理的合同書中，注意明確表明企業(yè)單位和流動(dòng)人員的責(zé)任與義務(wù)，讓其能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的提供檔案中缺失事項(xiàng)，增強(qiáng)接收檔案的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，且如實(shí)反映流動(dòng)人員的教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、政治面貌等基本情況。

在資料鑒別歸檔工作上，注意嚴(yán)格按照國(guó)家制定的鑒別、歸檔政策開展相關(guān)工作，并對(duì)鑒別后的檔案按照劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格審查，然后存管到指定位置，保證檔案質(zhì)量。此外，對(duì)于歸檔后的人事檔案，應(yīng)安排專人對(duì)其進(jìn)行管理，并對(duì)保存年限較長(zhǎng)的檔案及時(shí)上報(bào)，制定合理解決措施，以加強(qiáng)管理的有效性。再者，檔案管理人員還要嚴(yán)格按照工作要求開展檔案分類歸檔工作，同時(shí)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，如果沒(méi)有相應(yīng)的審批程序，就不能查閱利用檔案。

3.3 完善流動(dòng)人員人事檔案管理隊(duì)伍的構(gòu)建

在流動(dòng)人員人事檔案管理上，應(yīng)加大人員選拔控制力度，選擇政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)能力高的人員從事檔案管理工作。首先，對(duì)管理人員的政治素質(zhì)予以考核，確保其符合該項(xiàng)工作制定的基本要求，對(duì)于存在問(wèn)題的人員，務(wù)必嚴(yán)禁其參與檔案管理工作，以免造成不必要的危險(xiǎn)和損失，且不斷開展黨性教育、理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理員政治素質(zhì)、政策水平。

其次，對(duì)于管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行考察，除了確保其具有專業(yè)技能外，還應(yīng)對(duì)其信息化水平予以考核，以便于信息化管理模式的有效落實(shí)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，防止檔案丟失、缺漏等問(wèn)題的出現(xiàn)。

最后，責(zé)任心也是審查檔案管理人員的主要內(nèi)容，只有具有較強(qiáng)的責(zé)任心，才能確保日常工作的開展與實(shí)際要求相符合，優(yōu)化檔案管理水平。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理信息化的建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理平臺(tái)，是檔案統(tǒng)一管理、合理調(diào)用的重要措施，同時(shí)也是實(shí)行資源高效利用的有效手段。信息化平臺(tái)的構(gòu)建使得檔案管理更加趨向于自動(dòng)化、高效化，且在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案電子庫(kù)聯(lián)網(wǎng)互動(dòng)和信息資源的共享。與此同時(shí)，在信息化建設(shè)中，還應(yīng)注重安全系統(tǒng)的構(gòu)建，以此加強(qiáng)檔案信息資料的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，只有通過(guò)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位以及流動(dòng)人員的共同努力，才能管理好、利用好流動(dòng)人員的人事檔案，進(jìn)而促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，合理配置和使用，保證人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，最終為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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