醫院人事檔案管理標準化與規范化研究

郭宗英

摘 要：人事檔案管理是檔案管理過程中重要的工作任務和工作內容，人事檔案管理的水平和質量直接影響到個人利益和組織的發展。醫院人事檔案管理主要是對于醫院的管理人員、專業技術人員、工勤人員的認識檔案進行管理，在管理的過程中從檔案管理的標準化入手，以規范化的管理提升醫院人事檔案管理的水平和質量是提升醫院人事檔案管理的重要途徑和手段。本文對醫院人事檔案管理的標準化和規范化進行研究，在此基礎上提出提升醫院人事檔案管理水平和質量的對策建議。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理標準化；檔案管理規范化

1 檔案管理標準化

隨著信息技術的不斷發展，在人事檔案管理工作中檔案工作標準與標準化是檔案信息化建設的重要內容和任務。在信息技術為基礎，互聯網+以及大數據分析為主流的信息社會發展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規范化、系統化建設能夠實現檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，對于檔案工作標準的一般要求應包括以下幾方面，一是標準的編寫應在國家法律法規的框架下，與其他標準相適應，在制定檔案工作標準的過程中，應將信息管理、管理學等多個學科和行政管理的內容與標準進行研究，實現與其他標準的相適應。二是文字表達準確、簡明，對于工作標準的表述應當直接能夠表述清楚所要做的內容與標準，同時言簡意賅，通俗易懂，達到易懂、易操作的要求。三是技術內容應當準確無誤，在實現工作標準化的過程中，特別是在以信息技術為標準的內容與標準上應嚴格規范。四是術語、符號和代號要統一，對于工作標準的制定在術語、符合、代號方面應統一，實現檔案管理標準化并與其他部門之間的相關標準實現統一，為實現檔案管理的信息資源開發利用與共享提供前提和保障。五是編排格式和細則應符合規定，檔案工作標準的構成、內容編排、層次劃分及編號、編寫細則應符合相關的要求。檔案標準的制定應按照以下步驟實施，一是標準的征求意見，在爭取意見的過程中，除了在管理部門征求意見，還應當擴大范圍在相關的應用部門進行征求意見，將意見進行收集、整理、分析，為標準的起草提供決策參考信息。二是標準的起草，在起草的過程中，應充分的考慮標準的統一性、優化性、適時性和繼承性等要求。在完成起草后應對標準指標和內容進行充分的專家咨詢與論證，在征求各方面意見的基礎上進行完善。三是標準的送審、報批，在完成起草和論證的基礎上，呈報相關主管部門完成相關行政審批程序。五是標準的實施，在實施的過程中，加強組織管理、擴大宣傳，做到檔案管理與應用部門及其他相關部門對于標準充分了解并應用。六是標準實施的效果評價，對于標準實施應按照適時性原則進行動態跟蹤，及時評價標準實施的效果和管理的成效，對于不能夠滿足檔案管理需要的內容和指標應及時作出調整，并在使用過程中及時發現新問題，解決新問題，使檔案標準化管理規范、科學，滿足檔案管理與檔案信息資源共享的要求。

2 檔案管理規范化

醫院人事檔案主要是針對醫院管理人員、醫院專業技術人員和醫院工勤人員的檔案管理工作，實現醫院人事檔案管理的規范化應從以下幾個方面進行，一是壓實管理責任，明確醫院人事檔案管理部門職責，由醫院人事管理部門牽頭監督檢查醫院人事檔案工作、醫院人事檔案管理部門牽頭監督檢查檔案管理各個崗位檔案工作的職責，實行分級監督管理，確保醫院人事檔案管理責任到位。二是啟動等級認定，認真貫徹執行國家及行業檔案管理規范化法律法規、規章制度，加強醫院人事檔案室規范化建設，提升檔案管理規范化水平。三是開展專項檢查，由醫院行政管理部門牽頭，分批次組織開展檔案工作專項檢查，重點檢查人事檔案中自然情況、專業技術情況、年度考核情況等文件材料立卷歸檔情況，確保涉及到個人重大事項檔案資料安全、完整、保密。四是加強目標考核，強化目標管理手段，嚴格檔案工作專項目標考核，把平時考核與年終考核有機結合起來，抓好檔案工作過程管理，對發生重大檔案管理責任事件的，通報批評并扣減目標分。五是嚴格責任追究，加強檔案管理責任追究，對重大檔案管理安全責任事故的有關責任人員，依法依紀嚴肅查處。

3 醫院人事檔案管理的建議

人事檔案管理是檔案管理過程中重要的工作任務和工作內容，人事檔案管理的水平和質量直接影響到個人利益和組織的發展。醫院人事檔案管理主要是對于醫院的管理人員、專業技術人員、工勤人員的認識檔案進行管理，在管理的過程中從檔案管理的標準化入手，以規范化的管理提升醫院人事檔案管理的水平和質量是提升醫院人事檔案管理的重要途徑和手段。在醫院人事檔案管理中，建議從以下幾個方面實現標準化建設與規范化管理，一是對檔案管理制度進行完善，對于醫院人事檔案管理而言，實現檔案管理的標準化是前提和基礎，在醫院人事檔案管理標準化建設的過程中，應以制度為突破口，通過制度建設帶動人事檔案管理水平與管理質量的提升，醫院人事檔案管理的制度包括了檔案的鑒別制度、檔案的收集整理制度、檔案的保管制度、檔案的使用制度等內容，同時還應建立健全人事檔案管理的崗位職責，通過崗位職責的設定明確工作任務、工作目標，做到不缺位、不越位，實現管理的標準化，此外，還應建立檔案管理的監督制度，通過監督制度壓實責任，實現檔案管理的合法合規。二是制定檔案管理方案，檔案管理無小事，在醫院人事檔案管理的過程中，應根據醫院人事檔案管理工作的實際情況，建立符合醫院人事檔案管理需求的檔案管理方案或檔案管理規劃，通過方案或規劃的制定，明確檔案管理的指導思想、基本原則、目標要求、實施步驟、實施重點和保障措施等，通過切實可行的檔案管理方案或規劃實現醫院人事檔案管理的規范化。三是運用現代化信息技術進行檔案信息化管理，信息技術在檔案管理中越來越多的被采用，通過信息技術引入檔案管理工作能夠大大的提升檔案管理的質量和效率，實現檔案管理信息化，符合現代化檔案管理的目標和要求，在醫院人事檔案管理中，應建立以信息技術為支撐的檔案管理環境，包括檔案管理的硬件環境和軟件環境，使醫院人事檔案管理工作能夠按照信息化建設的要求實現醫院人事檔案管理的信息化建設，從而提升醫院人事檔案管理的水平和質量。四是實現檔案信息資源的大數據開發與利用，醫院醫療人員的專業技術能力檔案是醫院人事檔案管理的特點之一，按照相關檔案管理法律法規的規定，在可公開的檔案內容基礎上依托大數據挖掘與分析技術，實現檔案信息資源開發利用，也是提升醫院人事檔案管理水平與質量的重要工作。

參考文獻

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