醫院檔案保管工作的意義和任務研究

于天甲

摘 要：醫院檔案保管工作是維護醫院管理與醫療情況的真實面貌的有效途徑，確保醫院管理工作完整性的重要環節，同時也是醫院發展的需要。本文對于醫院檔案保管工作的意義和任務進行研究，在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：檔案保管；檔案工作任務；醫院檔案

1 檔案保管工作的意義

醫院檔案保管工作是維護醫院管理與醫療情況的真實面貌的有效途徑，確保醫院管理工作完整性的重要環節，同時也是醫院發展的需要。就檔案保管工作的意義而言，一是醫院檔案保管工作是維護醫院管理與醫療情況的真實面貌的客觀記載。檔案是歷史的見證，醫院檔案工作是醫院發展過程中一項重要的專業性極強的工作，做好這項工作，能夠使檔案完好無損地保存下來，使檔案如實地反映歷史，起到維護歷史真實面貌的作用。檔案工作肩負著這一歷史使命，一方面，它要將前人留下來的檔案妥善保存，并積極提供利用；另一方面，它還要有意識地形成和積累完整、系統并有相當價值的檔案為提高醫療服務質量和服務水平提供有益的決策參考。二是醫院檔案保管工作是醫院內部管理不可或缺的重要環節。醫院檔案保管工作的性質決定了它是一項條件性、服務性的工作，雖然檔案作用的發揮受到一定條件的制約，但反過來，醫院發展與醫療水平和質量的提升也會受到檔案工作的影響，這是因為，檔案工作總是處于服務的地位，是為其他一切工作提供條件的。檔案工作做好了，有檔可查，一索即得，使許多疑難問題迎刃而解，提高了醫院服務的社會效益和經濟效益。檔案工作是為其他醫院各項工作創造條件的，應該置于各項工作之中，作為一個必不可少的環節，而不能視為可有可無的。三是檔案工作醫院發展的需要。從發展的角度看，檔案形成一段時間后，有長遠保存價值的檔案匯集起來，成為醫院發展和醫療質量提升的豐富史料，是全醫院高質量發展的管理與技術財富，做好檔案工作是今后長遠利益的需要，具有歷史意義。

2 醫院檔案保管的任務

檔案管理工作內容眾多，包括了檔案價值甄別、檔案收集、檔案整理，其中最為重要的是檔案管理，特別是對年代久遠的檔案，因其紙張、存檔前保管方式不當等原因，導致保管難度加大甚至失去檔案的價值。因此，檔案的保管工作是檔案管理工作中的重要內容，通過檔案管理工作任務及基本要求的研究與梳理能夠更好的保護檔案，使檔案具有檔案價值與使用價值，更好的為經濟和社會發展服務。就檔案保管的任務看主要有以下幾個方面，一是建立健全檔案保管的制度、標準，檔案管理工作是一項系統性強、工作持續時間長的工作，在檔案管理工作進行前，要在國家相關法律法規、規章制度及行業標準的框架內制定相應的管理規范、操作規范及崗位職責，形成系統的內部管理制度，從而提高管理的水平。二是采取有效措施保證檔案完整，在檔案保管的過程中，最為重要的就是保證檔案的完整，從而為檔案使用者提供有價值的檔案，在這個過程中要運用相應的檔案保管技術進行檔案的完整性保管，實現檔案在規定的期限內隨時能夠使用，并完整的使用。三是通過科研技術盡可能的實現檔案的有效保存，隨著信息技術及其他相應檔案保管技術不斷發展，檔案能夠更好的實現有效保管，確保檔案不腐蝕、不消失，有效的保存檔案價值內容，從而為檔案使用者便捷、全面、系統的使用提供保障。四是維護檔案的安全，在檔案的保管過程中應按照檔案管理的法規、規章、制度等確保檔案的安全，這里的安全既包括了檔案存儲的安全，也包括了檔案所承載的內容的保密與公開的安全。

3 對策建議

醫院檔案有其特殊性，包括了醫院人力資源管理的人事檔案，更為重要的是醫療服務水平與服務質量的專業技術檔案。在醫院檔案的保管工作開展與實施過程中，建議從以下幾個方面入手提高檔案管理與服務的水平和質量。一是建立健全醫院檔案管理制度，從體制和機制入手建立適應醫院檔案管理工作需要的檔案保管與服務體系。檔案管理作為醫院管理的專門工作，其工作意義重大，工作內容繁雜，對于醫院檔案保管工作應建立專門的組織領導機構和相應的制度規范，從制度建設入手，強化醫院檔案保管工作，實現醫院檔案保管工作有制度可循、有制度可依，構建以制度先行的醫院人事檔案、院史發展、醫療資料等綜合性、全面性的檔案保管與服務體系，通過制度建設實現醫院檔案管理質量和水平的提升。二是完善醫院檔案管理的崗位責任與流程再造，實現醫院內控管理中的檔案管理規范化建設與發展。在醫院檔案保管制度建設的基礎上，應對于醫院檔案保管工作的崗位責任進行明確和具體化，通過崗位責任來提升醫院檔案保管與管理水平質量的提升。同時，在醫院檔案保管的流程上也應當進行規范和再造，從醫院各項檔案的收集、檔案價值的鑒別、檔案的分類以及檔案的保管進行相應的流程制定，通過責任明確、流程再造，實現醫院檔案管理水平與質量的提升。三是強化醫院檔案管理的監督機制，實現檔案管理的合法合規性建設。對于醫院檔案而言，其檔案內容包括了可公開、限定公開和保密三類檔案，對于各類檔案的保管與使用，以及檔案保管工作均應實現動態監督機制，通過監督及時發現問題、及時分析問題、及時解決問題，特別是針對保密的專業技術檔案和人事檔案內容應進行嚴格的監督，確保檔案信息安全，通過動態監督實現醫院檔案保管工作的合法合規性建設。四是注重信息技術與檔案管理工作的融合。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作呈現出信息化、智能化、大數據化發展的趨勢，對于醫院檔案而言，充分利用信息技術與檔案管理工作的融合能夠提高檔案管理的水平與質量，同時運用信息技術也能夠實現醫院檔案的信息資源開發利用工作，通過醫院檔案信息資源的開發利用開展檔案編研工作，為醫院管理水平提升，醫療水平和能力的提高提供有價值的文獻參考資料。五是注重專業性檔案管理人才與醫院檔案管理工作實踐相結合。醫院檔案管理工作專業性強，在醫院檔案管理工作中應注重信息技術與檔案管理的復合型人才培養，同時對于現有的檔案管理人員進行綜合素養與專業技術能力的培訓，從而提升醫院檔案管理的水平和質量。

參考文獻

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