淺談如何做好城市道路工程檔案管理工作

喬志東

摘 要：隨著城市規(guī)模的不斷擴張，城市道路建設(shè)在城市發(fā)展中的地位和先行作用日益凸顯。在城市道路建設(shè)跨越式發(fā)展的今天，加強工程檔案的管理，有利于道路的規(guī)劃、管理和維護，發(fā)揮其最大效益。

關(guān)鍵詞：城市道路建設(shè)；工程檔案

城市道路工程檔案是工程建設(shè)活動的真實記錄，它包括城市道路建設(shè)從決策、設(shè)計、施工到交工、竣工驗收等全部業(yè)務環(huán)節(jié)，不僅關(guān)系到工程的正常開展，同時也是質(zhì)量檢查、竣工驗收、養(yǎng)護、維修及改擴建的重要依據(jù)。做好城市道路建設(shè)工程檔案，具有十分重要現(xiàn)實和歷史意義。

1 城市道路工程檔案管理的必要性

1.1 為城市道路建設(shè)的決策提供支持

城市道路建設(shè)是長期的、持續(xù)性的過程，需要做出許多決策，通過科學、合理、正確的決策，不斷提高城市道路工程的效益，增強城市品質(zhì)，改進城市功能。開展城市道路工程的檔案管理，可全面收集建設(shè)過程中的各項信息，分析其中存在的問題，做出符合實際的決策，進而采取技術(shù)調(diào)整、施工隊伍更換等措施，切實保證城市道路工程的質(zhì)量安全。

1.2 有助于彌補城市道路建設(shè)實施過程中的不足

城市道路建設(shè)會涉及到招標、投標、實際施工等許多方面，即便各個環(huán)節(jié)都加強了掌控，依然無法避免相關(guān)問題的發(fā)生。但是有許多問題是無法從表面上看出來的，而通過檔案管理的方式，對各方面信息進行整合、分析和研究，就可以發(fā)現(xiàn)其中存在的潛在問題，提前做出科學的應對措施，避免造成不必要損失。

1.3 有利于提高城市道路管理的綜合水平

在城市道路建設(shè)過程中，施工管理、成本管理、安全管理等各個方面都是其重要組成部分，這些管理都是通過制定相應的責任機制和考核方式來判斷是否達到了相應的目標。但是，城市道路建設(shè)是動態(tài)的，有很多考核所需要的數(shù)據(jù)分布于不同的時間段內(nèi)，單獨進行信息統(tǒng)計，不僅需要耗費大量的人力財力，而且其準確性也不能保證，檔案管理工作能夠把這些信息完整的記錄下來，為其它管理提供準確的數(shù)據(jù)，從而使整個城市道路管理水平得到明顯提高。

2 當前城市道路工程檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

建設(shè)單位的領(lǐng)導層只重視工程的經(jīng)濟利益，缺乏對長遠發(fā)展的規(guī)劃，沒有認識到檔案管理對于降低成本、促進健康發(fā)展的作用，在檔案管理只是將其作為普通的工作開展。有的城市道路工程檔案沒有專人管理，由管工程的同志兼管，或者分散在有關(guān)人員手里，有的工作人員變動也沒移交出來，甚至作為個人資料隨意帶走，普遍存在著重視工程管理，忽視工程檔案管理的現(xiàn)象。在實際管理人員中，受上級領(lǐng)導觀念等因素影響，也沒有對自身工作重要性的深刻認識，日常管理工作時得過且過，嚴重缺乏工作積極性，沒有相應的責任心，導致檔案管理工作沒有深入推進。

2.2 檔案管理規(guī)范性制度不健全

管理機構(gòu)設(shè)置的不合理和不同職能部門之間的協(xié)調(diào)性較差。在許多建設(shè)單位中，檔案管理機構(gòu)與工程管理機構(gòu)之間存在著重疊現(xiàn)象，沒有明確對檔案管理部門的權(quán)責進行明確規(guī)定，彼此之間附屬關(guān)系較為混亂，導致檔案管理工作中存在沖突，造成檔案信息收集的重復或者疏漏，既影響了檔案資料的完整性和連續(xù)性，也造成人力物力財力等資源的大量浪費，影響了管理的順利開展。檔案管理工作會涉及到工程設(shè)計、施工、材料庫管等許多部門的配合，才能保證檔案管理內(nèi)容的準確和高效，但在實際執(zhí)行當中，因不同部門工作重點的不同以及責任劃分的差異，檔案管理部門對其并沒有相應的管理權(quán)，導致各個部門之間無法協(xié)調(diào)統(tǒng)一，檔案規(guī)范化管理難度較大。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平普遍不高

檔案管理隊伍不穩(wěn)定，許多檔案管理人員流動性較大，其所從事的工作時間較短，使得檔案管理工作一直無法保持在相對穩(wěn)定的狀態(tài)，許多工作在交接過程中被遺漏，應該完成的工作也無法按時完成，降低了檔案管理工作的效果。許多檔案管理人員并沒有相應的檔案管理理論知識，多是從事測量和施工的技術(shù)員轉(zhuǎn)崗從事檔案工作，在這種情況下，其管理水平自然就難以滿足檔案管理工作的要求，在管理中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題或疏漏，影響了檔案管理功能的發(fā)揮。

3 強化城市道路工程檔案管理的舉措

3.1 及時介入，全程跟蹤

很多建設(shè)項目在工程建設(shè)初期，由于工作千頭萬緒，對檔案工作一時顧不過來或不知如何開展，致使一些非常重要和珍貴的檔案不能妥善保管，甚至遭到損壞或丟失，造成無法挽回的損失。因此建設(shè)單位檔案主管部門應將全程跟蹤作為城市道路工程檔案管理的必要手段，在工程開工之前及時介入，實施事前控制，全程監(jiān)督指導，抓住建檔的有力時機，與施工單位協(xié)助配合，發(fā)揮施工單位資料員的積極性，保證檔案工作全面達標。

3.2 加強培訓，現(xiàn)場指導

為確保工程項目檔案完整收集歸檔，在開工之前，主管檔案部門應派出專職檔案人員，經(jīng)常主動聯(lián)系、配合工程管理處的資料員，進行跟蹤監(jiān)控，超前指導。檔案管理人員要深入施工現(xiàn)場，抓好建設(shè)期間歸檔資料收集的監(jiān)督指導，向施工單位明確階段性項目檔案的收集、整理工作的內(nèi)容范圍，防止脫節(jié)、不同步，并要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成收集整理工作。同時，做好隨時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，不符合要求的重新返工，形成互相合作，相互監(jiān)督，“人人要檔案”“人人管檔案”的局面，力求達到高標準、嚴要求。

3.3 完善機制，常態(tài)管理

建設(shè)單位應認真貫徹《檔案法》精神，參照國家有關(guān)城市道路建設(shè)檔案管理的要求，建立完善的管理制度。根據(jù)項目的實際情況，編制城市道路工程竣工文件編制辦法、城市道路工程檔案管理規(guī)章制度匯編、城市道路工程竣工驗收辦法等，這些規(guī)章制度涉及項目檔案的收集、整理、歸檔和移交的各個環(huán)節(jié)，涵蓋的內(nèi)容有城市道路工程檔案管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項目檔案的分類方案（歸檔范圍及保管期限）、檔案的利用和保密制度等。各項規(guī)章制度簡明適用、系統(tǒng)的原則，相互獨立以相互補充，形成一個完整的體系，保證城市道路工程檔案管理的有效實施，真正做到檔案工作有法可依、有章可循。

3.4 抓好驗收，確保質(zhì)量

完整的城市道路工程檔案是竣工驗收的條件之一。因城市道路建設(shè)規(guī)模大，檔案數(shù)量多，項目竣工驗收前，應先進行檔案驗收，沒有經(jīng)過檔案驗收并通過的項目，一律不得辦理項目驗收手續(xù)，不得交付使用，不得申報優(yōu)質(zhì)工程和其它獎勵。在進行檔案專項驗收之前，做好預驗收工作，項目管理單位應對照城市道路工程檔案竣工驗收辦法的規(guī)定，組織各參建單位、各職能部門的有關(guān)負責同志和技術(shù)人員、檔案人員進行預驗收，對工程項目檔案進行自查自檢，把好最后一道關(guān)口，在正式驗收之前解決問題檔案，保證項目檔案順利通過驗收。

4 結(jié)束語

城市道路工程檔案管理對城市道路建設(shè)的質(zhì)量安全和長遠發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。然而，在當前的城市道路工程檔案管理中還存在著許多問題，導致其功能無法充分發(fā)揮，阻礙了城市道路事業(yè)發(fā)展。對此，必須采取相應的措施進行改進，通過健全管理制度、提高管理人員素質(zhì)、改進檔案管理效能等措施，不斷提升城市道路工程檔案管理的質(zhì)量和水平。

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