高校檔案信息化建設策略

【摘 要】在高校管理中，檔案管理作為重要的一環，對高校管理質量和發展方向都有著直接的影響。在信息化高速發達的時代，必須要在高校檔案管理中，以前瞻性的視角對其進行現代化和信息化管理，這樣才能提高高校的核心競爭力。經過研究，以信息化技術手段對高校進行檔案管理，一方面符合了高校的信息化發展要求，另一方面也可以將高校的檔案管理工作加以簡化，因此，信息化檔案管理是非常必要的。如今校園的檔案管理工作，雖然在一些方面取得了部分成效，但仍然有部分問題尚待解決，如管理觀念落后、創新意識不足、技術保障不到位、網絡安全事件時有發生等。因此，對高校檔案進行信息化管理，必須從尚待解決的問題入手，更新管理理念、規避網絡風險。

【關鍵詞】檔案管理；信息化

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）08-0021-02

引言

當今社會，網絡、信息及數字技術已逐漸成為現代社會的主流發展方向，在這一發展基礎上，各行各業都有了新的發展方向，也帶來了前所未見的發展機遇。隨著先進的科學技術的逐漸發展，檔案管理工作也日益發展變化，對檔案進行信息化管理已成為檔案管理工作未來發展方向。在高校這一特殊社會環境中，對檔案進行信息化管理也越來越受到重視，在此基礎上，也可以對高校的全面信息化發展起到促進作用。然而，盡管對高校檔案進行信息化建設管理意義重大，但當前的管理工作中，仍然有許多問題尚待解決，覆蓋了管理理念、技術及人員等多方面，尚存的問題也嚴重阻滯著高校檔案信息化管理工作的進一步發展[1]。因此，用信息化技術對高校檔案進行管理的工作是刻不容緩的，我們應該立足高校檔案管理工作的實際開展情況，在實際建設中逐步建設信息化高校檔案管理系統。

一、高校檔案信息化建設的必要性

高校檔案信息化管理，是指采用計算機信息技術完成對檔案信息數據的采集，對其進行數字化分類及存儲，并在校園局域網下通過計算機聯機服務將數據信息進行傳遞。采用信息化管理方式，可以有效提升檔案信息的完整性、可靠性和管理安全性，在高校發展附中是非常必要的。具體可通過一下三方面進行闡述：

一是高校檔案信息化管理和檔案業務發展方向兩相契合。隨著高校規模的日益發展擴大，高校檔案業務也在逐漸發展成為以名人檔案、職稱評定及個人檔案等資料管理為主的管理業務，高校的自動化辦公水平也得到了極大提升。當然，高校檔案信息除了名人檔案、個人檔案等信息外，還有其他多種形式的檔案信息有待管理，在信息化檔案管理中，可以通過數字化技術對多種不同載體的數據進行保存與管理，從而將檔案信息數據的存儲空間進一步擴大[2]。

二是高校檔案信息化管理對檔案管理模式的創新起到了推動作用。采用信息化技術對高校檔案進行管理，可以有效的打破傳統的手工管理信息的模式，對檔案管理服務模式進行更新。而在高校的檔案管理工作中，僅僅使用數字化技術對檔案信息數據進行處理，后續就能對檔案信息進行智能化的存儲、管理及應用。

二、高校檔案信息化管理中的問題

高校檔案信息化管理，雖然打破了傳統的手工管理信息的模式，有效提升了檔案管理的效率，節約了大量的時間。但在實際的工作中，在管理理念、技術及人員等方面仍然存在許多問題，如管理理念及技術落后、人員及資金投入不到位等，導致高校檔案管理并沒能達到預期的效果。

三、高校檔案信息化管理中的應對方法

考慮到高校檔案信息化管理工作中存在的，諸如管理理念落后、資金投入不足、技術保障不到位、專業人才不足、網絡安全事件頻發等問題，在實際的檔案管理工作中，應從面臨的問題根源出發，針對相關問題采取相應對策。

1.更新管理觀念，完善系統模塊設計。

對于管理理念更新，首先應從高校領導抓起。高校領導應重視信息化檔案管理對于高校發展的重要意義，自覺更新自身管理理念，將檔案信息化管理作為高校發展重要一環。在高校檔案信息化管理系統設計中，首先需要明確檔案管理工作的業務需求，并在此基礎上對其進行創新設計。例如在檔案管理中設計查詢功能、備份功能等，并將這些功能作為檔案管理的通用功能模塊進行系統設計。此外，也可以根據檔案信息化管理系統在實際使用過程中反映出的問題，不斷引進新技術進行系統升級，完善檔案管理服務[3]。

2.增加資金投入，引進先進技術。

對檔案進行信息化管理，需要通過大量的資金投入來對保證信息化技術、數字化技術的支持與保障，從而提高檔案信息化管理設備的正常平穩運行，因此必須保證投入的資金能夠進行合理分配，運用到信息化管理的各個環節。

3.引進專業人才，加強人才隊伍建設。

在高校檔案信息化管理過程中，對管理人員的業務能力、創新觀念及計算機操作水平也有很高的要求，必須及時引進專業的檔案管理人才、計算機人才等，加強檔案管理系統人才隊伍建設。

4.培養風險意識，規避網絡風險。

考慮到高校檔案信息化管理工作需要在網絡環境中進行，因此對檔案信息數據的在線傳輸及存儲工作會帶來諸多安全隱患。在高校檔案信息化管理工作中，首先需要提高管理系統的安全性和穩定性，確保管理平臺的管理規范化。將校園檔案管理平臺與校園網連接，與互聯網進行物理隔離，對私密性要求較高的檔案，選擇保密性極高的設備單獨存儲。并要求相關工作人員定期對平臺信息的安全性能進行審核，以可靠的網絡防范技術，務必確保高校檔案信息的管理私密性及安全性，規避網絡風險，提高檔案管理安全性。

四、結語

總而言之，在信息化數字化高速發展的現在，對高校進行檔案信息化管理，必須以安全、高校和可靠作為檔案管理的基礎要求，提高檔案管理信息化平臺的穩定性，以先進的管理理念、專業的技術人才和扎實的技術水平，實現檔案信息化管理的智能化、自主化。高校領導應重視信息化檔案管理對于高校發展的重要意義，自覺更新自身管理理念，將檔案信息化管理作為高校發展重要一環，積極做好資金投入和人才引進工作，加強檔案信息化管理人才隊伍建設。檔案信息化管理相關人員也應增強自身的網絡風險防范意識，積極對檔案管理理論知識及計算機操作知識進行學習，更新自身技能儲備及管理理念，在實際的檔案管理工作中，以高昂的工作熱情，扎實的理論知識及高超的技術水平，為高校的檔案信息化管理奉獻自己的力量。

參考文獻

[1]繆文桂.大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略：辦公自動化，2018，23（17）：53-55，61.

[2]陳政.信息化環境下高校人事檔案管理創新的策略：卷宗，2018，07（18）：42.

[3]梁偉杰.信息化背景下高校人事檔案管理模式優化策略的探討：欽州學院學報，2017，03（6）：12-17.

作者簡介：喬梁（1977.11-）男，漢族，湖北宜都人，學士，館員，研究方向：檔案管理。