大數據時代機關事業單位人事檔案管理實現途徑

摘 要：機關事業單位人事檔案管理是日常工作中重要組成部分，充分利用大數據、云平臺等技術手段，轉變傳統人事檔案管理模式，提出適應新形勢下人事檔案管理的實現途徑，不斷提升人事檔案的管理效率，促進人事檔案管理更加科學化、信息化和規范化。

關鍵詞：大數據；機關事業單位；人事檔案管理

隨著大數據時代人工智能的不斷發展，信息技術悄然改變了人們的思維和行為。檔案信息化建設是大數據時代檔案管理的重大工程，對檔案的收、管、用都發揮了重要作用，但機關事業單位人事檔案信息化建設相對滯后，在大數據時代背景下，加快推進機關事業單位人事檔案信息化建設能高效實現檔案信息資源的管理水平。

1 大數據在機關事業單位人事檔案管理中的作用

隨著云時代的到來，大數據應用于各行各業。麥肯錫全球研究所定義大數據是一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面遠超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合。大數據在機關事業單位人事檔案管理的“收”、“管”、“用”中發揮重要作用，一是檔案收集，利用大數據技術對龐雜的機關事業單位人事檔案信息進行收集、分類和整理；二是檔案管理，利用大數據和云存儲技術實時監測檔案進行動態化管理，提高人事檔案管理效率，是檔案管理更趨規范化和高效化；三是檔案利用，將大數據技術應用于人事檔案管理，通過信息檢索、目錄查閱、年份查找等功能，能高效、便捷地提供機關事業單位人事檔案查閱與利用。

2 大數據時代機關事業單位人事檔案管理現狀

1）意識淡薄，缺乏重視。人事檔案管理不能對單位產生直接經濟社會效益，從而對人事檔案管理工作意識淡薄，重視不夠，導致檔案管理基礎配套設施不齊，制度不完善，人員配備不夠等問題。

2）管理方式落后，信息化建設遲緩。人事檔案管理方式仍采用傳統模式，管理手段單一，方式落后，利用效率較低。檔案信息化建設遲緩，也是制約檔案利用率較低的原因。

3）存儲環境惡劣，縮短檔案壽命。機關事業單位檔案室建設不規范，溫度、濕度不達標，存儲環境條件較差，容易滋生霉變和害蟲，影響實體檔案安全，縮短檔案壽命。

4）查詢利用程序不規范，存在安全隱患。機關事業單位人事檔案查詢與利用制度欠缺，查檔流程不規范，容易造成檔案順利混亂、遺失、損毀等現象，存在安全隱患。

5）專業檔案管理人員缺乏，兼職管理人員業務素質較低。機關事業單位人事檔案管理人員通常由人事專員兼任，而人事專員不熟悉檔案管理知識，業務素質欠缺，導致人事檔案管理混亂，影響單位事業發展和人才晉升。

3 大數據時代機關事業單位人事檔案管理實現途徑

大數據時代檔案管理必須建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，有利于提高機關檔案工作水平，維護機關檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性。建設數字檔案室的實現途徑主要包含以下幾方面：

3.1 人事檔案數字化加工

對傳統紙質載體的人事檔案進行數字化加工，實現檔案實體虛擬化，使其能與其他數字檔案資源統一規范化管理。嚴格按照紙質檔案數字化（DA/T 31-2017）行業標準，遵循工作流程，符合業務規范，如：掃描分辨率不小于200dpi，保存格式為TIFF、JPEG或LPEG2000等通用格式，圖像裁邊應距頁邊最外延至少2mm～3mm處裁剪。數據驗收應采用計算機自動檢驗方式進行100%檢驗，合格率應為100%。

3.2 數字檔案室建設

嚴格執行國家檔案局2014年頒布的《數字檔案室建設指南》規范要求，建設相對獨立且穩定、兼容的，能夠滿足數字檔案資源管理和機關事業單位共享利用需求的數字檔案室基礎設施，主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分。其中：

1）中心機房應具備防雷、防靜電、防磁、防水、防火、防盜、穩壓、恒溫、恒濕等基本條件，有條件的單位應建設符合《電子信息系統機房涉及規范》（GB 50174-2008）要求的B級機房。

2）系統硬件應配備滿足數字檔案室應用系統以及數據庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等條件的專業服務器和存儲與備份硬件設備。

3）軟件系統包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等基礎軟件。數據庫管理系統應滿足人事數字檔案的錄入、檢索、查閱、導出、權限等功能，還可以根據人事檔案特性進行特定功能設置。

4）數字檔案室應配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕設備、防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。

3.3 檔案庫房建設

為確保傳統紙質檔案載體安全，機關事業單位檔案庫房建設要按照國家檔案局《檔案館建筑設計規范》、《檔案館溫濕度管理暫行規定》、《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求，做好檔案安全的“九防”，即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲、防鼠等。采用智能化檔案庫房管理系統，能實時監控庫房內溫濕度，安裝異常報警系統及遠程控制系統，全方位確保原始紙質人事檔案的安全。

3.4 健全人事檔案管理制度

大數據時代人事檔案管理是數據的管理，必須改變傳統紙質人事檔案管理的觀念，因地適宜地健全和完善人事檔案管理制度，及時對當前人事檔案管理制度進行修正，明確審批權限，明晰管理職責，使管理工作有章可循，嚴格執行相關要求進行人事檔案信息化管理。

3.5 引進檔案專業技術人才，提高管理人員業務素質水平

通過人才引進、公開招聘等方式，吸納一些檔案專業技術人才，從事人事檔案管理工作。還可以通過業務技能培訓、專業知識進修等途徑提高管理人員的業務素質水平和思想道德素質，培養一批既懂檔案管理知識，又精通信息化技術的復合型人才。

4 結語

人事檔案管理對機關事業單位各項工作開展具有重要意義，對人員晉升、崗位調動提供了科學合理的依據。大數據時代，面臨人事檔案信息化管理中存在的問題，提供可行的實現途徑，加快推進機關事業單位人事檔案信息化進程。

參考文獻

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[2]《數字檔案室建設指南》，國家檔案局，2014.

[3]林學輝.事業單位人事檔案管理存在的問題及解決措施新探[J].經貿實踐，2019，1.

作者簡介

宋德泓（1968-），女，漢族，四川省南充市人，本科，四川省南充市城建檔案館，局長，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。