論檔案管理工作內容與模式的轉變

顏英梅

摘 要：檔案管理工作在不同的時期中具有完全不同的特征，管理者應當結合管理環境出現的變動狀況，及時地調整現有的檔案管理系統，豐富檔案管理工作的原有內容，形成合適的新型管理模式。信息化是很多檔案管理部門的工作發展方向，針對電子化的檔案材料，管理者啟用了新的管理系統，同時也針對新型電子檔案開發了新的管理方法，先對模式與內容兩個方面的轉變情況展開研究。

關鍵詞：檔案管理；工作內容；模式；轉變

新的時代要求更各行各業都保持著與時俱進的發展理念，檔案管理行業同樣如此，利用信息技術與相關的平臺可以改變傳統化的檔案管理手段，在掌握全新的管理要求之后，管理者可以結合傳統化的管理檔案的工作模式的問題，調整管理內容，充分發揮全新管理手段的作用，以電子檔案為主要管理對象，提升檔案管理體系的數字化、信息化特點，更多地關注檔案保護與使用等方面的工作，轉變檔案管理模式與內容。

1 檔案管理在工作內容方面出現的轉變

1.1 收集檔案

收集檔案是檔案管理工作部門需完成的基礎工作之一，在過去的整理檔案的工作中，管理者需要花費大量的時間從各處采集檔案信息，而后逐一展開歸檔工作，存儲紙質檔案材料也需要極大的空間，如果儲存紙質檔案材料的環境出現了問題，檔案也會隨之出現破損，難以完整地呈現出相應的信息。但是獲取信息系統的支持之后，檔案收集工作發生了變動，管理者可注重收集電子檔案，收集效率得以提升，可直接將檔案信息壓縮到電腦等設備中，在有使用需求時，直接借助搜索引擎即可快速地找出相應的檔案信息，收集檔案信息的工作隨之變得更順暢，整理檔案這項工作的節奏也可被加快。

1.2 保存檔案

在保存檔案時，相關工作內容也出現改變。如果管理對象為紙質檔案，管理者需要定期清理檔案存儲室，調整溫濕度，消除環境中會給檔案造成破壞的隱患因素，在日常的檔案管理工作中，就需要消耗極多的精力，管理者很難兼顧后續的后續檔案應用與信息共享活動；當檔案管理方法出現變動之后，保存檔案這項工作的內容也隨之被改變。計算機設備成為保存檔案的重要載體，只是用比較小的空間就可以存儲海量的檔案信息，無論是調用、查找還是整理檔案的工作的效率都被提升，網絡環境也使檔案信息傳遞的工作變得更加便利，但是相對地，管理者也需調整管理行為，注重開放化的網絡環境給檔案信息安全帶去的負面影響，做好防護工作，避免重要的檔案信息被篡改與竊取，可將身份權限與防火墻系統結合使用，設置多重安全防護。

1.3 其他新的管理工作內容

鑒于信息化設備在全新的檔案管理活動中的重要作用，管理者除了需要對檔案材料以及信息資源進行管控之外，還應當定期維護電腦、打印機等設備，不可使其頻繁地出現故障。針對檔案信息資源，安全管理工作的方式被改變，原來的手工管理方法被改變，檔案出現了被改變的風險問題，在現有的電子檔案管控平臺中，非法方法檔案系統但是后果相對比較嚴重的問題，同時其出現頻次也比較高，在安全管理過程工作中，管理單位應當更新訪問權限，集中精力調整身份驗證系統，使用防火墻來地域外部網絡的病毒，預防檔案信息的完整性被破壞的問題，使用最新的殺毒軟件，使檔案管控工作始終可以在安全的條件下進行。

2 檔案管理在模式方面的轉變

除了基本的檔案管理工作內容出現變動之后，檔案管理的工作模式也產生了明顯的變化。

2.1 管理理念變動

電子檔案運用的越來越廣泛并逐漸成熟，檔案管理從內容到模式都朝著信息化、數字化方向轉變，這一切都是檔案管理新的發展方向，也是我們探索研究的重點。

信息化時代發展新形勢下不斷增長的需求對檔案管理工作提出更多新要求，需要轉變傳統檔案管理理念以對提高對電子檔案資料的管理效率。長期以來，由于檔案管理復雜工作內容與單調枯燥的管理方法，很多檔案管理工作者都因此產生一些抵觸或懈怠情緒，其工作思維多處于被動思維的影響之中這種情況實際上嚴重妨礙了檔案管理工作的順利開展，所以需要大力培養管理者創新的管理工作意識和新型管理理念，破除舊的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及檔案管理工作的科學化。

2.2 構建一體化管理系統

當今社會，電子政務與辦公自動化進程的進一步加快，各單位在各項工作及活動中產生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實行電子文件電子檔案的一體化管理，對工作中所產生的電子文件和電子檔案全盤考量與超前控制，進行網上實時歸檔，實現電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進行無縫鏈接并保證其安全性，推動文檔管理工作流程科學化、合理化。此外，電子文檔一體化管理還應該推廣到各單位職能部門所產生的不同類型的、不同載體的各種檔案，以促使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口實現緊密結合，充分發揮一體化所帶來的數據共享優勢，為電子文件、電子檔案的管理與歸檔奠定良好的基礎。

2.3 形成全新的管理工作機制

檔案管理工作要密切結合當前時代發展新形勢，不斷進行調整、完善、改革及創新，同時豐富和發展檔案管理工作基本要求，從而滿足信息化時代發展要求，提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案的更大社會價值。

電子檔案管理改變了傳統紙質檔案的模式和儲存方式，檔案資料和內容也呈現幾何倍增長的趨勢，因此其管理工作也要適時發生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創新與內容改革，從而促進檔案管理工作與發展相適應。此外，檔案管理內容和模式的轉變還需要我們創新工作思路，大力培養滿足當前檔案管理事業需要的專業人才，重視人才培養與人力資源的合理有效利用。

3 結束語

檔案管理工作的重心需要被轉移到保障信息安全與服務方面，在信息網絡支持下，檔案管理部門可以調整工作方式，使新時期的檔案管理工作更具開放化的特點，提升檔案資料管理工作效率的同時，更好深入地挖掘檔案的潛在價值，工作人員應主動接受培訓，提升自己在檔案管理方面的專業化水平，注重以正確的態度應對客戶，提供優質的信息化檔案服務，使檔案也可以創造更多的綜合效益。

參考文獻

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