煤礦企業檔案管理信息化建設探討

劉莎

摘 要：在我國快速發展的過程中，我國的煤礦企業是必不可少的資源，煤礦生產屬于傳統工業，歷史悠久。但隨著社會的持續發展、科技的不斷創新，使得煤礦企業的一些工作在網絡上獲得了新的發展空間，煤礦檔案管理也是其中之一。檔案管理是煤礦企業的主要工作，新時代的檔案管理不再局限于使用傳統的手工模式，信息化建設是大勢所趨。因此，本文從煤礦檔案管理的重要性入手，探討加強其信息化建設的策略，以助力煤礦企業提升檔案管理的技術水平。

關鍵詞：煤礦企業；檔案管理；信息化；建設策略

社會與經濟的轉型發展，使得煤炭產業正在朝著規模化、集約化的趨勢發展，煤礦企業主輔分離、輔業改革、關閉破產以及兼并重組等現象層出不窮，使得檔案管理工作的體制、環境發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理開始暴露出諸多不足，如軟硬件落后、管理制度不完善以及信息化建設滯后等，在一定程度上制約了煤礦企業的改革發展。因此，要想保障煤礦企業的順利改革，全面加強檔案管理勢在必行。

1 煤礦檔案管理的重要性

檔案中包含完整、可靠的信息，對煤礦企業的管理和發展有重要的指導作用，這就需要檔案管理人員加強檔案管理，利用現有資料挖掘檔案信息，了解煤礦企業過去的歷史，綜合分析相關數據，指導煤礦企業今后的發展。通過整理煤礦企業檔案，企業管理者還能掌握過去的歷史、了解現在的情況、預測未來的趨勢，提升決策的合理性與有效性。如果煤礦企業的各個部門沒有在平時積累檔案，檔案管理人員也沒有收集和管理好檔案，相關領導就無法了解企業整體的經營管理情況，就容易做出不合理甚至錯誤的決策，使企業遭受損失。特別是在當今信息時代，檔案管理信息化建設對煤礦企業實現現代化管理意義重大。因此，煤礦企業為提高管理質量，就必須通過信息化建設挖掘檔案信息，如實反映企業狀況。此外，加強檔案管理信息化建設對煤礦企業有效開展經營管理活動、加快現代化發展進程顯得尤為重要。

2 煤礦企業檔案管理工作的現狀分析

2.1 檔案管理人員素質有待提高

對于煤礦企業檔案管理工作而言，是一項復雜的工作，需要管理人員具備較高的能力和素養。煤礦企業檔案管理專業人才匱乏，人員素質水平有待進一步提高，所以導致檔案管理水平較低，具體體現在以下幾方面：第一，煤礦企業盲目追求經濟效益，將人才培養重點放在了經營和生產上，忽視了檔案管理人員培養，導致檔案管理人員素質無法適應當下需求。第二，檔案管理人員工作積極性不高，主要是沒認清檔案管理工作重要性，這不僅無法提高檔案管理水平，而且還會導致檔案管理工作出現極度混亂的現象。第三，信息技術不斷發展，煤礦企業檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發展，這就需要有相應信息技術人才進行支撐，然而煤礦檔案管理人員雖然具備很好的管理經驗和能力，對于信息化技術的掌握不到位，無法適應信息化的檔案管理需求。

2.2 信息化建設存在滯后性

“互聯網+”時代，信息化成為各行業建設的主旋律，檔案管理也不例外。但反觀煤礦企業檔案管理信息化建設，其主要存在以下兩個方面的問題：一方面，在信息化建設潮流中，諸多煤礦企業均在嘗試檔案管理信息化建設，但其信息化建設僅僅局限于通過電腦代替傳統人工操作，當前諸多的新興信息化技術均沒有引入，存在較大的滯后性；另一方面，部分煤礦企業盡管開始主動引入新興的信息化技術，但因為資金、人才方面的限制，實際應用效果并不理想。

2.3 建設項目與檔案管理沒有同步進行

第一，由于檔案管理工作沒有與建設項目同步進行，所以導致檔案資料收集和處理出現嚴重的滯后性，無法發揮出實質性作用。第二，對于項目后續的驗收階段，存在嚴重的審核不規范現象，此問題主要是煤礦企業沒有在驗收單位中設置檔案管理人員，使得審核階段得不到檔案管理工作的指導，最終給企業項目建設質量造成嚴重影響。第三，檔案收集和存檔的無效文件較多，不具有相應的法律效力，所以給建設項目的開展造成嚴重影響，此問題出現的主要原因是企業在重要檔案資料收集時大都是復印件，缺少原件，所以導致出現了一些無法律效力的無效文件。

3 加強煤礦企業檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強煤礦聲像檔案管理

聲像技術是煤礦企業檔案管理信息化建設中應用較為廣泛的一項技術手段，主要是記錄煤礦生產經營管理環節的聲像資料。聲像資料具備顯著的特征，能使煤礦企業檔案更準確、更直觀，其內容也蘊含豐富的信息，是傳統紙質檔案不可比擬的。而且聲像檔案的復制與編輯更容易，難以造假，即便是造假也能利用專業技術手段加以識別，從而進一步保證了煤礦企業檔案的可信度。煤礦企業的管理者應高度重視聲像檔案管理工作，同時抓好聲像檔案管理制度建設。煤礦企業聲像檔案管理工作不能全憑想象，更不能停滯不前，要有序進行，注重使用聲像技術的效果，通過制度鞏固聲像檔案管理成果。此外，要注意強化聲像檔案管理分工負責制的落實，明確劃分聲像檔案管理工作的責權利，做到專業、專崗、專人、專管，明晰崗位與業務范疇，將責任落實到人頭，從而提高聲像檔案管理工作的實際效果。如檔案管理人員應有效收集各單位、各部門的聲像資料，針對重要的環節與時間，務必要有高質量的聲像資料作為檔案素材，并選擇恰當的內容。

3.2 提高檔案管理信息化水平

第一，加強硬件投入。對于煤礦檔案信息化建設而言，必須要有高標準的設備作為支撐，例如計算機、掃描儀等，這都是信息化檔案管理工作須具備的，為檔案管理效率提升提供重要物質基礎。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還需要加強信息化檔案管理軟件投入，例如完善資源檢索系統，這可以快速有效進行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實現了智能化和自動化，但還不能脫離人員參與，為了達到提高檔案管理信息化建設的最終目的，需要重點培養檔案管理人員的信息化技能和素養，以確保檔案管理信息化建設的有序實施，最終促進我國煤礦企業的進一步發展。

3.3 注重建設項目檔案管理的實效性

首先，加強建設單位負責制。決策層要統籌安排，掌握信息，全面負責，牽頭抓總；執行層要扎實工作，逐項去落實，針對問題，提出整改意見，達到提高管理水平的最終目的。其次，發揮監理部門的監督管理作用。建設項目監理單位除按照建設單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對施工單位文件材料形成情況進行質量檢查把關，對施工過程中的每個控制節點、每個環節進行審核，及時發現問題并提出整改意見。最后，加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責任心強、業務素質高和有一定組織協調能力的人員從事檔案工作，并配備相應的庫房、裝備、裝具，為做好建設項目檔案工作提供必備條件。

4 結語

綜上所述，煤礦企業的轉型發展，信息化技術的迅猛發展，檔案管理工作改革創新就成為煤礦企業改革的重點。因為煤礦企業本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴謹性、及時性，這就需要煤礦企業針對現有檔案管理工作存在的問題進行深入分析，針對問題制定針對性的解決策略，通過基礎建設、制度完善、技術引入以及人才培養，保障檔案管理工作的有序推進，為煤礦企業的發展奠定扎實的基礎。

參考文獻

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