企業技術檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

張青云

摘 要：在網絡信息時代，建立信息化檔案管理機制，對于提高檔案管理效率，優化管理環境，具有重要的現實意義。但從實際而言，煤田地質企業在檔案管理信息化的進程中，面臨諸多問題，弱化了企業檔案管理信息化的重要作用。為此，以新的發展視角為依托，進一步推進企業檔案管理信息化建設，是優化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企業檔案管理現代化建設的內在要求。本文立足對檔案管理信息化研究，就企業如何深化建設，進行如下闡述。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；策略

傳統的檔案管理已經不再適合互聯網信息化的檔案管理，而這種信息化管理與傳統檔案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在經濟快速發展的現在，其同時也是推動企業快速發展的動力所在。在經濟全球化的帶領下加強檔案管理信息化的改革已成為重要內容，更是實現企業可持續發展的重要因素。

1 檔案信息化建設成為社會發展的潮流

檔案的管理已經是一個企業發展的重要資源。目前，隨著社會的發展和互聯網技術的不斷革新和普及，企業在生產活動中產生了大量的文件和數據，當代社會也被稱為大數據時代，更是企業進行各項生產活動的基礎，為企業的發展提供了源源不斷的動力。檔案管理也是社會發展的需求。隨著社會的快速發展和互聯網技術的不斷革新，在促進社會發展的同時也促進了各行各業的不斷進步。然而企業也在無形之中受著社會發展的巨大影響，其中企業的檔案管理尤為突出，企業傳統的檔案管理形式已經無法適應快速發展的社會需求，而相繼出現的就是互聯網信息化的檔案管理，一種事物的消失必將引領另一種事物的興起。加強企業互聯網信息化檔案管理對于提高企業的工作效率，實現企業辦公自動化具有里程碑的現實意義。企業技術檔案管理工作是一個企業日常工作的重要組成部分，所以提升企業互聯網信息化的管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展是刻不容緩的管理需求。隨著互聯網的發展，各中信息也相繼被運用在企業的管理中，各類文件的數量也大幅度增加，給企業資料的管理帶來了不便。為了提高企業技術檔案的利用率，就需要加大對檔案信息化管理的建設。隨著互聯網技術的不斷發展和創新，信息技術已經滲透到了企業的方方面面，所以必須加強檔案管理的數字化和模塊化建設，才能應對經濟的快速發展和社會的不斷進步，提升企業技術檔案管理的水平才能夠應對現代化發展。

2 新時代企業檔案管理模式存在的問題

在我國當前的企業當發展中，有絕大多數的企業在管理水平方面已經實現了發展需要的現代化，但是，這些企業當中有部分企業還存在著不利于企業發展的問題，尤其是對檔案管理工作認識不夠、重視不夠的情況依然存在。因此，有些電力企業中并沒有設專職的檔案管理人員，或者配備的專職檔案人員與企業的經營管理不相適應，在這種傳統的檔案管理模式下，會導致檔案管理工作不可避免的出現問題，而檔案自身存在的價值也不能充分的被發揮出來。而在現代化信息技術的推進下，檔案已經發展為電子檔案的形式，但是在工作的實踐中，檔案并沒有完全進行信息化，還有很多檔案是以紙質檔案的形式存在的，這對于檔案在開發及利用等方面都是不利的。此外，在企業的檔案管理工作中有些企業還缺乏資金的支持，在資金存在不足的情況下，難以完善檔案管理中的現代化信息設備，并且負責檔案管理的工作人員在薪資待遇上也不高，這也很難使企業檔案在管理工作的模式上實現創新。

3 企業檔案信息化管理發展的創新策略

3.1 完善檔案信息化管理系統的設計

在企業檔案的信息化管理中，要想有效發揮信息化管理的作用，就需要企業根據實際的管理情況進行信息化管理系統的設計，這也是信息化管理實現的前提和基礎。在企業檔案信息化管理系統的設計中，檔案管理人員需要根據檔案管理的實際現狀，有針對性地制定相應的管理目標，并根據實際的管理內容進行管理結構和管理層次的劃分，從而保證信息化管理系統具有良好的規范性和科學性，在實際的信息化管理過程中能夠發揮其應有的作用。

3.2 促進檔案信息化管理的技術創新

在企業檔案信息化管理中，企業的檔案管理工作需要充分利用新時代的科學技術進行管理創新。對于企業檔案信息化管理的創新來說，其檔案資料可以采用磁盤和新型的感光材料作為檔案的載體和轉換的介質，對其相關的檔案資料進行儲存。近年來，云端也得到了開發和使用，因此還可以通過云端進行檔案信息的儲存。另外，還可以通過資源的網絡化管理以及資源的共享管理等技術，實現檔案信息管理的電子化和信息化，進而對檔案信息進行收集、開發、管理和應用等。由于檔案管理主要是信息的開發和使用，因此還需要重視對信息的開發和利用，要將工作的重點放在檔案管理上，以管理為手段、以應用為目的進行技術的創新，才能體現檔案信息化管理的實質。

3.3 完善檔案信息化管理制度

要想充分發揮檔案信息化管理的作用，就需要有完善的管理制度作為管理的保障，在為檔案管理人員提供制度依據的同時，也能夠有效地約束他們的行為和態度。比如，企業可以制定相應的責任落實制度，將檔案信息化管理的內容進行細分，進而將管理責任進行有效的分工，從而可以促進檔案管理人員能夠切實負起自身的責任，避免出現管理混亂的情況。另外，企業還可以制定管理流程制度將管理過程規范化，使檔案管理人員在進行管理工作時，就可以依據規范性的管理流程來實現高質量的管理，提升了管理水平。

3.4 加強檔案管理的信息化應用

在企業檔案信息化管理的過程中，要將信息化技術和檔案管理工作的特殊性進行充分的結合，從而實現設備和技術的全方面運用。企業可以構建相應的計算機管理系統對企業的檔案信息進行全面智能化管理，同時還要加強相關檔案管理人員的技術培訓，建立人員和設備的信息管理平臺，在檔案管理過程中利用現代化的檢索功能實現對信息的收集和整理，在計算機技術軟件系統運用的過程中，還要注重對系統設備的完善，為檔案管理工作創造良好的條件。

4 結束語

總而言之，檔案管理信息化建設工作是一項十分復雜且煩瑣的工作，并不是在短時間內能夠從根本上解決的，而是需要在使用的過程不斷發現問題解決問題，并不斷地創新才能達到完善的狀態。企業檔案的信息化建設不僅是現代化的需求，更是提高檔案信息服務水平的關鍵。所以，必須加快檔案的現代化管理的進程，才能不斷促進企業檔案管理工作的進步和發展，循序漸進地實現和完善企業檔案的信息化建設。檔案的管理者應當樹立一種服務意識，克服出現的各種難題，滿足現代化社會和時代發展的需求，這就要提高檔案管理工作者的自身素質修養，更好地服務于企業、服務于社會。企業檔案管理信息化建設是經濟全球化深刻變革下的必然選擇，更是滿足當代社會生存與發展的需求。

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