淺談企業(yè)人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)。本論文分析了當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的存在的問題，探討了改善人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。人事檔案是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，是企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選拔人才的重要憑證，是企業(yè)合理配置人力資源的重要依據(jù)。

1 人事檔案管理的存在的問題

1.1 人事檔案內(nèi)容不全面

有些基層單位人事檔案材料收集不齊全、不全面，其收集的內(nèi)容一般包括履歷表、工資表、入黨團(tuán)材料等，再加上內(nèi)容中有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的部分往往側(cè)重于政治，千篇一律，缺乏反映近期德、勤、能、績(jī)的材料，特別是業(yè)績(jī)、科研能力和水平等方面的內(nèi)容，使得檔案內(nèi)容不完整，不能全面客觀地反映一個(gè)人的個(gè)性化發(fā)展和實(shí)際水平，不能滿足當(dāng)前人事工作的需要。

1.2 人事檔案缺乏時(shí)效性

人事檔案中的材料太過于陳舊，查閱人事檔案時(shí)常常會(huì)發(fā)現(xiàn)有的人事檔案只有早期內(nèi)容的材料，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，這說明檔案跟蹤太慢，時(shí)效性不強(qiáng)，不能做到根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷的變化及時(shí)補(bǔ)充新材料。特別是一些重要的檔案資料，因收集和傳遞手續(xù)不完備，而不能及時(shí)收集入人事檔案。如有的干部受到表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，文件發(fā)到人事檔案管理部門后，由于檔案管理人員的疏忽沒有及時(shí)把材料進(jìn)行歸檔，致使一些優(yōu)秀人才異地調(diào)轉(zhuǎn)時(shí)，查不到工作業(yè)績(jī)的檔案記載，對(duì)人才的成長(zhǎng)和發(fā)揮其聰明才智極其不利。

1.3 人事檔案缺乏科學(xué)化、信息化的管理

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和信息化水平的不斷提高，人事信息化管理系統(tǒng)早已在企業(yè)人事管理工作中應(yīng)用，但總體來看，企業(yè)并沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，很對(duì)單位雖然把檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，但實(shí)際工作中要檢索人事檔案資料時(shí)還是以手工操作為主，無紙化閱檔基本得不到實(shí)現(xiàn)，大大降低工作效率。

2 改善人事檔案管理的措施

2.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

現(xiàn)有人事檔案收集的材料不齊全、不完整，側(cè)重于個(gè)人的歷史記錄，不利于反映個(gè)人的發(fā)展?fàn)顩r，無法滿足用人單位的實(shí)際需要，因此要擴(kuò)大人事檔案的收集范圍，充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，使之能從多方位全面反映一個(gè)人。不僅政治歷史材料要?dú)w檔，而且要加強(qiáng)近期業(yè)績(jī)材料、廉政材料、誠信材料以及有關(guān)個(gè)人的個(gè)性特征、道德操守、心理素質(zhì)、身體狀況等方面的材料的重點(diǎn)收集，切實(shí)為用人單位提供有價(jià)值的參考信息。

2.2 加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

人事檔案的當(dāng)事人在社會(huì)活動(dòng)中不斷發(fā)生變化，人事檔案應(yīng)根據(jù)檔案當(dāng)事人的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，縮短反饋信息收集、再利用的時(shí)間周期。人事檔案管理人員要不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案的信息進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況。

2.3 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

在科技技術(shù)的推動(dòng)下，企業(yè)要注重加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行輔助管理，運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的共存。還可以利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，提高人事檔案的利用，提高人事檔案工作的效率。同時(shí)，要注重人事檔案的安全管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或黑客入侵而出現(xiàn)人事檔案信息泄露的現(xiàn)象。

2.4 提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

人事檔案工作要求人事檔案管理人員不僅要有較高的政治素質(zhì)，有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德，而且要刻苦專研業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。人事檔案管理人員要進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)教育，提高自身專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。要掌握計(jì)算機(jī)貯存、加工、傳遞檔案信息的基本技能，以及應(yīng)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化管理手段開發(fā)人事檔案信息資源，做好人事檔案管理工作，提升利用服務(wù)水平。

企業(yè)要提高人事檔案管理意識(shí)，提高對(duì)人事檔案的重視程度，對(duì)人事檔案工作及時(shí)地進(jìn)行改造和創(chuàng)新，提升人事檔案管理工作質(zhì)量，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理工作中的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]張華.淺談事業(yè)單位人事檔案管理問題[J].卷宗，2019（2）：134.

[2]常曉蕾.新時(shí)期人事檔案管理工作探析[J].發(fā)現(xiàn)，2018（1）：201-202.

[3]關(guān)英慧.新時(shí)期人事檔案管理規(guī)范化探討[J].企業(yè)改革與管理，2017（14）：73.

作者簡(jiǎn)介

陸琳艷（1988-），女，漢，江蘇省宜興市人，助理館員，本科，研究方向：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理、人事檔案管理等。