關于公路工程檔案管理問題及對策研究

林麗媚

摘 要：為保障公路工程的高效運行，公路工程檔案管理具有重要意義。公路工程檔案管理的內容相當的復雜，管理難度比較大，一定要形成一個良好的機制，并且綜合運用各種管理手段，切實解決公路管理中反映出來的各種突出問題：如針對當前普遍存在的忽視公路工程檔案管理的弊端，系統科學地開展對施工人員、管理人員的培訓與培養，為科學的施工管理工作開展奠定基礎；再如在新的環境歷史條件下檔案工作人員必須要緊緊結合時代發展的要求，要從根本觀念的更新上采取有效措施，積極探索開發新的檔案現代管理模式。

關鍵詞：公路工程；檔案管理；對策研究

1 公路工程檔案管理中現狀存在的問題

公路工程具有流程長、階段多、周期長、涉及部門也比較多等特點，公路工程檔案管理也呈現多樣性、成套性和復雜性的特點。我們發現，由于經濟利益、管理和工期等方面原因，當下不少管理單位與建設單位往往只重視工程自身的問題，往往忽視了檔案管理，工程檔案資料的收集、整理歸檔與工程建設不能協調在一起并且同時開展起來，導致公路工程檔案管理現狀比較滯后，從而對整個工程的建設造成了一定的影響和損失。 主要表現在以下幾個方面：

1.1 建立檔案意識薄弱

隨著我國社會經濟現代化進程的不斷發展，檔案管理科學化不言而喻已經成為我國信息化建設中不可缺少的一部分。如今，檔案管理的地位越來越高，重要性也越來越顯著。而在實際的公路工程施工管理過程當中，絕大部分的工程單位主要著重于在施工過程中投入大量的資金和人力資源，往往強調著重加強施工中的每一個環節，而對公路工程檔案工作并沒有給予足夠的重視。表現為：有的工程單位甚至覺得工程檔案并不能提供直接有效的經濟效益，認為在公路工程的建設過程中公路工程檔案工作是可有可無的，從而忽視了對公路工程檔案管理工作的有效安排；有的工程單位認為公路工程檔案工作對管理人員素質和管理水平要求并不高，有的工程單位甚至不設立公路工程檔案管理部門；有的公路工程建設單位即便是設立了檔案管理部門，但由于缺乏重視和投入力度的不足，使得公路工程檔案管理部門變得形同虛設。

1.2 收集整理公路工程檔案標準不統一

在實際工程施工中，我們發現各工程項目單位采用的方法、標準不盡相同，表現為：一是執行《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，按照此方法建立的工程檔案較為規范，能夠暫時滿足檔案驗收、管理和查閱的要求；二是執行交通運輸部《公路工程竣工驗收辦法》， 此方法僅可以滿足竣工驗收的資料整理要求，沒辦法達到公路工程文件材料立卷歸檔管理辦法和檔案上架的規范要求；三是交叉執行交通運輸部《公路工程竣工驗收辦法》和《文件材料立卷歸檔管理辦法》， 此方法是檔案人員按照個人理解進行文件材料整理，并不完全符合工程檔案的管理和查閱要求。

1.3 公路工程檔案管理方式較為落后

信息技術的迅速發展，不僅逐步深入到人們的工作生活當中，而且衍生出各種各樣的信息內容，包含了有利用價值和無利用價值的內容，都將會對人們的工作和生活帶來不同程度的影響。在實際的公路工程中，管理人員管理水平較低，導致單位投入到其中的經費較少，因此檔案管理部門的管理設備及管理設施相對比較落后。部分公路工程檔案管理還在使用傳統的檔案管理方式，沒能引進現代具有科技化的儀器和設備來輔助完成檔案管理的工作，也就使得檔案管理工作的效率大幅度下降，因此同時也增加了檔案管理工作人員的工作負擔。

1.4 公路工程管理人員素質待提高

公路工程檔案涉及內容相對比較多，負責公路工程檔案管理人員只有擁有一定程度的專業知識、管理經驗、管理技能才能有效地完成該工作。然而，我們發現：公路工程檔案管理人員的整體素質不高，有的工程單位的檔案管理人員直接從單位的其他部門挑出來，因此這部分員工缺乏專門的檔案管理知識，也沒有檔案管理經驗。特別是在面對較為復雜的檔案問題時，不是出現較大的失誤就是束手無策。

由此可見，公路工程檔案管理人員對自身管理工作的認識不夠全面，工作上不認真對待的現象較為嚴重。自身管理水平的不足使得公路工程檔案的整體效率大幅度降低，還有可能導致檔案混亂，嚴重的還會影響到公路工程檔案的管理效率和檔案的后期使用效率。

2 解決公路工程檔案管理問題的對策分析

2.1 強化公路工程檔案意識，營造出公路工程檔案管理的良好氛圍

思想決定意識，意識決定行為，想要使工程檔案管理工作能夠順利、有效地進行，首先要轉變公路工程單位和檔案管理人員對公路工程檔案管理的理解認識。只有在正確的管理觀念的引導之下，公路工程檔案管理工作才能順利有效地展開。公路工程單位應加強對檔案管理重要性的宣傳與解讀，通過各種形式在單位內部普及檔案管理知識與認知，不斷地深化單位管理人員的檔案管理意識，引導工作人員樹立正確的檔案管理意識。公路工程單位還可以根據宣傳的需求和單位內部的情況，通過增加檔案管理經費來吸引內部工作人員的注意力，以資金帶動管理人員深刻了解領導對工程檔案管理的重視。公路工程單位還要不斷強化內部其他部門工作人員的檔案管理意識，積極的動員其他部門的工作人員更好地配合檔案管理部門的工作人員進行檔案管理工作。

2.2 建立創新體制機制，實現公路工程檔案管理規范化

1）強化合同的約束力。公路工程建設合同明確了各方的責任和義務以及違約處罰等，具有法律效力。公路工程建設單位在簽訂合同時，檔案部門要積極介入，明確需要移交的公路工程檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，把公路工程竣工文件材料的形成、整理、組卷等內容納入有關合同條款中，規定將一定比例的工程款作為公路工程檔案歸檔的保證金，明確提出承包方不提交齊全完整的公路工程檔案將不給予付款，從源頭上形成有力的約束機制，從而控制、監督公路工程檔案的質量。

2）加強檢查及指導。工程建設單位的檔案部門作為公路工程檔案工作的主要管理單位，要切實負起責任，加強對施工、監理等單位的檔案工作建立的業務指導。一是要通過對建立公路工程檔案管理臺賬，掌握檔案管理動態的信息；二要經常深入工程現場進行實地指導等等，并且及時解決檔案管理中遇到的實際問題；三要抓住重點關鍵環節，認真做好各個階段的檢查驗收。此外，檔案人員還應主動參加工程建設設計交底會、技術討論會、工程調度會等一切相關會議，全面詳細了解工程整體進度，從而能有針對性地開展工作。

2.3 不斷適應發展需求，推進公路工程檔案工作信息化進程

公路工程檔案工作要主動適應公路工程項目現代管理模式，在公路工程檔案管理中大力推行計算機技術的應用， 開發并使用檔案管理軟件，逐步建立電子檔案數據庫，并且實現公路工程檔案電子檔案信息共享，建立公路工程檔案信息資源完善體系，從而有效提高公路工程檔案管理水平和管理效率。

3 結束語

公路工程檔案是公路工程建設過程中直接形成的文件材料，是記載設計構思、設計方案、試驗開發、設計定型、施工管理、項目研究、技術鑒定和申報獎勵等一系列資料的信息匯總。這些檔案是重點建設項目的真實記錄，也是全面鑒定工程施工質量，追究事故責任，查明事故原因的重要依據，還是國家檔案的重要組成部分。總而言之，做好公路工程檔案工作，利在當代，功在千秋。

參考文獻

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