公證檔案管理工作的重要性分析

葉帥君

摘 要：公正檔案是公證機構對于各項工作的開展的最為精確的記載文件。同時公證檔案在我國國家檔案中也有著不可忽視的重要地位。由此可知公證機構在開展工作時，必須對于公檔案的管理工作的開展基于足夠的重視。開展加強公證檔案管理對策研究，提升公證檔案開展的高效性和精確性，進而能夠有效的保障我國公證機關的工作開展更加具有專業性和規范性以及科學性。

關鍵詞：公證檔案；管理工作；策略

開展加強公證檔案管理工作的對策研究，能夠有效促使公證機構在開展公證管理工作的過程中，明確公證檔案管理工作的開展價值，將先進的技術引入到公證檔案的管理進程之中，提升公證檔案的管理效率，確保公證檔案的內容查找工作速度能夠得以有效的提升，進而為公證機關的各項工作的順利開展提供更加全面的、系統性的以及完整性的資料。

1 公證檔案管理工作研究的重要性

公證機關的公證檔案管理工作的開展，對于機關工作人員的工作的專業性有著很高的要求，因此需要公證機關對于公證管理工作的開展給予足夠的重視，才能夠保障公證檔案管理工作的開展的高效性和精確性。但是實際在部分公證機關的工作開展進程中，認為公證檔案管理工作可有可無，投入的精力較少，也沒有將先進的科學技術應用到公證機關的檔案管理工作之中。這種消極的公證檔案管理方式，導致這些公證機關的檔案管理工作的開展較為繁瑣，浪費了大量的人力物力資源，卻沒有良好的管理效果，查找檔案的效率慢，存在的檔文件的內容不完整，都是公證檔案工作的開展進程中，經常出現的難題，這都阻礙了公證機關的整體工作的順利開展，由此可知，開展加強公證檔案管理工作的對策研究，全面完善公證機關的公證檔案的管理模式，其重要性不容忽視。

2 公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國家檔案體系中的重要內容，真實地記錄了公證機關的實際活動以及產生的各種公證結果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現在以下幾個方面：

2.1 對公證工作進行有效地衡量

公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關的法律法規以及程序執行公證工作，檔案是對公證工作進行記錄的主要文件，是在公證工作中產生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現代社會中，通過對公證工作的統一規范化管理，通過各種計算機技術的應用，可以獲得更加真實、準確的公證資料，從而減少傳統記錄過程中產生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進行監督。

2.2 公證檔案管是公證行業的基礎

任何一個行業的發展都會產生檔案信息，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。公證檔案的負責人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進來。通過對公證檔案管理過程的規范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進各個部門之間的協調發展，為公證行業的發展奠定基礎。

3 公證檔案的管理工作策略

3.1 加強對公證檔案管理的重視

在公證處的發展過程中，檔案管理是一個十分重要的環節，對于公證處的發展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應該要對公證處的各項管理任務進行重新布局，加強對檔案管理工作的重視，構建專業化檔案管理隊伍，對傳統的檔案管理過程中存在的問題進行解決，以提高檔案管理水平。公證處應該要注重檔案管理的規范性，從管理制度、管理技術、管理方法等方面著手，對傳統檔案管理過程中存在的一些問題進行積極有效地解決，提高檔案管理的規范性，防止產生一些不合規定的檔案資源，造成資源浪費。

3.2 提高公證檔案管理過程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質相對比較特殊，一些機密公證檔案信息對公證處的發展有十分重要的意義，如果出現信息泄露，對于公證處的發展會產生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應該要加強安全管理，通過對檔案管理過程進行規范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統中進行應用，對的各種公證處公證檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，一些非機密公證處公證檔案，則可以在內部系統公開查閱。

3.3 完善公證檔案管理制度

在信息化時代背景下，公證檔案管理要逐漸實現信息化、規范化，傳統的人工管理會導致檔案管理過程中的一些不規范現象，例如檔案收集整理不全面、檔案備注不清楚等，這些都對檔案資料的利用產生影響。因此在公證檔案管理過程中要積極加強對公證檔案管理制度和規范的確定，從而使得檔案管理工作更加規范、全面、統一。完善管理制度的過程中可以從以下幾個方面著手：第一，建立規范化的檔案管理系統。在信息時代背景下對傳統的公證處公證檔案管理制度進行改革，應該首先要建立全面的、規范的檔案信息管理系統。在檔案管理系統中可以分別設置不同的檔案類別，根據檔案的種類對其進行區分，并且將其歸納到不同的檔案數據庫中，便于公證處工作人員對各種檔案信息進行調用。第二，完善數據庫功能。技術創新是檔案管理創新的關鍵與核心，在公證檔案發展過程中必須要積極加強對檔案管理技術的創新，完善檔案數據庫，對的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進行集中化管理。另外，還應該要對公證處公證檔案形式進行創新，結合多媒體技術，加強各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進公證處公證檔案管理工作水平的提升。

4 結束語

探究加強公證檔案管理工作的對策，首先應當明確開展加強公證檔案管理工作的對策的研究的重要性，進而開展加強公證檔案管理工作的對策內容的研究，加強公證檔案管理工作的對策內容主要包括：完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，進而加強公證檔案管理工作和全面提升公檔案證管理人員和專業性和職業素養，進而加強公證檔案管理工作。開展加強公證檔案管理對策研究，提升公證檔案開展的高效性和精確性，確保公證檔案的內容查找工作速度能夠得以有效的提升，可以為公證機關的各項工作的順利開展提供更加全面的、系統性的以及完整性的資料，進而可以有效保障公證機關的各項工作的開展更加有據可依。

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