試論如何做好醫(yī)院科研檔案管理工作

周茜

【摘 要】醫(yī)院科研檔案是開展醫(yī)學(xué)研究的重要資料，能為臨床科研工作提供重要的參考信息。加強對醫(yī)院科研檔案的收集與管理能夠促進(jìn)醫(yī)院科研管理水平的提高。為此，本文就當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)意見，以期進(jìn)一步提高醫(yī)院科研檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；科研檔案；管理對策

【中圖分類號】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1005-0019（2019）08--01

醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院在醫(yī)學(xué)科研過程中所產(chǎn)生的各種具有保存價值的文件資料，包括很多科研成果、科技專利、高新技術(shù)、前沿科研思想等重要信息[1]?？蒲袡n案除了是醫(yī)學(xué)科研成果鑒定的重要憑證，也是科研服務(wù)、成果推廣、申請專利的重要證據(jù)。因此，有必要加強醫(yī)院科研檔案管理，使其得到更加規(guī)范有效的管理。

一、醫(yī)院科研檔案管理的特點

不同于普通檔案，醫(yī)院科研檔案有著一定的特殊性。第一，歸檔周期長，這主要與科研項目的執(zhí)行時間有關(guān)。醫(yī)學(xué)課題自立項到結(jié)束的時間比普通科研項目更長，普通科研項目一般在2-3年，甚至更長時間。伴隨著課題時間長度的增加，項目資料也隨之增多。第二，具有極強專業(yè)性，多學(xué)科交叉。醫(yī)學(xué)項目研究大多以專題研究進(jìn)行，每個專題內(nèi)容都帶有極強的專業(yè)性，并伴隨著多學(xué)科交叉，需要從不同角度、不同領(lǐng)域去加以論證。第三，體裁多元化，除了病歷、手稿等紙質(zhì)資料外，還包括醫(yī)療工作中形成的影像資料、圖片與膠片等資料。

二、當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

（一）缺乏健全的科研檔案管理制度。健全的檔案管理機制是確保檔案管理工作順利開展的前提。然而現(xiàn)實是資料在項目執(zhí)行過程中由于記錄不完整、收集不及時、歸檔不準(zhǔn)確等原因而導(dǎo)致檔案缺失或內(nèi)容不完整。這主要是檔案管理制度不完善，缺乏有效的監(jiān)督與檢查機制造成的。

（二）醫(yī)院科研人員檔案意識淡薄。部分醫(yī)院科研人員對科研檔案管理認(rèn)識不足，忽視了對科研過程中生成資料的收集，導(dǎo)致原始資料丟失。有的科研人員只關(guān)注科研成果的申報，一點也不關(guān)心對申報過程中所形成的資料，沒有及時進(jìn)行整理、歸檔，造成科研成果檔案不完整。還有個別科研人員出于對檔案部門不信任或其他原因，不愿將個人的科研檔案資料全部移交給檔案部門。

（三）醫(yī)院科研檔案管理水平滯后，利用率低。目前雖然檔案管理已基本實現(xiàn)信息化，但仍存在管理水平滯后的問題。這是因為很多檔案人員并不是計算機專業(yè)出身，對管理軟件不熟悉，習(xí)慣手工操作。此外，軟件開發(fā)人員對醫(yī)院檔案不熟悉，導(dǎo)致軟件操作的可行性相對不高。目前，醫(yī)院科研檔案管理方面存在重收集、輕利用的觀念?？蒲袡n案仍以傳統(tǒng)的查閱為主，尚未建立方便快捷的檢索途徑，科研檔案的作用也難以得到真正的體現(xiàn)。

三、提高醫(yī)院科研檔案管理水平的建議

（一）建立健全醫(yī)院科研檔案管理制度。首先，制定健全的科學(xué)管理機制，設(shè)立檔案管理委員會、檔案管理部門，形成自上而下的檔案管理機制。借助行政手段實現(xiàn)對科研檔案的集中統(tǒng)一管理。其次，對科研管理部門、檔案管理部門、科研人員、檔案人員要明確各自的職責(zé)，出臺健全的監(jiān)督、檢查機制。明確檔案人員的崗位責(zé)任，規(guī)范檔案管理流程，出臺相應(yīng)的檔案收集獎懲機制，確保檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路，從而促使科研檔案管理水平的提高[2]。最后，出臺關(guān)于醫(yī)院科研檔案的歸檔制度，明確歸檔范圍與要求。

（二）提高醫(yī)院科研人員的檔案意識。加強宣傳教育，讓科研人員充分認(rèn)識到科研檔案管理的重要意義，從思想上重視科研檔案工作。同時，讓他們了解科研檔案的歸檔范圍，主動配合好檔案的收集整理工作，將資料歸檔當(dāng)作科研工作的一部分，切實做好科研檔案的歸檔工作。這能有效減輕檔案人員的工作量，并提高科研檔案的完整率與歸檔率[3]。此外，檔案管理部門可提前把科研檔案各進(jìn)展階段必須歸檔的材料制作成表格，分發(fā)給各課題組負(fù)責(zé)人，讓課題組負(fù)責(zé)人在項目準(zhǔn)備初期就能了解該課題需要歸檔的相關(guān)內(nèi)容，使其思想上有所重視，主動配合檔案部門做好材料的收集與歸檔工作。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。隨著檔案信息化管理的普及，各種新設(shè)備、新技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，檔案種類與載體也更加多元化，這對我們檔案管理人員提出了更高的要求?？蒲袡n案管理人員不僅要具備良好的政治素養(yǎng)與職業(yè)道德外，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)知識、計算機操作比較熟悉。首先，組織定期培訓(xùn)活動，讓檔案人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)以及專業(yè)知識、計算機操作知識等，有計劃地開展繼續(xù)教育與知識更新工作，從而不斷優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)。其次，與科研人員建立互動交流機制，讓檔案人員與科研人員能夠有效溝通，確保檔案管理工作有序地展開。

（四）加強檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院科研檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理，必須將檔案資源信息化作為重點內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)從經(jīng)費上給予支持，逐步配備配齊檔案管理的硬件設(shè)施與工具，盡快更新檔案信息化管理所需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，實現(xiàn)科研檔案資料的信息化管理。同時，建立檔案數(shù)據(jù)庫，及時錄入醫(yī)院科研活動的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖紙、文獻(xiàn)、科研課題方面的檔案資料。通過聯(lián)機上網(wǎng)實現(xiàn)科研檔案資源的共享。

（五）重視醫(yī)院科研檔案的開發(fā)利用?？蒲袡n案的價值在于為臨床醫(yī)學(xué)研究與臨床教學(xué)提供有效的參考資料。因此，科研檔案的管理工作必須重視對科研檔案的二次開發(fā)利用。檔案人員應(yīng)建立形式多樣、內(nèi)容豐富的各種檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機進(jìn)行排序、檢索，為用戶提供多元化的查詢方式，滿足不同的檢索需求[4]。同時，醫(yī)院內(nèi)部可利用局域網(wǎng)建立檔案信息管理網(wǎng)頁，方便對資料的遠(yuǎn)程檢索與查閱。檔案人員可利用上述數(shù)據(jù)庫對醫(yī)學(xué)科研檔案信息進(jìn)行有效的加工提煉、編輯，充分挖掘出檔案的價值，方便人們查閱。比如，開展成果介紹會、展覽會，積極推廣科研新技術(shù)、新方法，指導(dǎo)臨床工作，促進(jìn)成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓。

參考文獻(xiàn)

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