如何防范固定資產投資項目檔案管理中的風險

原 月 王紅軍 /文

固定資產投資項目一般投資額大、建設內容復雜、實施周期長、技術要求高、涉及面廣，建設過程中形成檔案種類多、體量大，具有成套性、專業性、動態性等特點。

不少單位的項目檔案管理雖逐步走上規范化、制度化的軌道，但仍存在項目檔案覆蓋內容能否全面完整、組卷過程是否合理規范、項目實施完成后是否能夠順利通過檔案驗收等各種風險，這些風險將直接影響項目建設的效果評價，也對項目檔案能否為統籌規劃提供有力參考、為基礎設施運維提供重要依據、為維權舉證提供可靠憑證形成影響，因此，需要在檔案管理中對潛在風險進行識別、分析并加以防范。

項目檔案風險管理模式

風險識別。首先要了解項目概況，在對項目結構進行分解的同時對項目檔案進行合理劃分。如按項目建設程序劃分，可分為項目準備階段文件、項目實施階段文件、項目驗收階段文件；按項目類別劃分，可分為立項/管理/驗收文件、基建文件和設備儀器文件；按檔案門類劃分，可分為文書檔案、基建檔案、設備儀器檔案、經營檔案、會計檔案等。其次要選擇風險核對表等常用方法進行風險管理信息收集，確定風險類別，并對其進行描述。最后，通過風險管理信息收集，形成項目風險核對表，并對一級、二級風險進行明確，同時從發生概率和風險影響程度兩個維度進行評價。

風險評估。常用的風險評估方法有層次分析法和模糊綜合評價法，可根據情況運用層次分析法確定項目風險因素權重，再運用模糊綜合評價法進行風險評估，最后確定出項目各風險因素排序，完善項目風險核對表。

風險應對。風險應對是在確定風險存在的可能性以及風險發生可能造成的影響程度后，為降低風險發生概率或減少可能的損失，而依據項目的具體需求采取的行之有效的應對措施。目前，被普遍采用的風險應對措施主要有：

減輕風險——包括風險預防和損失抑制，是比較積極的風險應對手段。風險預防旨在通過采用防范計劃、方案或措施，規避或降低風險發生的概率；損失抑制旨在盡最大努力減少風險造成的損失，將其控制在可承受水平。

風險回避——是用改變項目既定計劃的方式來消除風險。一般常用于風險發生概率高、不良后果很嚴重，且缺乏行之有效的應對措施時。

轉移風險——一種將項目風險轉移給其他相關方承擔的策略。其目的不在于減輕項目本身的風險或者回避項目中的風險，多用于風險發生概率雖小，但不利影響大、損失重，或者項目風險難以受控的情況。

接受風險——指無法采取減輕、回避或轉移風險，或減輕、回避和轉移風險的成本高于接受風險的成本時所采取的策略。多用于風險發生概率較低且造成的損失不嚴重時。

項目檔案風險管理的實際應用

A所承擔的D工程項目檔案涉及門類多、專業廣、數量大、周期長，多階段項目實施還存在檔案關聯性、遷延性，要想順利通過項目檔案驗收，存在較多風險和不確定因素。

從合規層面分析，項目不僅要符合國家法律法規的要求，受地方及上級主管部門管轄，還要符合地方及上級主管部門管理規定的要求。對于項目中特別的工藝、設計和要求還要符合相關行業標準規范的要求。檔案的完整性、有效性、準確性、系統性，并保證最終的案卷質量，與項目管理和檔案管理合規性的程度呈現高度正相關，即項目管理、檔案管理合規性程度越高，最終形成的案卷質量越高，項目檔案的系統性、完整性、有效性和準確性越好。

風險識別。按照以往項目檔案驗收情況及專家調查問卷，對D項目檔案架構內容進行劃分，形成下圖。

基于類別劃分的D項目檔案架構

利用常用方法對風險管理信息進行收集，確定風險類別為立項/管理/驗收文件（管理類文件）風險×工程文件（基建文件）風險及×系統文件（設備儀器文件）風險。

風險評估。模糊綜合評價法是運用模糊數學提供的方法，對涉及多種因素、一般只能用模糊語言來描述的方案、人才、成果等進行運算，得出綜合評價結果，從而為正確決策提供依據的方法。

通過風險管理信息收集，形成了D項目檔案風險，并邀請行業五位專家進行影響程度打分，分值為“嚴重級＝3，中等級＝2，輕微級＝1”。

風險應對。根據風險等級評價清單進行風險應對評價，得到D項目檔案風險應對評價圖。

嚴重級風險應對

一是各類上報文件的各級評審意見、單項驗收報告、審批文件、建設用地文件等不合規風險。此類風險有的是上級單位的審批手續齊全，但保管環節失誤導致文件缺失，這種情況需要運用減輕風險中的風險預防手段；有的是項目管理人員到位，但上級審批手續并未完整下達，只能采取接受風險的措施，不回避，盡可能說明情況，將損失減小到最低；有的是個別審批情況尚屬現有地方法律法規和管理的空白區域，且上級管控、監察不足，導致無法辦結或失去時效性，此種情況需分析對現有規定的合規性，尋找利于項目的落腳點，采取有效的措施以轉移風險。

二是招投標文件、開工及竣工文件、竣工圖不合規風險。檔案管理人員面對此類風險采取減輕風險和轉移風險的應對策略。即在招標文件和竣工圖評審時，檔案人員介入對招標文件的內容、格式及歸檔范圍提出要求，將其納入招標文件及合同條款中，在過程中監督指導、嚴格要求，對竣工文件等編制提前提出要求，盡可能轉移風險。

三是計劃購置文件不合規風險。計劃購置階段包括項目建設方進行設備儀器的選型調查和研究，與購置方進行經濟、技術方面的談判，跟進進口貨物的報關、減免稅款等工作。檔案人員對D項目該階段形成文件的不合規風險采用了風險減輕策略，即項目人員及檔案人員學習企業內控、對外貿易相關知識和法律法規的同時，對該階段文件進行監控，保證環環相扣，不出紕漏。

中等級風險應對

一是項目調整文件不合規風險。項目調整需求伴隨項目的實施產生，調整文件一般委托具備資質的設計單位編制，需通過各級主管部門組織的專家評審并得到對應權限的上級批復，國家對項目調整的權限等有較為詳細的規定，上報報告避免避重就輕，隱藏重要調整信息和行文錯誤等造成審批權限有誤，導致調整不合規。D項目對該類風險的應對采取了預防和接受風險的措施，如本工程中的建設周期和建設方案的調整經過多輪與上級機關的溝通匯報并積極組織上報，此為預防，上級機關給出對項目實施已形成建設成效和支撐相關任務完成的意見，最終未予受理，只能接受風險。

二是工程設計文件、監理資料、施工資料不合規風險。工程的可行性研究和初步設計階段將產生工程設計文件，工程實施階段產生大量的監理和施工資料，參與建設的協作單位要引用和遵照大量的工程設計規范、標準，存在多單位協同參與項目實施與建設，引用不同的標準規范及對標準規范的不同理解將導致工程設計文件、監理資料和施工資料存在不一致、不相協調和較低程度的不合規。面對該類風險，成立組織建設機構，明確檔案管理人員和職責，全面了解工程設計相關流程、管理規范，與設計院、監理單位、施工單位簽訂合同中明確D項目歸檔范圍及整理依據，并實時跟進工程建設，組織參與項目檔案監督檢查，及時對工程資料進行預立卷監督指導，以期風險預防和風險轉移。

三是安裝調試驗收文件不合規風險。對于該部分文件的不合規風險，檔案管理采用了風險減輕策略，即項目人員、檔案人員與技術人員協同，嚴格執行上級單位以及A所對儀器設備安裝調試及驗收方面的管理規定，及時進行預立卷管理，保證了該部分文件的完整、準確、系統、有效及較高的案卷質量。

輕微級風險應對

勘察設計文件、工程結算文件、開箱驗收和使用維護文件不合規風險。一方面采用減輕風險及轉移風險策略，與勘察設計單位及結算審核咨詢單位簽訂合同，合同期約束至工程竣工驗收，并實時跟進、有力管控。另一方面采用減輕風險策略，即嚴格執行上級及A所內控管理及儀器設備采購相關管理規定，在檔案人員的監督指導下及時形成預立卷。

項目檔案管理合規性風險應對措施

通過實例對項目檔案管理風險分析，可以總結項目檔案管理合規性風險應對措施，形成對風險的長效管控：

建立動態合規義務清單。合規性既是項目管理也是檔案管理的要求，企業不僅要建立相適應的內控制度，形成制度基礎與保障，還要對上級管理規定、行業標準規范、檔案管理的相關要求，地方法律法規和規章制度，國家法律法規都具備一定的認知。提高檔案管理的合規性，使項目檔案管理風險有效降低。要梳理并建立動態的合規義務清單，做到有法可依、有規必依，當相關規定發生更新、變化和廢止時及時對清單進行更新。對識別獲取的合規義務清單進行有效的培訓，培訓不僅要覆蓋項目檔案管理人員，還要覆蓋項目管理人員，有效提高項目檔案的合規性。

檔案管理與項目管理緊密耦合，參與前端控制。

鑒于項目管理的合規性對項目最終檔案驗收的影響最大，建議項目檔案管理與項目管理緊密耦合，介入項目管理的各個階段，參與檔案全生命周期，即項目檔案前端控制。項目實施階段對項目檔案進行監督檢查，提出建設性建議、意見和必要的管理要求。

信息化條件建設形成檔案管理能力。項目檔案體量與項目投資、項目復雜度一般呈正相關性，投資額越大、復雜度越高，檔案體量越大，建議利用信息化手段，建設形成數字化檔案管理能力，有效降低風險。建立協同管理平臺，項目建設部門與項目檔案管理能夠基于同一平臺和統一規則，參與項目文件生成、預立卷、檢查和歸檔等的全生命周期管理，實現對于項目檔案綜合質量的提高。