做好新時代辦公室工作的幾點思考

董少廷

摘 要 辦公室是全行綜合辦事機構和參謀服務機構，是溝通上下、聯系內外、協調各方的中樞環節，是服務全局、服務發展、服務基層的橋梁紐帶。辦公室工作的運行質量，直接影響行黨委決策的落實，關乎全行形象的彰顯，地位特殊，使命光榮，責任重大。面對新時代、新任務、新要求，辦公室應準確把握角色定位，充分發揮職能作用，以工匠精神做好各項工作，努力在練內功強素質上下功夫，在優服務創一流上見實效，在抓督查促落實上求突破。

關鍵詞 新時代 辦公室工作 措施

一、現代企業辦公室管理的作用

對企業來說，辦公室的地位就像是人的大腦的地位一樣，是控制整個企業安全穩定運行綜合管理機構，因此，辦公室一旦出現大的問題，就會直接影響整個企業的正常運營，嚴重時甚至可能導致企業陷入癱瘓狀態。在這個競爭激烈的社會，管理水平的更新與改革顯得十分重要，代表著一個企業具有的活力，可以有效促進企業健康發展。一般情況下，企業辦公室承載著參政議政、管理事務、搞好服務的重要職責，起到橋梁紐帶作用。企業辦公室作為大腦，是下達命令的總控制中心，和企業領導和各職能部門，以及廣大員工有著密切的聯系，除了下達命令和接收反饋的職能之外，企業辦公室還能夠發揮一定的綜合權衡與宏觀調控的作用，是決策、指揮以及執行系統的協調部門。在領導下達決策時，企業辦公室就是去執行并決定如何執行的決策機構，用最經濟最實用的辦法去完成領導下達的目標，可以看出，決策辦公室絕對是一個輔助企業快速高效運行的不可缺少結構。

二、企業辦公室管理工作現狀

（一）管理觀念問題

隨著我國經濟水平的不斷提高，在新時期環境下，對企業辦公室管理工作也提出了更高的要求，作為企業發展中的中樞部門，就需要企業充分認識到辦公室管理工作的重要性，及時進行管理觀念的轉變，這也是現代化發展對辦公室管理提出的新要求。但是，在實際的企業辦公室管理中，由于受到傳統辦公室管理觀念的約束，還存在一定的管理問題，一些辦公室管理人員的行為和態度還是比較隨意，并沒有嚴格按照管理制度以及管理流程來開展工作，他們也沒有充分認識和認真分析傳統管理工作中的不足，這也導致了其辦公室管理水平滯后的情況。在現代化辦公室管理中，傳統辦公室管理觀念已經不能滿足現代化企業的發展要求，因此也就不能促進企業能夠長期穩定的經營和發展。

（二）辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復雜、責任重大的特點，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強的突發性，這就需要工作人員具備較好的應變能力來處理突發事件。針對辦公室的工作特點，需要制定相應的辦公室管理制度，來協助辦公室正常運作。由于我國始終處于快速發展的階段，發展快就代表某些地方無法避免地出現不足，我國企業辦公室的工作狀態多呈現出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態，浪費大量人力物力。在這樣的情況下，企業一旦出現加大的突發情況，企業就會亂作一團，僅有的管理制度就會成為擺設，其不能滿足現實需要，有時還成為處理事情的阻礙，導致企業處理緊急事件的效率大大降低。完善企業管理制度是一個長期的過程，但是企業發展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實踐中去不斷完善，才能提高現代企業的工作效率。

（三）工作創新力度不足

創新是激發企業活力的根本。在我國的一些中小型企業中，辦公室的工作人員太過聽從領導的安排，對任務的傳達也僅僅是對領導原話的傳達，只完成領導交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進行創新，一味地按照傳統方法進行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預見性。傳統的辦公室管理理念和管理模式已經不能很好地滿足現代企業發展的需要，辦公室工作任務要具有一定的對未來的預見性，才能保證企業每天都在進步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經驗的推廣。因此，現代企業辦公室工作要與時俱進，不斷實現方法創新和機制創新。

三、提升企業辦公室管理工作成效的路徑

（一）日常管理制度化

做任何事情都要講規則。辦公室的定位是政治機關，政治機關就要遵守政治紀律和政治規矩，這是日常管理第一位的要求，必須旗幟鮮明，容不得半點猶豫懈怠。特別是在堅持黨的全面領導等重大政治原則面前，要勇于做“鐵匠”，不能當“泥匠”。同時，進一步加強辦公室工作制度建設，勤于“修修補補”。所謂“修”，就是定期梳理現行工作制度，及時廢止空轉制度、過時制度，盡快修訂低效制度、超前制度；所謂“補”，就是找出制度“漏洞”和“真空”，盡快研究出臺新的制度規范，形成系統完備、銜接緊密的制度體系，確保每項工作都在制度框架內運行，最大限度地壓縮自由裁量空間。

（二）合理分配工作

在企業的日常運行中，辦公室工作的工作量相比于其他的部門要大得多，每天都會產生大量的事務需要去處理，因此辦公室工作效率的提高是非常重要的。通常提高工作效率的方式是通過安排優秀的人員來負責重要、復雜的工作，即要對辦公室工作進行合理的分配，使各工作人員都能夠在自己的崗位上發揮最大的作用。企業在辦公室人員的選擇上要注意，保證辦公室的工作人員整體素質和專業水平足夠高，才能夠保證辦公室工作的質量得到保障。通過對工作內容進行分配，也可以使辦公室的工作更加有條理，有利于辦公室工作效率的提升。

（三）大力發揚工匠精神，確保辦文辦會辦事優質高效

“辦文辦會辦事”是辦公室三大職責，要始終堅持敬業守責、盡心盡力，以工匠精神做好辦文、辦會、辦事各項工作，提高工作效率，優化服務運行。工作中要增強“四感”：一有目標感。對照標桿找差距，把工作干得更好、干得更快、干得更巧。農總行辦公室黃濤主任曾對辦公室全體人員講工作方法，提出要能“知不足”，目的就是要敢同強的比、向高的攀、與勇的爭、跟快的賽，把不足變成潛力，最后變成實力。從自身實際看，就是要以總行“六維方略”為引領，積極踐行省行“九個并重、九個更加重視”新理念，堅持更高站位、更有作為，不斷提高工作質量和工作效率，努力在系統和同業中做出成績、發出聲音、創出品牌，確保在系統條線考核中均名列前茅。二有責任感。大力發揚工匠精神，即使從事的是1%的平凡的事情，也要投入100%的專注。要把嚴謹細致貫穿于工作始終，以嚴格的規范和極高的標準，把各項工作做得止于至善。不管任務多重、事情多忙，都要抓好每一個細節，做到周到、周密、周全，站好每個崗位，嚴把每個關口，守住每道防線。三有時間感。辦公室工作對時限要求很高，任務落實講時效，情況報告講時效，應急處置講時效，如果拖拖拉拉、空轉不作業，很可能耽誤事情。現在，各項工作節奏很快、要求很高，必須進一步強化責任意識、效率意識，練就辦事快、處理快、反饋快的能力本領，力求做到案無積卷、事不過夜。四有榮譽感。每個人在每個崗位上，都要守好自己的崗，把好自己環節的關口，防止因為一個人的行為，給整個辦公室的形象抹黑；要防止預見性偏差，抓牢基礎工作和規范管理，有萬分之一的風險都要有萬分的警惕；要防止低水平勤奮，不僅要做一個默默無聞的老黃牛，更做一匹開拓創新的駿馬，不能看起來很努力，天天加班、熬燈守夜、青燈黃卷，但沒有創新。

（四）加強現代化管理建設

隨著信息科技的迅速發展，越來越多的先進信息科技逐漸的應用到了各行各業中，這也為企業辦公室管理工作提供了良好的條件，因此，為了實現新時期經濟市場發展的提高，就需要企業加強辦公室管理的現代化建設。企業可以利用信息科學技術來構建相應的網絡平臺，網絡平臺具有諸多的功能模塊，并對企業不同人員進行登錄權限的限制，而辦公室管理人員就可以通過網絡平臺的工具，通過對各個部門共享工作數據信息，來進行企業管理工作落實情況的分析和監督，這種方法不僅有效減少了企業的工作量，同時具有快速、準確以及智能化的特點，另外，企業還可以建立企業管理風險監控系統，來對企業發展中的各種風險進行分析和掌握，從而為企業的穩定發展起到保障作用。

四、結語

隨著企業現代化及其經營管理理念的發展，企業辦公室工作也面臨著一些挑戰，面對這些挑戰，企業辦公室有必要樹立與時俱進的工作理念，確保自身工作能夠與企業發展需求實現良好對接。在此過程中，企業辦公室工作有必要實現模塊化發展與規范化發展，并在互聯網環境下提升官方媒體管理工作水平，從而為企業決策、突發問題的應對等奠定良好基礎。

（作者單位為中交第三航務工程局有限公司交建工程分公司）

參考文獻

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