論事業單位檔案管理信息化建設

劉蔚

【摘要】事業單位檔案信息化建設能夠保障工作中產生的信息資料大規模錄入計算機當中形成電子檔案，檔案管理愈發成熟化和規范化，對事業單位開展其他工作有著重要意義。但是，現階段事業單位檔案管理效果不顯著，仍然存在諸多短板有待突破，因此，有必要從信息化生態視域來探討事業單位檔案管理機制。

【關鍵詞】大數據;信息化;事業單位;管理模式;信息資源

在信息化技術迅速滲透到各行各業的現階段，各行各業利用信息技術實現了生產管理模式上的變革和創新，極大提升了工作績效。將信息化技術的優勢融入事業單位檔案當中有利無弊，能夠幫助事業單位節省大量的人力、物力和財力開支。事業單位如何主動將信息化技術融入檔案管理中，進而尋找適合本單位發展的可行性路徑，一直是檔案管理學界研究的重大命題。本文就大數據時代環境下，事業單位檔案管理如何創新并突破短板進行探討，以期為事業單位可持續發展助力。

一、信息時代事業單位檔案管理概論

筆者將檔案信息化管理定義為：基于大數據、信息化背景下，事業單位各個部分將需要歸檔的各項信息交由專門的檔案部門進行統一調配，檔案部門融入信息技術至檔案管理中并對各項信息數據進行數字化處理，使檔案資料能夠在計算機上進行傳輸和共享的一種檔案管理模式。檔案管理信息化的目的在于科學配置各項信息資源，實現檔案管理和利用“一站式”服務，加快信息共享的進程。

現階段，手工檔案管理模式中的局限性愈來愈突出，難以滿足事業單位對信息的實際利用需求，加強檔案管理信息化建設刻不容緩，具有很高價值。第一，事業單位的日常活動需要盡可能節約成本，用最小的成本實現最大的資源利用效率，這就有賴于通過對各種信息數據進行分析。例如，事業單位對人事信息進行相應分析，能夠更加合理地調配人力資源，優化人力資源結構，實現人力資源利用效率的最大化。事業單位的各項信息都集中在檔案當中，且隨著時間的推移會愈來愈多，手工檔案管理模式不利于對各項信息進行高效檢索，降低了事業單位對信息資源的利用程度。檔案信息化建設則能有效解決這一問題，通過對檔案進行數字化處理能夠通過檢索工具對檔案進行高效檢索，快速找到需要的信息，極大降低了時間成本和人力成本。第二，手工檔案管理模式需要將檔案管理人員“捆綁”在紙質檔案上，需要較多的檔案管理人員進行手工操作，已經嚴重與信息時代發展的步伐脫軌。部分事業單位，如醫院和學校，對信息資源的需求日益增加，這就需要對檔案中蘊藏的有價值的信息進行采集和篩選，才能提供更優質的檔案服務。同時，事業單位檔案作為事業單位日常活動的有效記錄，全方位反映了事業單位的發展進程和發展現狀，也能為事業單位制定戰略和決策提供有用參考。

二、檔案管理信息化方案

（一）創新管理理念。檔案管理人員以及事業單位管理層的管理理念會直接影響到信息化建設水平，管理人員要用新思想武裝頭腦，用于打破傳統滯后的管理形式。管理人員要通過加強檔案理論學習和信息技術的學習來轉化管理理念，在立足于本單位具體實際的情形下，把理念創新應用到實際檔案管理當中。一方面，檔案管理人員要加強調研工作，不僅調研本單位的檔案管理狀況，也要加強與檔案館等專業檔案管理機構的聯系，積極到各個檔案館“取經學習”，掌握新的檔案管理理念和方式，探索出適合本單位檔案管理實際的工作方法。另一方面，檔案管理人員也要提升檔案管理安全意識，重視檔案保密與開放的關系，在創新管理理念時也不能忽視檔案安全建設，這是保證檔案完整性、真實性和原始性的必要保障。

（二）優化檔案管理體制。檔案管理體制的優化是保障檔案管理信息化建設的前提條件。事業單位要重點關注績效考核、監督管理、工作流程細化和人才培養等等幾個方面，從制度建設上保障檔案信息化工作的開展。通過績效考核和監督管理機制能夠調動管理人員的工作熱情，提升責任意識，有助于檔案管理人員約束自身的檔案管理行為。通過細化工作流程能夠做好各工作環節的控制，實現檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，推動檔案工作規范化和標準化。通過人才培養機制則能夠為事業單位信息化建設提供源源不斷的人才動力，挖掘管理人才的同時也能整體上提升單位的人才素質，將檔案管理工作人員的潛力激發出來。總而言之，檔案管理體制的優化是整個信息化建設中的關鍵環節，對于檔案管理融入社會經濟建設中具有重要意義。

三、結語

綜合以上分析，事業單位檔案中的諸多信息需要開發，諸多隱藏價值需要挖掘，這也事關事業單位其他工作的成效，事關事業單位的未來發展。筆者認為，在現有時代背景下，對事業單位檔案進行信息化建設符合社會發展規律，是檔案管理保質保量的主要途徑和正確選擇，事業單位在今后的工作中仍應保持著高度重視，給予較大的支持。同時，事業單位要從可行性的角度來制定各項方法，確保信息化建設的成效。

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