高職院校辦公室加強(qiáng)會(huì)議管理工作的策略

王喆 任向明

【摘要】本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，利用系統(tǒng)化理論，論述如何提高高職院校會(huì)議管理水平，增加工作效能，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，為高職院校會(huì)議管理工作提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】黨政辦公室;會(huì)議管理

當(dāng)前，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和開放程度的不斷提高，內(nèi)部行政事務(wù)也隨之不斷增多，導(dǎo)致各類會(huì)議召開數(shù)量與日俱增。如何進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議管理，使各類會(huì)議有序、高質(zhì)開展，從而推動(dòng)學(xué)院各項(xiàng)工作及時(shí)、高效進(jìn)行已成為一個(gè)重要課題。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃精細(xì)化

凡事預(yù)則立，通過制定詳細(xì)的年度會(huì)議計(jì)劃、月會(huì)議計(jì)劃及周會(huì)議計(jì)劃等，可高效發(fā)揮會(huì)議的作用。

會(huì)議職能部門根據(jù)學(xué)院黨政工作要點(diǎn)、各職能部門年度工作計(jì)劃，列出院級(jí)年度會(huì)議計(jì)劃。學(xué)期中黨政辦公室根據(jù)各部門工作計(jì)劃的進(jìn)度與職能部門協(xié)商，制定“月會(huì)議計(jì)劃”或“周會(huì)議計(jì)劃”，確定職能部門工作會(huì)議。臨時(shí)性會(huì)議的召開，要明確主題，協(xié)調(diào)與會(huì)人員，按照“小會(huì)服從大會(huì)、下級(jí)部門服從上級(jí)部門、緊急會(huì)議優(yōu)先的原則”進(jìn)行安排。

為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議的有序性，會(huì)議計(jì)劃需制定會(huì)議的整體結(jié)構(gòu)和具體內(nèi)容，對(duì)會(huì)議的議題和組織架構(gòu)進(jìn)行宏觀的規(guī)定，細(xì)化成本管理，并對(duì)易出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的防范措施。

加強(qiáng)統(tǒng)籌管理的核心步驟即會(huì)務(wù)管理人員針對(duì)會(huì)議內(nèi)容、規(guī)格、規(guī)模等制定精細(xì)合理的預(yù)算方案。針對(duì)預(yù)算不合理、沒有嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行、超出預(yù)算等情況，需在預(yù)算過程中結(jié)合實(shí)際進(jìn)行預(yù)算;執(zhí)行過程中不能隨意調(diào)整預(yù)算金額。執(zhí)行是控制成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按預(yù)算支出，如臨時(shí)需增加預(yù)算費(fèi)用的20%以上，要求上院長辦公會(huì)通過后方可執(zhí)行。通過決算來評(píng)估年度預(yù)算執(zhí)行情況，可為下一年度預(yù)算提供依據(jù)和支持。審計(jì)在于加強(qiáng)監(jiān)管力度，具體過程中可聯(lián)合多個(gè)部門參與其中，以使辦公室財(cái)務(wù)管理更加合法、公開、透明。

二、會(huì)前準(zhǔn)備規(guī)范化

（一）策劃工作。規(guī)范制定會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括會(huì)議名稱、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽，確定時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、主持人、議題和議程的確定、會(huì)議期間周邊安全措施的制定、車輛安排、會(huì)務(wù)工作安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。編制會(huì)議日程，對(duì)會(huì)議議題和會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)間做出合理安排。用簡短文字或表格形式注明各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)間、時(shí)長、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)，盡量使會(huì)議日常緊湊、具體。大型會(huì)議還需制定具體的會(huì)務(wù)工作計(jì)劃，編制會(huì)務(wù)工作流程，應(yīng)包括工作內(nèi)容、完成時(shí)間、責(zé)任人、目標(biāo)及有關(guān)要求等。

（二）明確、合理分工。對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理，可確保會(huì)議的服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)會(huì)議規(guī)模人員可分為會(huì)務(wù)組、秘書組、綜合組等。會(huì)務(wù)組根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容及時(shí)編制日程，提前1至3天通知參會(huì)者，并在會(huì)議召開前2-6小時(shí)再次發(fā)送短信提醒。可提前將資料發(fā)給參會(huì)者，確保參會(huì)者了解會(huì)議的大體內(nèi)容。根據(jù)會(huì)議規(guī)模充分發(fā)揮會(huì)議布置的氛圍效應(yīng)。按照會(huì)議規(guī)格、參會(huì)人員、場所等布置會(huì)場，確保會(huì)場符合會(huì)議級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn)，讓參會(huì)者有充分的歸屬感，可為后續(xù)工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，良好的設(shè)備運(yùn)行、有序的簽到引坐、周到的會(huì)場服務(wù)都會(huì)提升會(huì)議的品質(zhì)。秘書組負(fù)責(zé)會(huì)議期間的文字準(zhǔn)備材料，如主持詞、歡迎詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言人發(fā)言稿及會(huì)議上需交流的其他文字材料等。規(guī)范文字材料可使會(huì)議整體內(nèi)容和思路明確、主持對(duì)時(shí)間把控合理、內(nèi)容傳達(dá)精確、提議討論有效等，這對(duì)會(huì)議的成敗起到核心作用。綜合組主要負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的生活服務(wù)工作，如車輛、餐宿、物品等保障工作。

規(guī)范化的會(huì)前準(zhǔn)備是決定會(huì)議成敗的重要環(huán)節(jié)，工作中要做到提前安排，不厭其煩，反復(fù)檢查、核對(duì)。

三、會(huì)中服務(wù)人性化

會(huì)務(wù)人員做好簽到登記工作，如有文件需發(fā)放可在簽到過程中逐一發(fā)放，并引領(lǐng)與會(huì)人員有序入座。開會(huì)前10分鐘還未到者，打電話確認(rèn)情況，會(huì)前5分鐘統(tǒng)計(jì)應(yīng)到、實(shí)到、請(qǐng)假人員，并在會(huì)前向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)，以確保會(huì)議的正常召開。

（一）會(huì)議記錄。會(huì)議記錄真實(shí)地記載了會(huì)議的情況，可客觀反應(yīng)會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，亦是形成會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要的原始資料和依據(jù)。要求快速、準(zhǔn)確、清楚和完成。現(xiàn)階段可采用各類電子設(shè)備進(jìn)行記錄。

（二）服務(wù)工作。重要會(huì)議時(shí)，應(yīng)安排專人跟進(jìn)會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)場音響設(shè)備、電腦投影等的使用;根據(jù)會(huì)議的時(shí)間長度，適時(shí)給參會(huì)者添加水，做好會(huì)間茶歇工作;會(huì)議進(jìn)行過程中，要嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行，如某個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)過長要及時(shí)有禮貌地提示;如有表彰環(huán)節(jié)，應(yīng)提前安排好領(lǐng)獎(jiǎng)人的上臺(tái)順序和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放證書及獎(jiǎng)品的對(duì)應(yīng)順序;如遇臨時(shí)性調(diào)整、突發(fā)事件時(shí)，要及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并做好應(yīng)對(duì)工作;提前協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好會(huì)場內(nèi)外的安保、保潔等工作，以保證會(huì)議有序召開。

四、會(huì)后管理常態(tài)化

會(huì)后管理包括會(huì)議文件資料的整理歸檔和會(huì)議的督查督辦，包括會(huì)議精神的傳達(dá)落實(shí)、會(huì)議評(píng)估等管理。

（一）會(huì)議文件材料的整理歸檔。會(huì)議文字資料包括會(huì)議期間資料、批注后的手寫材料、會(huì)議記錄等，按要求進(jìn)行整理、立卷和歸檔。為了查閱方便，此類文件可每年或半年交于檔案室進(jìn)行存檔。

（二）會(huì)議精神的傳達(dá)落實(shí)。會(huì)后督查督辦是會(huì)議管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是會(huì)議精神是否得到落實(shí)的重要步驟，要及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告的撰寫、具體工作的落實(shí)情況及反饋、資料的分發(fā)及新聞宣傳的報(bào)告工作。

（三）總結(jié)評(píng)估。重大會(huì)議結(jié)束后會(huì)務(wù)組應(yīng)對(duì)本次會(huì)議管理工作進(jìn)行客觀評(píng)估，主要是反思會(huì)務(wù)工作中存在的問題、不足，全面分析其形成的原因，討論改進(jìn)的措施，以免在今后工作中出現(xiàn)同類錯(cuò)誤。

五、結(jié)束語

會(huì)議管理是辦公室日常工作的重要組成部分，規(guī)范化管理有利于全院工作的開展和執(zhí)行。作為辦公室工作人員，應(yīng)從工作實(shí)際出發(fā)，確保組織好會(huì)務(wù)工作以提高會(huì)議質(zhì)量、效率。

【參考文獻(xiàn)】

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