淺析事業單位檔案管理工作的創新

王鋒

【摘要】對事業單位而言，檔案管理工作是本單位管理的一大核心，是事業單位查考資料的一大來源與依據。隨著時代的發展與信息化管理理念的轉變，信息資源逐漸成為事業單位管理工作的重要內容。現淺析事業單位檔案管理工作的創新，以期為相關工作者提供一定參考。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;現狀分析;創新

社會體制的變革促進了我國事業單位的發展，在當下，事業單位若想要進一步壯大則應根據社會現狀加以改革。而檔案管理作為事業單位改革的一大重心，對事業單位的久遠發展具備了一定的戰略作用。隨著檔案管理理念與需求的轉變，傳統的檔案管理方式難以滿足當下事業單位的檔案管理需求，對檔案管理加以創新勢在必行。

一、事業單位檔案管理工作的瓶頸

（一）對檔案管理工作認知度較淺。在部分事業單位，領導階層對檔案管理的理解仍較為落后，認為其只是資料的堆積與存放。受這一理念的影響，單位在檔案管理方面所投入的人員、財力的力度自然不足。而在這一背景下，檔案管理雜亂無章、工作人員態度不端正更是時有發生。

（二）檔案管理的條件十分有限。事業單位的檔案管理工作兼具系統性與長期性，其對于基礎設施、人員素質都有一定的要求。然而透過現階段事業單位的檔案管理工作，不難發現部分單位的檔案管理條件十分有限，資金投入的力度導致相關單位檔案管理的信息化進程相對遲緩。此外，檔案丟失、損壞的現象亦時有發生。正是由于管理缺乏有效性，檔案管理條件欠缺，嚴重影響著檔案管理的效率，所以必須從思想層面上高度重視檔案管理工作，結合具體的要求以及檔案管理現狀努力改善檔案管理條件，將檔案管理工作盡可能做到完善，不要因為管理條件問題影響了檔案管理的效率。

（三）檔案人員的綜合能力有限。就現階段事業單位的檔案管理工作而言，工作人員的能力仍存在較大的提升空間。這與不合理的人員調配有著一定的關聯，在當前的事業單位中，檔案人員的配備并不嚴謹全面。簡言之，檔案人員應具備相匹配的業務能力，而部分事業單位在選派檔案管理人員時并沒有對其技能加以嚴苛考核。

二、如何有效創新事業單位的檔案管理工作

（一）從觀念入手，樹立檔案管理意識。在信息化的社會背景下，檔案管理的要求變得愈發嚴苛。為從源頭上改善并創新相關單位的檔案管理工作，單位應扭轉技術人員的管理觀念，并為其樹立正確的檔案管理意識。首先，單位領導階層應對檔案管理工作引起足夠的重視，并為各部門的檔案管理工作者提供良好的學習平臺與學習榜樣。其次，事業單位應進一步加強對檔案管理工作的宣傳，使各個層級的技術人員對檔案管理工作引起重視。最后，單位管理階層應為檔案管理人員樹立正確的表率，使其充分意識到自身的職責與義務。

（二）從制度入手，優化檔案管理制度。為創新事業單位的檔案管理工作，事業單位可從管理制度與管理結構入手，只有當管理制度與管理結構得到調整之后，事業單位的檔案管理工作才能處于井井有條的狀態下。透過相關現狀，事業單位檔案管理工作可從以下幾方面入手加以優化：第一，制定一套嚴密全面的可供參考的檔案管理流程。例如，不可擅自修改各類檔案，在提取檔案時務必經檔案管理人員、經辦人與借閱方三方簽字確認后方可提取。第二，完善相關的激勵制度，例如，若發現惡意篡改他人檔案的情況，單位應對當事人予以嚴懲，而對于檔案管理工作出色的人員則應加以獎勵。

（三）從信息化角度入手，促進檔案信息化發展。近年來，隨著我國信息技術的普遍應用，信息技術在檔案管理工作方面具有突出的優良性能。對事業單位而言，借助信息技術開展檔案管理工作可有效滿足當下信息化社會對事業單位檔案管理的要求。從實際效果來看，檔案信息化管理具有以下兩方面的優勢：其一，信息化的檔案管理可以使得檔案信息的使用壽命無限延長。其二，檔案管理信息化可大幅提升工作效率并避免資源浪費。因此，檔案信息化管理是事業單位檔案管理工作創新的一大要務。首先，為實現檔案管理信息化，事業單位應保證檔案信息的時效性與準確性，尤其應避免信息在傳遞或存儲過程受到損壞。其次，檔案管理部門應充分利用電腦、打印機、傳真、掃描儀等信息化工具管理檔案。最后，檔案管理部門應建立服務于各類利用者的檔案信息電子管理平臺，從而使利用者可以隨時隨地獲取檔案信息。

三、結語

綜上所述，在社會新形勢下，事業單位的檔案管理工作經歷了較為深刻的變革。從現階段的工作情況來看，事業單位的檔案管理工作仍存在重視程度不足、辦公條件有限、人員素質有限等問題。鑒于此，事業單位應從制度、人員培養和信息化建設等方面加以創新，以滿足社會新形勢對檔案管理的新要求。

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