淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

佟苗

【摘要】本文分析了當前辦公室文書檔案管理中的突出問題，探討了辦公室文書檔案收集、歸檔的策略。

【關鍵詞】辦公室;文書檔案;收集;歸納管理

隨著我國社會經濟的迅速發展與單位文件的不斷增多，對辦公室內部的文書檔案進行科學、有效地管理顯得非常重要，間接地推動社會的發展與進步。所以，相關的檔案工作者應當對此保持高度的重視，充滿激情地進行文書檔案的收集、歸檔管理。提升工作的效率，使得辦公室內部的文書檔案發揮應有的作用。

一、文書檔案收集、歸檔中的突出問題

（一）對文書檔案的收集重視程度不足。隨著時代的發展，很多單位的管理者已逐漸對辦公室文書檔案的管理加強了重視。然而，從實際情況分析，很多辦公室的文書檔案管理中依然存在較大的問題。主要原因在于文書管理員未對檔案的收集、歸納產生應有的重視。給文書材料的收集效果帶來直接的影響。在工作人員精力不集中，或者缺少責任意識的情況下，辦公室文書檔案的收集、歸納工作顯得雜亂無序，工作程序有待進一步規范。

（二）文書材料的收集不全。文書檔案的收集、歸檔在具體的實行期間，經常存在相關的材料不全面的現象。同時，還存在嚴重的文書材料的丟失現象。所以，檔案工作者在具體管理中，一定要保持文書材料的完整性，不能出現損壞或遺失的問題，進而確保文書檔案得到最好的收集、管理。然而，有些兼職人員在收集、歸檔期間，不想花費較多的時間工作，影響了文書檔案的收集質量。此外，檔案資料內容不連續、不完整，甚至文件里沒有單位落款的公章，這也是當前辦公室文書檔案不全的突出問題，給管理者對文件的參考與應用造成了極大的不便。

（三）檔案人員整體的素質偏低。現階段，我國辦公室文書檔案人員的總體素質有待提升。具體表現在以下幾個方面：其一，有些檔案工作者在對文書檔案資料進行收集、歸檔的時候，由于自身缺乏新的管理思想。更加側重于處理一些紅頭的文件信息，不利于辦公室文件的整體歸檔工作，影響了文書歸檔的質量。其二，檔案工作者缺少應有的責任感。這是當前辦公室文書檔案材料管理水平偏低的重要原因。指的是有些工作者自身的專業管理技能不夠熟練。而且，在收集、歸檔文書檔案時，沒有應用妥善方法確認材料是否真實、可靠，使得收集的材料質量良莠不齊，嚴重影響了文書檔案作用的發揮。

二、辦公室文書檔案收集、歸檔管理的策略

（一）建立健全檔案管理體系。在文書檔案的管理中，單位的管理者先要對此保持高度的關注與重視。充分認識到辦公室文書檔案管理的重要性。第一，積極建立健全檔案管理的體系。而且，相關的檔案管理人員在實際收集、歸檔工作中，必須嚴格遵循檔案管理的各項規定。第二，單位相關的管理者應當系統地分析各機構的職能，明確歸檔內容與范圍，并監督相關工作人員有效執行。第三，把各機構績效考核的制度劃入檔案管理的體系，可以從某種意義上增強檔案管理工作者的責任感，進而提升文書檔案的收集、歸納質量及效率。同時，積極引導工作人員在工作中增強自身技能，不斷規范打印的格式，讓辦公室的文書檔案管理提升到較高的層次。

（二）大力宣傳文書檔案的管理工作。為了促進我國機關事業單位辦公室管理朝著更加積極、健康的方向發展，提升文書檔案的收集、歸檔水平。相關管理者有必要進一步加強文書檔案管理重要性的宣傳工作。具體表現在以下幾個方面：其一，單位在管理工作期間，需要重視通過檔案編研、簡報編制等方式，加強文書檔案的宣傳。同時，積極引導相關的檔案工作者在工作中，不斷增強檔案管理的思想，進而更加踴躍地開展文書檔案的收集工作。其二，為了更好地擴展文書檔案的宣傳面，相關的基層領導者有必要充分利用新媒體技術，有效地宣傳文書檔案的管理。更好地規范檔案管理方式及工作流程，并引導相關工作者定期對檔案庫里的內容進行認真地核查，以免辦公室文書檔案信息失真的現象發生，增強檔案的應用率。其三，加強文書檔案作用的宣傳。有利于增強檔案管理人員的工作興趣，促進他們更好地投入到日常的工作中。提升文書檔案的收集、歸檔質量，達到了較高的管理標準。

（三）著力提升檔案工作者的綜合素質。單位管理者應當重視對檔案工作人員專業技能及綜合素質的培訓。充分意識到檔案工作者的素質直接影響了整個辦公室文書檔案的管理水平。第一，相關管理者在日常工作管理中，應當定期派遣一些檔案管理工作者參與專業技能的培訓活動。讓其在不斷的培訓中，潛移默化地增強對文書檔案內涵的理解，進而增強工作的責任意識與使命感。把培訓中學到的知識、思想有機地融合到具體的文書檔案收集、歸檔管理中。第二，當前我國的文書檔案管理工作，提倡了兼職者的應用，所以，單位在管理中，必須加強對相關兼職檔案人員的教育與培訓，讓其具備應有的專業技能與素養，以免影響檔案管理效果。第三，相關管理者可以充分以開會的形式，向大家宣傳辦公室文書歸檔的內容、范圍、質量要求等，有利于提升文書檔案的管理水平。

三、結束語

總之，文書檔案的收集、歸檔是辦公室管理工作的重要內容。為了進一步改善當前文書檔案管理中的現狀，確保所有的文書檔案資料皆可以發揮應有的作用。單位的管理者需要對此保持高度的重視，并加強文書檔案管理工作的宣傳，建立完善的管理體系，提升相關工作者的綜合素質與責任感，推動辦公室管理水平得到整體提升。

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