加強農業科研單位文書檔案管理的思考

曾江

【摘要】由于農業科研單位的工作性質導致對人們對文書檔案重視不夠，文書檔案的價值沒有得到充分發掘與利用。新時期如何加強農業科研單位文書檔案管理工作，提升文書檔案管理水平，是檔案工作者要認真思考和研究解決的問題。

【關鍵詞】農業科研單位;文書檔案;管理;措施

文書檔案管理是農業科研單位管理工作的重要組成部分，是衡量一個單位工作業績和管理水平的重要標志。做好農業科研單位文書檔案管理工作，有利于提升農業科研單位管理效能，促進各項工作更好開展。但由于農業科研單位的工作性質導致人們對文書檔案重視不夠，文書檔案的價值沒有得到充分發掘與利用，進而降低了檔案管理效率，影響了檔案事業發展。因此，面對新時代新形勢新任務，進一步加強農業科研單位文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，更好地服務農業科技工作，十分必要。

一、農業科研單位文書檔案的價值

（一）憑證價值。農業科研單位的文書檔案客觀地記錄了單位歷史沿革、業務范圍、機構設置、人員構成等各方面的情況，是歷史的真憑實據，是體現單位自身價值的重要依據，也是人們認識和了解農業科研單位的重要窗口。同時有的文書檔案保留著最真實的歷史印記，比如，領導批示、當事人親筆手稿、領導講話音頻和視頻等，這些都反映了文書檔案是真實的原始憑證，是原汁原味的歷史記錄。這些文書檔案將為今后處理一些歷史遺留問題提供真實依據。

（二）參考價值。文書檔案真實地記錄和反映了人類社會實踐活動，凝結了人類的智慧和思考，為人們認識自然、改造自然提供了寶貴的經驗和方法。使用者可以參考檔案上所給出的作用和價值充分地做好工作，因此檔案對于使用者來說是一種重要的信息資源。農業科研單位文書檔案對單位歷史進程中的重要事件和重大活動等進行了真實、客觀的記錄，是研究單位發展變遷的重要依據，對今后人們開展科學研究、決策管理等活動具有重要的參考價值。同時，我們可以從文書檔案中查看當時農業科研單位從事的農業研究、成果轉化服務、農業生產及行政管理等活動，從中總結經驗和教訓，在今后開展類似工作時，我們就可以揚長避短，借鑒前人的成功經驗和研究成果，少走彎路，進一步提高工作質量和效率，推動農業科技事業更好更快發展。

二、加強農業科研單位文書檔案管理的對策

（一）高度重視文書檔案管理工作。從某種意義上講，提高對文書檔案規范化管理重要性的認識是實現文書檔案規范化管理的前提和保障。文書檔案是一項基礎性工作，對單位長遠發展具有重要促進作用。但是由于農業科研單位的主業是科學研究，人們把更多的時間和精力放到了科技工作上，導致大多數領導和工作人員對文書檔案管理工作重視不夠，存在文書檔案收集不齊全、管理不規范等現象，文書檔案的價值和作用沒有得到充分發揮。因此，轉變農業科研單位觀念，提高人們對文書檔案工作重要性的認識顯得十分迫切。要將文書檔案工作納入單位重要工作進行統一安排部署，認真研究解決文書檔案管理工作中遇到的問題，采取有效措施推動文書檔案管理工作順利開展;要加強檔案知識的宣傳教育，進一步提高單位領導和業務人員對文書檔案重要性的認識，努力爭取他們的理解、關心和支持，大力營造重視文書檔案管理的良好氛圍;要強化檔案管理意識，健全工作機制，加大投入，在人、財、物等方面對文書檔案工作給予大力支持，切實提高檔案管理水平。

（二）提升文書檔案管理人員的綜合素質。由于農業科研單位對文書檔案管理工作重視不夠，加之檔案人員晉升渠道有限，很多從事文書檔案管理工作的人員并非檔案專業出身，沒有經過專業系統的檔案培訓，對檔案專業技能掌握不夠熟練，業務能力與專業化、標準化要求差距較大。同時，有些農業科研單位的文書檔案員由文秘人員兼任，兼職人員投入到檔案工作的時間和精力有限，致使檔案收集不齊全、歸檔不及時、立卷不規范等問題時有發生。因此，提高文書檔案工作人員綜合素質成為推動文書檔案科學發展的關鍵。要建立健全檔案工作人員教育培訓長效機制，通過繼續教育、輪崗交流、參觀學習等多途徑多形式，全面提高檔案工作人員的業務能力和綜合素質，為農業科研單位建設一支高素質的檔案人才隊伍。同時，檔案管理人員也要加強對農業科技、行政管理、計算機操作等相關業務知識的學習，只有熟悉相關領域的知識，才能做好檔案的保管、檢索、利用，以及準確登記和統計等工作。

（三）加快推進文書檔案信息化建設。隨著信息技術的高速發展，大數據、人工智能等信息技術已廣泛滲透到社會各領域，傳統的文書檔案管理方式已不能完全滿足新時代檔案事業發展需求，加快推進農業科研單位文書檔案管理信息化建設已是大勢所趨。農業科研單位文書檔案信息化既有利于檔案的保存、查詢及借閱，節省檔案存放空間及管理人員和借閱人員的時間和精力，提高檔案管理和利用效率，又有利于保持檔案完整性，減少紙質檔案的損耗、排放混亂及丟失現象的發生，對檔案起到更好的保護作用。因此，農業科研單位要進一步轉變觀念，解放思想，與時俱進，將文書檔案數字化建設作為檔案工作的重要內容加快推進，一方面要進一步加大檔案信息化人才的培養和引進力度，為檔案信息化建設提供必要的人才和智力支持;另一方面要加大投入，采購一批計算機、掃描儀、信息化系統等辦公設備，為檔案數字化工作開展提供必要的硬件保障。

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