談?wù)剻n案保護(hù)和管理工作

韋啟月

經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅速發(fā)展，不僅使檔案的形成范圍越來越廣，而且對檔案的利用需求也更加迫切和規(guī)范。檔案材料是社會實(shí)踐活動中的各種記錄型歷史材料，對生產(chǎn)建設(shè)及經(jīng)營管理其他各項(xiàng)工作都具有非常重要的憑證和借鑒作用，人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。檔案保護(hù)要結(jié)合工作實(shí)際分析，目的是最大限度延長檔案的壽命。必須做好如下防護(hù)工作：

一、建立必要的工作制度與工作程序

做好日常人事檔案的歸檔、分類裁剪裝訂成冊，建立人事檔案的入檔登記、查閱登記、借閱登記，嚴(yán)把歸檔材料的真實(shí)性，杜絕虛假的材料歸檔。在日常整理檔案過程中發(fā)現(xiàn)個(gè)別人事檔案中缺頁或缺項(xiàng)的，及時(shí)向上級反映，能及時(shí)補(bǔ)充的馬上補(bǔ)充材料。人事檔案存在全面性、現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、流動性、機(jī)密性特點(diǎn)。

二、遵守人事檔案的保管制度

保守檔案機(jī)密，維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵，檔案的保管制度包括材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。

三、做好防蟲除菌工作

昆蟲生長、發(fā)育最適宜的溫度在22℃～32℃，對有蟲蛀的檔案資料，要做好滅蟲工作，消滅害蟲孽生之地，平時(shí)柜內(nèi)放置適量的樟腦殺蟲丸，如發(fā)現(xiàn)害蟲檔案必須采取措施用藥物手段或高科技予以消滅，并系統(tǒng)有序地檢查整理。

四、做好室內(nèi)通風(fēng)及凈化工作

空氣凈化是檔案保護(hù)的重要內(nèi)容，有條件的用空調(diào)機(jī)調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫度為14℃～24℃之間，相對濕度為45%～60%之間。沒有條件的可采用通風(fēng)法：即開室內(nèi)的門窗通風(fēng)，當(dāng)室內(nèi)的溫濕度比室外高時(shí)則開門窗，進(jìn)入6月中旬是雨季，則不必開門窗。

五、防有害氣體、防塵措施

對檔案材料的破壞加強(qiáng)專業(yè)管理，提高密封程度，設(shè)下窗簾防光、塵等，避免陽光照射到檔案，以免導(dǎo)致紙質(zhì)催化與發(fā)黃，減少室內(nèi)有害氣體進(jìn)入室內(nèi)，并定期清掃室內(nèi)。

六、檔案的保護(hù)

檔案保護(hù)是一項(xiàng)社會性工作，是檔案查詢者的服務(wù)方式，盡量為查詢檔案創(chuàng)造快捷、便利條件。檔案是一種不可再生的資源，最大特點(diǎn)是原始性和唯一性，檔案的唯一性注定了檔案的珍貴性，檔案不能復(fù)制，不能備份，隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大。檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而檔案如何被及時(shí)、有效地安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，突出了檔案保護(hù)的意義。檔案管理部門要采取多種有力、有效、能產(chǎn)生震撼效應(yīng)的方式，宣傳檔案法規(guī)，提高全民檔案意識，領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案事業(yè)發(fā)展的有力保障，并且需各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工關(guān)心與支持檔案事業(yè)。