新時期關于加強中學實物檔案管理工作的實踐與思考

陸曉芳

摘要：中學實物檔案管理工作是學校綜合管理中的關鍵環節，有效進行檔案管理能夠為學校的升學、招生等工作提供更多便利，同時也能將學校獲取的榮譽、教學成果進行展示，呈現學校深厚的文化內涵。本文主要分析新時期提高中學實物檔案管理工作效率的具體方法，為學校及相關工作人員提供參考。

關鍵詞：中學;實物檔案管理;信息技術融合

引言：

中學實物檔案是記錄學生在校期間獎懲情況的重要憑證，也包括學校在一些社會活動中取得獎杯、錦旗等。隨著教育體制改革的加深，學校生活的豐富提高了實物檔案管理工作的難度。為保證學校實物檔案管理工作的順利進行，有必要對檔案管理的新方法新途徑進行探究。

一、提高對檔案管理工作的重視程度

（一）建立完善的實物檔案管理體系

就目前的情況來看，我國中學普遍對實物檔案管理工作的重視程度不夠，在進行日常工作時缺乏科學合理的管理依據，也沒有設置實物檔案管理的相應流程。因此為提高中學實物檔案管理工作的效率，首先要增強學校領導對相關工作的重視程度，建立完善的實物檔案管理工作體系，將檔案錄入的具體流程、存放要求以及相關管理人員的工作規則等落實到書面上。成立專門的檔案管理小組，合理進行人員分工分責，并加強對實物檔案管理工作情況的監管，保證工作順利進行[1]。

（二）設立專門的管理場所，配備專業的管理人才

對于獎杯、錦旗等對學校歷史成就具有重要意義的實物檔案缺乏專門的放置空間，往往隨意堆放在儲物室、會議室等場所，成為彰顯學校能力的“擺設”。很多實物檔案因管理不善被損壞甚至丟失，讓學生與學校曾經一同創造的美好回憶也被遺忘，不利于學校文化的形成。因此需要設立單獨的實物檔案管理室，將獎杯證書、名人字畫、錦旗牌匾等分門別類進行擺放和保存。此外，實物檔案室要配備專門的管理人員，并進行合理分工，將信息錄入、證書制作及物品的日常維護等均納入到檔案管理工作當中。

（三）設置合理的實物檔案信息管理模式

實物檔案往往承載著學校的成績和發展歷史，因此有必要對其包含的具體信息進行編寫存檔。例如，學校學生團體參加競賽獲得的獎杯，除記錄具體的比賽項目、比賽時間外，還應對當時情況進行簡要描述，將競賽過程中拍攝的照片、宣傳單以及學生的個人情況等作為輔助資料一同存入到檔案中。這就要求為每一實物檔案配備齊全的紙質說明，可將實物檔案進行編號，并使用標簽進行標注，然后將對應的紙質檔案袋進行單獨儲存保管。

（四）大型實物檔案的管理

除獎杯、錦旗等，學校還經常涉及到一些大型實物檔案的管理，如畢業生贈予的鼎、石雕以及政府頒發的牌匾。這些物品往往有其單獨的擺放位置，在進行檔案管理時，可拍攝實物照片并裝裱成證書的形式進行保存，同樣為其標注標簽并配備紙質說明，保證中學實物檔案管理的全面性。

二、將檔案管理工作與現代化技術相結合

（一）建立網絡實物檔案管理系統

目前隨著實物檔案管理工作重視程度的加深，市面上不乏一些好的實物檔案管理軟件。學校可根據自身情況選擇適合本校的軟件，進行實物檔案的無紙化管理。計算機技術的引入能夠大大提高中學實物檔案管理的工作效率，減輕管理人員的工作強度，也能減少人工書寫帶來的錯誤。例如我校采用的南大之星6.0檔案管理軟件，通過軟件可將實物檔案均以照片的形式進行錄入，標明存放位置，其相關說明資料的形式也更具多樣性。在校慶收到實物贈予時，通過南大之星檔案管理系統能夠將當時的贈與場景以視頻的方式進行錄入保存。此外，管理系統的使用也有利于學校管理者的后期檢查工作，并為信息的查閱、調取提供方便。

（二）設置實物檔案條碼

二維碼是新時期證明事物身份的另一張“身份證”，在進行管理系統錄入后，為每件實物檔案生成唯一的條形碼并粘貼。在進行查閱了解時，只需掃描檔案上的二維碼即可得出其相關的信息介紹，大大減輕了依靠紙質檔案翻閱或數字編號查詢帶來的難度。隨著網絡技術的發展，相信在不久后二維碼將給學校的實物檔案管理工作帶來更多便利。例如學校內進行展示的大型實物檔案，可在其周圍設置專屬二維碼。通過學校內部的網絡公眾平臺，能掃碼了解其由來和相關信息，方便外來參觀者及在校學生了解學校歷史[2]。

（三）通過電子設備及技術進行分享

在進行檔案傳閱時，應盡量避免使用原版實物檔案，以防磨損、破壞。可利用掃描、拍攝等手段，制作專門用于傳閱的檔案副本，保證原版檔案的保存壽命。為發揮中學實物檔案管理的現實意義，可將實物檔案管理系統中錄入的文字、照片、視頻等資料進行排版、剪輯，制作成電子宣傳冊，通過公眾號、學校官方網站等平臺進行宣傳，有利于學校良好風氣的傳播和社會形象的樹立。如本市一些學校利用公眾號對實物檔案進行展示，并適當加以推廣，在升學考試報名前，學校都會接到大量通過公眾號咨詢學校情況的家長信息，通過公眾號宣傳，在家長群體里逐漸樹立了良好的學校口碑。該項工作要求檔案管理人員具備一定的計算機技術水平，因此在日常的人員培訓及招聘中，應注意相關技術的培養和考察。

為避免日常實物檔案管理中出現遺漏、錄入錯誤等問題，保證檔案不被丟失，應定期對實物檔案進行整理檢查。查看實物檔案的保存情況及錄入信息是否正確，提高對管理工作的監管。

結論：

在進行中學實物檔案管理工作時，除上述提到的可行措施外，還可借鑒其他行業實物檔案管理的有效方法，不斷完善管理體系及流程，建立符合學校自身情況的管理方案，以保證中學實物檔案管理工作跟上時代進步的步伐，不斷提高工作質量。

參考文獻：

[1]王虎.中學檔案管理工作的現狀與對策[J].華夏教師，2018（21）：7.

[2]陳冬云.做好中學檔案管理工作的幾點看法[J].蘭臺世界，2018（S1）：174-175.