淺談實現文書檔案數字化的方法與條件

韓立濤

摘要：隨著數字時代的到來，數字技術被應用于檔案行業，數字檔案應運而生，并成為檔案現代化的標志和檔案行業發展的趨勢。學習掌握數字檔案的理論知識和管理方法，對于促進檔案管理現代化，推動我國檔案事業的發展具有積極地意義。本文以文書檔案為例，對實現檔案數字化的方法和應具備的條件進行了探討。

關鍵詞：文書檔案;數字化;方法;條件

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。它和科學技術檔案和專門檔案一起同屬于我國三大類型檔案。它主要以文字記錄為主，具有悠久的歷史，其載體隨著時代的變遷和技術進步不斷發展變化，由古代的甲骨、竹簡、皮卷、絲綢到近代的紙質、磁帶、光盤、影像等。隨著數字時代的到來，數字技術被應用于檔案行業，數字檔案應運而生，并成為檔案現代化的標志和檔案行業發展的趨勢。學習掌握數字檔案的理論知識和管理方法，對于促進檔案管理現代化，推動我國檔案事業的發展具有積極地意義。本文擬就以文書檔案為例，對實現檔案數字化的方法和應具備的條件進行探討，與同行們商榷。

一、文書檔案數字化的定義及特征

1、文書檔案數字化定義：數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，再以高速微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制與解調的信息處理技術，通常稱為數字化技術。文書檔案數字化就是將數字技術應用于文書檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發利用各個環節，改變傳統紙質、影像等文書檔案管理手段，實現文書檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，開發利用智能化。

2、文書檔案數字化的特征：文書檔案數字化是運用現代科學技術對文書檔案的載體的進一步發展，相對于傳統的紙質、影象、磁帶、光盤為載體的文書檔案具有極大優越性和明顯不同的特征。一是改變了傳統的收集方式，利用電子成像和音頻手段，直接收錄檔案內容，實現無紙化傳輸、收集和儲存。二是改變了儲存、保管方式，利用集成數據庫技術，極大的增加了檔案信息的存儲量，優化了保管手段，增加了安全系數。三是提高了檔案管理工作效率，加快了檢索、調閱、整理速度。四是為利用網絡傳輸創造了條件，加快了檔案信息交流傳輸速度，為檔案的交流、開發利用創造了條件。

二、實現文書檔案數字化的方法

實現文書檔案數字化就是運用現代數字技術，采取科學的方法，對文書檔案的收集、儲存、管理進行數字化改造，其具體方法為：

1、利用數字轉換技術，實現文書檔案信息資源數字化。文書檔案資源包括：當前行政管理工作中新形成的紙質、文字、圖像、電子文件、非數碼影像;檔案室原保存的各類介質的歷史文書檔案信資料;上級和其他單位交流傳輸來的各類介質的文書檔案資料。對以上文書檔案進行數字化處理改造，使之變為數字化文書檔案資源。具體方法為：一是做好文書檔案資料收集和轉化。在當前行政工作中，要提倡使用計算機辦公系統，實現無紙化辦公，建立電子文件制作、儲存、傳輸、轉化制度，行政管理部門要做到與檔案管理部門文件互通，檔案管理部門及時將電子文件轉化為數字信號和數字編碼，生成數字化檔案。二是對檔案室原保存的各類介質的歷史文書檔案信資料中有價值、符合轉化條件的重點文書資料，進行數字化轉化處理，使之成為數字化檔案資源。三是對接受的上級或其他單位交流傳輸的各類介質的文書資料，在接受使用和行政解密的同時，直接傳輸給檔案管理部門進行數字化處理，生成數字文書檔案。通過以上三種方式，實現文書檔案的數字化，建立文書檔案數據庫。

2、運用現代電子計算機技術，建立文書數字化檔案電子管理系統，提高文書檔案管理效率。檔案資源數字化，文書檔案數據庫的建立，為文書檔案管理規范化、現代化創造了條件。通過引進數字化檔案管理軟件，利用計算機管理系統，可以實現對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢。為文書檔案的借閱、使用、查詢帶來極大的方便，提高了檔案管理工作質量和效率。

3、運用現代網絡技術，實現文書檔案交流傳輸網絡化。通過建立單位內部檔案局域網，建立內部干部職工微信群、qq群、網絡傳輸平臺等，實現單位內部行政指令、文件下發、干群信息溝通網絡化，領導財務、文件審批電子化。登錄國家和地區檔案網絡，借助網絡技術，實現行業內部、上下級文書檔案信息、資料溝通傳輸網絡化。極大提升文書檔案的使用價值和效率。

三、實現文書檔案數字化需具備的條件

文書檔案數字化是檔案管理現代化的標志，是對文書檔案載體介質材料一次高科技改革，具有一定的技術含量和高科技因素。因此，實現文書檔案數字化在人員素質、儀器設備、軟件使用與管理方面都有一定的要求，要具備相應的條件。

1、要有一定數量的掌握現代化檔案管理知識的檔案管理人員。現代化檔案管理知識包括：文書檔案專業基礎理論知識和實際操作業務技能;電子數據信息的采集技術，計算機軟件的正確運用，互聯網技術運用等方面的知識。

2、要具備適應數字化技術要求的相關設備。硬件設備主要包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設備等，以此完成數字模擬整合、數字編碼、存儲、傳播等工作。軟件則需要引進和購買系統軟件，并及時進行更新換代。

3、貫徹執行國家檔案信息化規范標準，建立系統和區域信息安全保障體系。執行國家或地區的統一行業標準，實現國家或區域內信息解碼互通，減少網絡壁壘。同時要建立網絡安全保障體系，采取法制管理、組織管理、技術防護、系統控制等多種手段，建立完備的綜合防范機制。確保涉及國家機密、專利技術、商業機密等文書檔案資料的安全。

參考文獻：

[1]鄭國彬.淺談企業文書檔案管理[D].檔案管理畢業論文.2016-04-22