淺談大數據背景下的檔案管理工作

楊珂

摘要：隨著大數據技術的快速發展與運用，對當前檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。本文旨在通過對大數據概念及運用進行闡述的基礎上，結合當前檔案管理工作現狀，分析大數據背景下檔案管理工作面臨的機遇與挑戰，以及如何利用大數據技術提高檔案管理工作能力和服務效率。

關鍵詞：大數據 檔案管理 措施

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）05-0245-02

隨著互聯網技術、數字技術、信息技術的快速發展，大數據技術運用到越來越多的領域，并帶給應用領域以變革。而伴隨著社會的不斷發展，會形成大量的信息資料數據，成為構成檔案管理工作的重要部分，同時這些檔案信息也是對社會發展的重要見證。大數據背景下，如何運用新技術來提高檔案管理工作水平和服務能力，為社會發展提供服務和支持，以此促進社會經濟發展，是目前檔案管理工作亟待解決的問題。

一、大數據相關概念界定

（一）數據

數據即是數值，泛指通過觀察、計算等途徑獲取的可以查詢和儲存的信息。數據既可以是數值，也可是語言文字、圖形圖畫和音像等各種可被人體感官察覺到的事物。數據這一概念運用到檔案工作中，可以分為紙質檔案、電子檔案、其他載體檔案等。細分如：案卷、數碼照片、數碼錄像、錄音磁帶和微縮膠片等多種形式，這都是檔案數據的載體，也都是數據的一種表現形式。

（二）大數據

2015年國務院印發的《促進大數據發展行動綱要》中對大數據一詞做了定義，指出大數據是以容量大、類型多、存取速度快、應用價值高為主要特征的數據集合。[1]這就從側面指明了，大數據是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。因此，大數據是超出傳統手段、技術、管理和儲存等軟件和工具的海量信息資源，需要新技術和更強大的處理模式來獲取并進行信息資源整合。

（三）大數據技術

大數據技術是指對一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合進行專業化處理的手段。大數據技術與各個行業、領域相結合，依托互聯網，綜合利用云計算、物聯網等一系列技術通過對已掌握的龐大信息數據進行專業化處理，提高數據的“加工”能力，并以此實現數據的“增值”。隨著大數據技術日益成熟，如今已經被運用到越來越多的領域，人們利用數據的資源化的優勢，以快速獲取有效資源信息并進行利用、分析和決策。國家檔案局局長李明華在2017年12月27日在京召開的全國檔案局長館長會議上表示，我國檔案工作要應勢而動、乘勢而為，加快轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。[2]這里所提到的信息化就是指以大數據技術等新興技術為手段來變革現行檔案管理工作的方式，以此提高檔案管理事業和工作水平。

二、大數據背景下對檔案管理工作帶來的機遇與挑戰

（一）大數據背景下檔案管理工作面臨的機遇

1.大數據的應用使得檔案管理工作效率大幅度提高

傳統檔案管理工作一般面臨著龐大數據整合的現狀，需要消耗大量的人力、物力和空間資源，工作效率低下。在大數據背景下，傳統檔案管理工作的方式、載體發生變化，由過去的手寫、紙質檔案等轉為電子錄入、云端儲存等新興方式，節省了傳統檔案存放所需承載的大量空間，變相提高了單位的資源利用率。同時，新興的檔案管理方式依托大數據庫、云計算、云端儲存等技術，使得工作效率大幅提高。

2.大數據的應用能提高檔案管理工作的服務質量

傳統檔案管理工作存在服務質量相對較低的問題，由于紙質檔案存放空間較大，存放、查找都費時費力。大數據的應用使得檔案的存取變得簡單、快捷。檔案存放人可以利用移動端傳輸檔案數據，檔案管理人員也便于接收和存放。同時，傳統紙質檔案也面臨老化、易損等問題，大數據的應用使得傳統檔案的保管現狀得以改變，有效避免上述問題的發生。這都在一定程度上提高了檔案管理工作的服務質量。

（二）大數據背景下檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案管理信息化建設迫在眉睫

隨著時代的發展和科技的進步，傳統檔案管理工作方式已經不能很好地適應現今的檔案管理工作需要，檔案管理信息化建設勢在必行。檔案形式由傳統紙質檔案逐步向電子檔案轉變，使得查詢、調取等環節變得更為輕松，為檔案管理提供了一種更高效、便捷的模式。檔案管理部門是單位機構的一個重要組成部分，檔案管理工作也為單位發展提供長遠的支撐，這就需要有關單位要重視檔案管理工作，加大對檔案部門的投入力度，改變現有落后的檔案管理模式，認識到檔案管理信息化建設的重要性和緊迫性。

2.檔案管理人員隊伍素質亟待提高

部分單位檔案管理人員隊伍存在年齡結構偏高的現狀，檔案管理人員普遍接受能力較弱，不利于進行大數據的應用來進行檔案的保存，檔案管理人員的素質也難以滿足大數據應用的要求。[3]大數據背景下，必須建立一支年齡結構適中，對新技術接受能力強和電腦操作能力過硬的專業化檔案管理人員隊伍。因此，檔案管理部門應重視目前檔案管理人員隊伍建設問題，如若在人員隊伍素質較低情況下開展檔案管理信息化建設，不僅有礙于工作開展進程，更不利于大數據技術的應用，反而使得檔案管理工作效率降低。

3.檔案安全工作面臨考驗

大數據的應用在給檔案管理工作帶來快捷、便利的同時，也考驗著檔案部門的安全管理能力。與傳統檔案安全工作不同，大數據背景下更應加強信息安全意識，建立完善的檔案數據信息保護機制，而目前這方面都是有所欠缺的。電子檔案雖保存、調取方便，但是面對復雜的互聯網環境，還是應做到數據安全保管工作，如防止數據丟失和黑客入侵等。同時，現有的檔案管理人員隊伍因文化水平結構、年齡結構等因素，電腦操作水平和互聯網知識還存在差異，這些問題都是需要檔案管理部門迫切解決的。

三、大數據背景下檔案管理工作應對措施

（一）完善現有檔案管理制度和設備

首先，應結合大數據背景下，利用數據信息技術現有優勢，針對現行的檔案管理工作制度和管理體系作出相應的調整。要讓大數據技術和現有檔案管理制度相結合，利用新技術代替傳統的檔案管理手段，讓制度跟上技術的步伐，制定、細化各類檔案與大數據相結合的情況，做到因檔案類別不同，檔案管理具體方式不同。其次，要及時更新檔案管理部門的軟、硬件設施。軟、硬件設施作為檔案管理部門的基礎，其作用不可忽視。要對現有的資源進行整合處理利用，加強硬件基礎設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式。[4]同時，單位要重視檔案管理工作，適需加大投入力度。檔案管理部門要積極與大數據公司進行對接，設計、優化出符合單位需要的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率與服務能力。

（二）提高檔案管理人員相關管理能力

首先，應設置相關技能、知識培訓課程。有關檔案管理部門應通過組織學習、培訓等形式，提高現有檔案管理人員的計算機技術和信息技術知識，重視檔案管理人員的專業能力、操作能力和服務水平的提升。因為在大數據背景下，檔案管理工作的手段和方式在不斷改變，專業化傾向更加明顯。其次，積極引進專業化人才。檔案管理部門要根據需求，引進專業化人才。政府、用人單位也應積極和高校進行協商、合作，培養出適應檔案管理需求的應用型、復合型人才，同時也應為檔案學等相關專業學生給予實習機會，使其在進入社會后能快速適應國家機關、企事業單位的檔案機構和信息部門相關工作，更好地服務檔案事業。最后，合理優化檔案管理部門人員結構。要根據檔案管理部門所服務的對象現狀，調整相應的檔案部門管理人員結構，做到從基層服務人員到技術性人才靈活配備，使檔案管理隊伍與實際工作需要相匹配。同時，還應注重青年人才引進工作，根據工作情況來改善現有的福利政策，以改變現有的檔案管理人員年齡偏高問題，調整人員結構比例，打造有活力有能力的檔案管理隊伍。

（三）加強大數據背景下檔案管理安全性工作保障

大數據背景下，雖然帶給檔案管理工作以巨大的儲存空間和快捷的操作方式等一系列優勢，但是同時也面臨著來自網絡的安全隱患。首先，要加強檔案管理人員的數據安全意識。在平時工作中讓其形成良好的操作習慣，如及時更新殺毒軟件、更新系統補丁等，定時查殺病毒，杜絕惡意軟件入侵。其次，要積極與大數據公司的技術人員進行對接。多進行技術交流，不斷增強檔案管理人員的危機處理能力和手段，提高單位檔案數據的安全性。最后，要制定嚴格的檔案數據安全保障制度。檔案部門要認真制定好檔案數據安全保障制度，做到從檔案數據收集、整理、調取等各個環節來規范工作流程，明確檔案數據突發情況處理程序，做到穩中有序、安全快捷的檔案服務。

參考文獻：

[1]促進大數據發展行動綱要[M].北京：人民出版社，2015：1.

[2]姜瀟.國家檔案局：“大數據”時代我國檔案工作要加快轉型升級[EB/OL].http：//www.gov.cn/xinwen/2017-12/ 27/content_5250903.htm，2017-12-27.

[3]荊巍.大數據時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育旬刊，2015（9）：26.

[4]吳薇，陳陽.大數據時代背景下的檔案管理探析[J].中小企業管理與科技，2019（1）：12.

責任編輯：景辰